完整性视角下固定资产投资项目档案管理工作

冯严 潘岩

摘 要  本文首先简要阐述固投项目档案区别于其他类别档案的特殊性，从而带来项目档案管理的四种特性，并在此基础上，从档案完整性的视角论述固投项目档案在管理过程中存在的主要问题并提出解决对策。

关键词  固投项目档案 完整性 问题 对策

中图分类号 G272 文献标识码 A收稿日期 2019-12-06

Abstract Firstly， this paper briefly explains the distinctive characteristics of fixed assets investment projects， which are different from other types of archives， thus causing four features of the archives management of these projects. On this basis， this paper elaborates the major problems in the archives management of projects and proposes solutions from the perspective of integrality.

Keyword archives of fixed assets investment projects; integrality; problem; solution

为了不断提高国防科技工业水平，国家对国防科技工业固定资产投资建设力度大幅度提高，项目档案可以客观真实地反映项目整体建设的实际状况、还原项目建设情况。因此，国防科工局明确要求项目档案专项验收是项目竣工验收的必要条件之一。完整的档案是保证项目档案管理质量的前提和基础，为此，笔者从档案完整性的视角阐述了固投项目档案存在的问题并提出解决对策。

一、固定投资项目档案

固定投资项目档案（以下简称“项目档案”），是指在项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的项目文件[1]1。这些项目文件具有形成时间跨度大、来源跨越多个单位或部门、数量繁多、种类多样、专业性强、审批严格、部分文件具有多版本等特点，从而使得固定投资项目档案管理难度加大，并形成了自身特性。（1）成套性：固投项目产生的文件从数量到内容都十分丰富，组成了一个庞大而复杂、环环相扣的有机整体。（2）专业性：固投项目是一项综合性的系统工程，涉及多个专业、工种协同工作才能完成，专业性、技术性都很强。（3）动态性：固投项目档案是在建设过程中逐步形成、积累起来的，时间跨度长[2]68，且处在一个动态的环境里，即在设计、施工、投入使用各阶段在一定程度上相互交叉。（4）保密性：项目建设内容多涉及国家和行业利益，特别是国家安全，建设单位与参建单位均需要签订保密协议或保密条款。

二、完整性视角下固投项目档案存在的问题

1.建设依据性文件（含调整文件）不全，特别是建设依据的各级评审文件不全，单项（含预评价和验收）文件不全。一般应是请示、批复成对出现并一一对应，而此类文件经常出现批复与请示的版本不一致的情况。另外，建设依据性文件经常只有评审结论，而实际上建设依据进行评审时，还应有评审组成员名单。

2.项目招投标过程（含谈判过程）文件不全。主要体现在各类合同或协议中乙方提交的文件不全、未中标单位的投标文件资料保留不全、各类合同签署的法人授权委托文件不全，尤其是合同评审文件不是法人签署的，往往缺少法人授权委托文件。

3.项目报监、报建文件材料不全。此类文件的形成单位一般涉及项目管理部门、基建部门、施工单位。建设单位从开工、施工、竣工到工程验收整个项目建设过程中，形成的一整套的资质证明、检查报告、竣工报告、验收意见等材料均存在不同程度的缺失。比如，工程施工技术文件（含设计变更文件）不全、建筑材料的质量证明文件与检验报告不匹配、施工质量验收文件不一致、施工日志不全。监理文件中的监理单位和监理人员的资质文件、监理例会纪要、监理日志不全、工程延期报审材料不全，以及分包单位的资质报审文件不全。

4.设备采购过程文件不全，特别是建设安装设备随机资料不全、安装和调（测）试文件不全。经常出现的问题是设备采购过程中的采购审批文件和报关单及原产地证明文件、设备的质量证明文件（与设备台套数不符）、计量设备仪器的检定证书、验收测试记录、调（测）试记录、培训记录、检验报告及设备验收报告中存在问题的整改情况、预验收文件不全[3]72。

5.非标设备（含系统和软件开发）研制过程中研制方案及评审文件不全、设计文件不全、设备（系统）检测单位的资质（含授权委托书）不全、集成后系统测试文件不全及运行许可文件不全。

6.特种设备的资质文件及相关的质量证明文件不全。根据国家相关法律法规要求，特种设备的厂家在制造、安装及经营时应有相关的资质证明文件，特种设备出厂时，应当随附安全技术规范要求的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等相关文件。虽然锅炉、压力容器、电梯、起重设备形成的具体文件内容是不同的，国家对特种设备相关数据指标也作了相应的调整，但是在实际工作过程中，对于特种设备的归档文件材料不全现象较为普遍。

7.不同载体的文件收集不全。随着科学技术的进步，建设单位记录项目建设过程的方式也呈现多样化，除产生大量纸质文件外，还有许多磁介质、光盘等不同载体的文件材料，它可以从另一个侧面真实、生动地再现项目建设全过程，但有些情况，在项目实施、验收过程中未形成或未积累非纸质版载体形式的文件材料。

三、解决对策

1.协同融入、精细管理。对于项目档案与建设依据不完全匹配，批复的名称与实际建设的名称不一致，档案目录出现漏项、缺项等现象，究其原因主要是档案部门对项目建设总体情况和进度不了解或了解的不及时。比如，对项目建设依据文件知晓较晚，对项目调整文件和项目财务决算审计情况不够了解。因此，项目档案工作一定要加强与项目管理工作的融合度，档案管理人员在编制项目文件进行分类时，一定要以项目建设依据和项目财务决算审计结论为主线，跟踪了解项目情况及时对项目分类进行调整，确保不漏项、不缺项。档案人员还应对全部归档的文件仔细审查、鉴定，对于项目中同一工程和同一设备不同名称经项目管理人员确认后，在项目档案整理说明中进行说明，确保归档文件材料的有效性。此外，项目档案目录的编制水平直接地反映建设单位档案的管理水平，更直接反映建设单位项目管理水平。因此，项目管理人员、档案人员都要充分熟悉项目建设内容，根据项目建设工作程序和项目初步设计的批复，制定具体的项目档案管理方案，档案人员还应与项目管理人员、各参建单位（部门）保持良好的互动与沟通，从项目系统、完整的角度明确一级类目和二级类目，确保分类科学、准确、清晰，保证卷内文件的有机联系和成套性、系统性，并且在分类上要保证相对的稳定性。

2.掌握标准、规范准确。档案部门工作人员加强对规定标准的理解，加强对文件形成主体——建设单位、参建单位有关部门进行档案工作业务指导，在文件形成之时便要考虑到其潜在的档案价值而悉心呵护，严格按照规定标准要求对归档文件进行规范预整理，归档的文件材料一定要有完备的交接手续。归档后，档案人员应严格按照档案管理要求操作，确保档案的完整性、准确性、系统性和整理的规范性。

3.放远眼光、高度负责。国家投入大量资金用于国防科技工业建设，建设单位、参建单位要本着对国家资金负责的态度，来重视项目档案的管理。固定资产的投入并不是短期行为，重点在于如何利用这些固定资产来更加长久地支撑国防科技工业建设。所以，在建设过程中形成的一系列项目档案材料更要着眼于一段时期后的利用，而很多建设项目都是高精密、价值高的仪器设备，要保证这些固定资产后续的顺利使用、继续发挥其自身的价值，就要充分依据固投项目建设过程中形成的一系列说明书、操作手册、光盘等档案材料。建设单位、参建单位、项目组从项目建设初期，就要本着长远考虑的态度来做好项目归档材料的收集工作。

参考文献

[1]国家国防科技工业局、国家档案局.国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法 [S].北京：国防科工局，2015.

[2]賀宇晨.浅谈固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案， 2019（4）：68-70.

[3]固定资产投资项目档案管理探析 [J].机电兵船档案，2017（4）：72-74.