基层央行会议信息管理系统提升疫情期间电视会议保障质效

刘舒野

（中国人民银行长春中心支行，吉林长春 130051）

一、疫情期间电视会议基本情况

新冠肺炎疫情发生以来，为尽可能避免面对面接触，通过电视会议非接方式召开会议已成为各单位的首选。以人民银行长春中心支行为例，2020年4月，召开电视会议36次，较去年同期增加56%，占以近3年平均电视会议召开数量的14%。4月份工作日22天，半数以上的工作日上下午均有电视会议，为确保疫情期间电视会议系统的安全稳定运行，长春中支及时修订完善应急预案，加入不同疫情场景下的会议保障应对措施，每日通过微信群了解省内地市、县支行电视会议系统设备运行情况及人员的健康情况。

二、会议管理面临的问题

（一）实时会议信息缺乏公开渠道，影响会议统筹安排

疫情期间各部门召开各类电视会议的需求迫切，加之总行、分行召开电视会议的时间具有不确定性，如何充分利用总分行电视会议空闲时段，统筹安排辖内电视会议，成为疫情期间需要迫切解决的问题。长春中支共有第一、二、三会议室、党员活动室、党委会议室、电教室及礼堂等共计7处会议场所，在不同会议场所之间科学统筹安排会议，也成为当前及今后一段时间内面临的挑战。

（二）会议信息纷繁复杂，缺乏科学规范化管理

疫情期间会议的使用方式涵盖工作部署、培训、座谈、汇报、考试、宣讲及竞赛等诸多类型，部分需要录制、转播，全行各部门会议需求各异，加之7处会议场所400余台音视频设备投产年限不一，品牌型号、厂商及售后服务各异，逐年分批次替换改造、备品备件以及突发故障维修更新的信息量更是纷杂多样，仅仅依靠审批单、电话沟通来面对会议需求调整、会议信息变更等问题显得管理不够科学、不够规范。

（三）会议信息手工纸质记录，影响办公效率

每年总分行及长春中支辖内电视会议和各部门音视频现场会议共计500余次，每次会议的会议名称、会议时间、参会人数、参会范围等重要会议信息通过纸质登记簿记录，纸质档案留存，给办公室、人事处等部门每年末核验各部门会议计划、培训计划的执行情况带领诸多不便，通过人工方式翻阅查看核对大量纸质记录单，查询和复核工作耗时较长，严重影响办公效率。

三、会议信息管理系统的主要特点

长春中支及综合考虑疫情期间会议情况，从全行各部门会议使用需求实际出发，创新研发了会议信息管理系统（CIMS），有效解决会议管理信息多、杂、乱、散等问题，助力全行会议管理履职效能提升。

（一）会议信息电子化管理实时公开，安全便捷高效

会议信息管理系统基于长春中支私有云存储系统构建，可以与私有云存储系统上的其它应用系统公用存储、数据库等资源，节省资源，统一运维，集中备份、安全可靠。全行各部门可通过业务网，按日、按周、按月等任意维度查看各会议场所的实时情况，不同会议场所显示颜色不同，显示信息直观、清晰。通过悬浮窗可查看会议时间、地点、部门、类型、人数等会议详细信息。如图1所示。

图1 会议信息管理系统实时会议信息显示功能

（二）支持多会议室软硬件资源自定义管理，灵活可靠

会议信息管理系统可对长春中支各会议场所能提供的软硬件资源进行综合管理，会议管理员可根据需要在系统中按需定义各会议资源的私有属性，例如定义会议室的座位容量、会议的类型、会议室具备的功能、麦克数量、投影、支持录制等属性。

（三）提供往期会议信息统计、查询等拓展性功能

会议信息管理系统可按会议时间、按会议部门、按会议类型等任意查询条件对往期会议信息进行查询统计，生成会议信息统计表。通过资源统计表为会议管理员展示往期会议信息数据表，便于快速掌握月度、年度会议维护使用情况，较以往纸质人工统计，效率更高、更准确。如图2所示。

图2 会议信息管理系统会议信息维护功能

（四）具备会议信息的批量处理能力，导出快捷

会议信息管理系统管理员可对会议信息显示系统中的会议时间、会议地点、会议名称、会议部门、会议调试时间、参会人员数量、会议时长等会议信息进行批量导出，支持Excel常用电子表格格式，有效替代传统纸质表格统计记录、节约办公成本。

四、应用成效及后续工作

（一）会议信息管理规范化

运用CIMS系统，能够有效管理大量繁杂的会议信息，彻底改变了原有人工登记簿记录方式，相关会议信息规范记录，并自动生成的电子表格，一方面可以为办公室在季末、年末核对全行各部门会议计划执行情况提供重要参考依据。另一方面，可以为人事处在季末、年末核对全行各部门培训计划执行情况提供重要参考依据。使原有“需逐页翻阅纸质登记簿、需逐项查看会议记录、需要多次核对以免发生漏项”的工作效率大幅提升。

（二）会议室资源管理精细化

CIMS系统实现了对各会议室的会议终端、麦克、视频矩阵、音频处理器、调音台、中控系统等软硬件资源的品牌、数量、使用年限等重要信息的电子化管理。当会议室音视频设备升级改造调整后，可及时更新资源属性，辅助会议系统管理人员对各会议室软硬件资源精细化管理。

（三）全行各部门办会效率高效化

全行各部门可以实时通过CIMS系统查看各会议室的会议资源占用和闲置情况，第一时间掌握空闲会议资源，有效避免因沟通不及时带来的会议室使用冲突等诸多问题，为全行各部门错峰高效办会提供智力支持。此外，系统为各会议室分别做了是否支持召开电视会议、是否具备会议录制功能、是否有哪些设备处于升级维护状态等特殊标记，有效避免了各部门因不熟悉、不了解部分重要会议功能而延误会议使用的问题。

下一步，计划继续从会议预约、会议提醒、会议调度等方面扩充会议信息管理系统功能，并进一步征求其他部门意见建议，完善系统功能，并将该系统推广至全辖各地市、县行使用，提供系统的复用性，更大程度的节省办公费用，为疫情期间全行各部门召开会议提升履职效能提供坚实保障。