有效提升事业单位人力资源档案管理水平

2020-08-17胡琼方

时代人物 2020年6期

档案管理作为行政管理工作的一部分，为企事业各项规章制度的制定提供了参考依据。本文从提升事业单位人力资源档案管理水平的重要性出发，罗列出了其人力资源档案管理中现存的各种问题，并提出对应的解决措施，希望能为事业单位人力资源档案管理贡献绵薄之力。

一、提升事业单位人力资源档案管理水平的重要性

利于充分发挥员工潜能。人力资源档案记录了员工的成长经历，包括获奖经历、优缺点、培训经历、拥有的技能等，是一份完整的员工“简历”。通过查阅档案，事业单位可充分了解员工，并根据员工的特长来安排工作岗位，这样一来，可保证员工各展所长，实现自身价值。

利于推动事业单位可持续发展。人才是企事业单位可持续发展的核心，通过查阅员工档案，了解员工优势，可实现人力资源优化配置，当人的作用得到充分发挥，企事业的正常运转便可实现。同时，事业单位作为国家相关部门，人员的优化配置在一定程度上减轻了单位工作压力，节约了人员开支，对推动其可持续发展大有裨益。

二、当前事业单位人力资源档案管理中存在的问题

档案管理理念陈旧。人力资源档案记录了员工过去的工作经历，能全面反映其个性、特点和优势，但在现实生活中，员工档案千篇一律，各类评价语如出一辙，严重影响了人才的选拔和晋升。另外，随着信息化时代的到来，电子档案应运而生，很多企事业单位仍然采用老旧的纸质档案，阻碍了档案管理工作的进一步发展。

档案管理制度不够完善。档案管理一般包括鉴定与分类登记、保管、信息更新与维护等几个步骤，在现实生活中，因很多企事业单位缺乏专门的档案管理人员，档案管理制度不够完善，导致档案整理混乱、员工档案丢失事件频发，给单位及员工个人造成很大损失。

档案管理人员综合素质低下。当前，为满足企事业单位档案管理人员缺失的现状，很多高校设置了档案管理专业，专门培养高素质的档案管理人才。反观我国企事业单位档案管理的现状，很多单位档案管理人员不是科班出身，甚至身兼多职，基本职业素质缺乏，更谈不上高效化、精细化管理。

档案管理缺乏先进的技术手段。当前，信息化空前发展，人员流动性大大提高，为企事业单位档案管理带来极大挑战，面对这一挑战，很多单位屈于现状，仍然采用传统的纸质档案管理办法，还有些企业虽然使用了电子档案，但因为技术跟不上，仍旧无法正常使用[1]。

三、提升事业单位人力资源档案管理水平的措施

（一）更新档案管理理念

上文中提到，随着信息化时代的到来，电子档案应运而生，但很多企事业单位仍然采用老旧的纸质档案，阻碍了档案管理工作进一步发展。面对当前我国档案管理中存在的理念陈旧、方式老套问题，摒弃传统的档案管理理念，建立新的档案管理理念刻不容缓。

摒弃传统的档案管理理念。传统的档案管理重结果輕过程，导致很多员工工作评价模块如出一辙，并无明显区别，这给后续的职位晋升、评优评模造成很大困难。另外，事业单位档案管理工作本是闲职，很多员工因为有国家铁饭碗，又无人监督，导致工作态度消极，工作方式散漫。为此，加大查处力度，摒弃传统的档案管理理念刻不容缓。首先，加强监督，对工作态度消极的员工加大惩处力度;其次，组织相关人员随时抽调人力资源档案，及时发现档案管理中存在的问题，并限期整改;最后，加大考核力度，及时帮助员工摒弃旧的、不符合时代发展的档案管理理念。

建立新的档案管理理念。理念来源于实践，同时也指导实践的发展。事实无数次向我们证明，因循守旧、默守陈规只能导致失败。几年前，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》下发，意见针对当前我国档案管理中存在的一系列问题提出解决措施，要求根据我国当前的发展形势，全方位转变档案管理理念，创新管理方式。与此同时，网络上出现的“更新档案工作思想理念，推动档案事业繁荣发展”的文章也引起大家注意。用创新理念推动治档事业发展，将法治理念当做治档事业的基石，把服务理念注入治档事业，成为其灵魂，为有方向、有目标、有准备的开展档案管理工作打下坚实基础。我们应该相信，有伟大祖国的引领，有强大的管理理念做支撑，建立并推行新的档案管理理念指日可待。

（二）健全人力资源档案管理制度

企事业单位人力资源档案管理涉及人员配置、工龄工资、转正定级、交办保险等各个方面，具有动态性、机密性、流动性等特点，所以管理时必须精细化、科学化。另外，企事业单位人力资源档案管理有规定的流程，任何人必须严格按照程序进行。所以，健全人力资源档案管理制度可采取以下措施：一、档案收集时应小心谨慎，保证档案的完整性;二、收集档案时学会鉴别，保证档案的真实性;三、档案收集完成后及时归类整理，切勿遗漏;四、严格执行档案的提取调用制度，防止档案丢失;五、及时更新维护档案信息，紧跟时代发展步伐。

（三）提升档案管理人员综合素质

加强档案管理人员的培训力度。事业单位档案管理人员承担着档案管理、档案信息更新维护等责任，加强其教育培训，提高其业务水平，对事业单位发展大有益处。故事业单位可采取如下措施：一、不定期开展关于档案管理相关知识的理论学习，加强档案管理人员的业务培训，提高其工作质量和业务水平;二、邀请业内专家来本单位举办讲座，加强交流;三、加强对档案管理人员职业道德素质的培训，保证其工作态度认真、严谨，从而保证档案管理的真实性、科学性[2]。

加大档案管理人员考核力度。档案管理制度是我国人事管理制度的一项重要特色，是记载企事业单位员工工作轨迹的重要依据。当前，加大企事业单位人力资源档案管理，除健全档案管理制度外，提高档案管理人员综合素质也非常必要。首先，事业单位招聘时可严格执行招聘条件，招聘高校毕业的档案管理专业的相关人才;其次，事业单位须建立完善的奖惩机制，结合档案管理人员的实际工作情况划定奖惩标准;最后，执行严格的公示制度，对于在工作中玩忽职守，不作为，乱作为的行为进行公示，以警示其他员工。事业单位不同于其他企业，加强考核不仅对提升员工工作效率，对提升其为民服务意识，也有很大帮助。

（四）引进国内外先进的档案管理技术

近年来，信息化高速发展，人员流动性逐渐增强，推行电子档案已成为一种趋势。所谓电子档案，指打破传统的档案管理方式，重新思考档案管理的理论与方法，充分利用信息化技术，建立网络环境中档案管理与档案服务的大致框架，提高档案管理的现代化水平。目前，我国电子档案的技术还不够成熟，需要多方面技术支持。首先，事业单位可引进国外先进的档案管理技术，充分利用数字化、网络化手段，建立规范的、符合标准的、实现资源共享的数据库信息系统，从而保证自身人力资源档案信息能够快速传输、共享，提高其使用价值;其次，事业单位可加大资金投入，吸引国内先进的档案管理人才。与传统的档案管理人员相比，这些人才应充分了解当下形势，有先进的档案管理经验，懂得档案管理的技术化、标准化手段;最后，事业单位可自主研发，建设档案网站、数字档案馆等，通过这些先进的档案管理网站的建立，进一步提高自身档案管理水平[3]。

档案管理不仅对局部事业单位工作有利，对国家，甚至整个社会也有长远的、现实的意义。更新档案管理理念、健全人力资源档案管理制度、提升档案管理人员综合素质、引进国内外先进的档案管理技术，定能解决我国事业单位人力资源档案管理中现存的问题，推动其进一步发展。