高校干部人事档案专项审核工作探析

[摘 要]文章分析了高校干部人事档案专项审核工作中常见的问题和难点，结合相关工作实际，提出了包括重视人事档案工作、创新管理体制和完善专职队伍建设保障等方面的建议，为后续进行的阶段性高校干部人事档案专项审核工作提供参考。

[关键词]高校;人事档案;专项审核

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1008-7656（2020）04-0087-03

引言

中央组织部从2014年起，先后在全国范围内分级、分批次开展了以“三龄两历一身份”（即干部的年龄、工龄、党龄，以及学历、工作经历和干部身份）为重点的干部人事档案专项审核工作。笔者以近年来高校干部人事档案工作经历并总结前一阶段专项审核工作为基础，为新时期正在开展的阶段性高校干部人事档案专项审核工作提出一些见解，也为后续开展干部人事档案的相关工作提供参考。

一、新时代干部人事档案专项审核的要求

中共中央办公厅于2018年11月印发的《干部人事档案工作条例》（下称《条例》）是从严治党大环境下党中央关于新时期干部人事档案管理的工作总基调和总导向，《条例》指出，干部人事档案是“反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料”，是“教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分”[1]。

二、干部人事档案专项审核中的问题分析

（一）档案材料不完整，部分重要材料丢失

1.缺少由个人形成的档案材料

在干部人事档案中，有一部分档案材料是由个人直接形成的。这部分材料由个人交给所在单位或其所属的人事管辖单位的组织人事部门，由组织人事部门鉴定处理后，按照人事档案分类归入其干部人事档案。这部分材料包括毕业证和学位证复印件、职称证复印件、重要的学术科研成果材料、重要的个人信息更改材料等。由于个人的人事档案意识不是很强，对哪些材料需要归档不是很清楚，容易造成缺失的情况。

2.缺少由个人所在机构形成的材料

干部人事档案的十大类中，档案材料更多的是由个人所在单位或机构在日常工作中产生的、反映干部本人基本情况的各种类型的档案信息。由于高校组织人事部门“人少事多”是工作常态，参与人事档案工作的人员往往身兼数职，难以实现专人管档，所以在平时对个人档案材料形成后的归档工作中，常常无法全面地对个人档案进行缺失判断，以致在专项审核中常发现以下几种缺失材料的情况。

（1）年度考核表缺失。有的新进职工以往工作单位缺乏年度考核材料，有的老职工历史考核表缺失。（2）学历、学位材料不齐全。有的教师因原毕业院校管理不善导致毕业生学籍档案不齐全，如较常见的缺少授予学位的决定;有的教师在全日制毕业后没有及时办理档案转递以致多年后学籍档案材料分散丢失。（3）评聘专业技术及职称材料不完整。如有的教师聘专业技术岗位材料缺乏连续性，有的教师评职称的关键评审表材料缺失。（4）党团材料丢失或不完整。表现为缺少入党志愿书、入团申请书等重要材料。（5）工资、合同材料缺失。主要表现在年代越久远的工资合同等材料缺失越多。（6）干部任免材料缺失或不齐全。主要表现为领导干部年代较为久远的任职经历缺乏连贯的《干部任免审批表》。

（二）档案原始记录有偏差，记载信息前后记载不一致

存在档案信息前后记载不一致的情况，该现象的成因比较复杂，既有主观上的由于填写不认真等原因造成的非刻意记载偏差，又有历史原因造成的非主观上的信息记载不一致。在人事档案专项审核中，原始记录出现上述不一致的情况集中体现在“三龄”（即年龄、工龄、党龄）上。

（1）出生时间记载不一。主要表现：由于阴阳历转换，早年形成的材料记载的出生年份一致，但月份会出现前后2个月左右的偏差;由于升学、入职等方面的原因，早年升學材料或者参加工作的材料会出现实际年龄与身份证信息不符的现象等。（2）参加工作时间记录有偏差。主要表现：由于本人记不清等原因在不同时期填写的工作时间不一致。（3）入党时间记录不一。主要表现：由于个人记不住自己的入党时间而造成的所填材料与入党志愿书记载不一致;由于发展党员的支部没注意材料的收集归档造成入党材料丢失，进而造成无法判定党员的入党时间。

（三）档案真实性存疑，材料形成过程不规范

基于“档案是原始的历史记录”这一人事档案的本质而言，干部人事档案的真实性贯穿于档案形成的始终，并且是反映干部真实情况的最重要的特性。现实中，因不当得利、材料涂改、马虎大意等原因造成了档案的失真，而档案材料形成过程的不规范也是造成档案公信力下降的主要原因。在专项审核工作中，往往能发现以下档案失真或材料不规范的情况。

（1）档案记录有涂改。主要表现：由前文所述，由于出于升学、入职等方面的趋利动因，早年升学材料或者参加工作的材料会出现年龄信息的涂改，而这也往往牵出档案里与此有关的某些升学和入职材料需要再审核和鉴定。（2）档案材料不规范。主要表现：档案形成载体不符合标准，如没有按规定使用纸张;原始记录档案信息使用的记录工具不符合标准，如用于档案的书写材料用的是易散墨的圆珠笔而非碳素钢笔、签字笔;档案审批流程不规范，如干部履历表需要本人签字确认的材料缺少签字手续、公章使用不规范等。

三、解决干部人事档案专项审核问题的建议

（一）重视干部人事档案工作，提高档案意识

1.领导重视，创造有利的工作条件。领导对干部人事档案工作的重视程度往往决定了专项审核工作成效的高低。各级领导应该充分认识人事档案专项审核工作在整个高校工作中对人才选拔、优化干部队伍的重要性，积极为专项审核提供有利的上层决策引导，为培养优质的高校后备干部、优秀教师创造良好的宏观环境。

2.管理人员转变观念，积极引导。一方面，档案管理人员要重视本职工作，在枯燥的人事档案中要有耐得住寂寞，守得了“为党守史、为民服务”的初心，不仅积极研究工作中的难点问题，更要将专项审核工作与高校其他组织、师资、人才队伍建设的大环境结合在一起，助力高校发展，尤其是为人才选拔、教师队伍优化主动提供第一手人才信息资源。另一方面，还应通过多种渠道在教职工中广泛宣传人事档案工作相关知识，加强他们对自身档案重要性的认知，让广大教职工主动维护自己档案的完整性、真实性，进而为专项审核工作打下前期基础。

（二）建立健全人事档案管理体制，创新管理方法

1.建立干部人事档案管理制度。组织人事部门不仅要在《条例》的基础上研究制定适合各高校的人事档案管理制度，让专项审核这一人事档案分支工作能在有制度保障的框架内进行，而且要积极研究高校组织人事工作与专项审核的内在关系，充分分析人事档案信息资源，抓好高校教师队伍变化研究，逐步建立起以《条例》为基础的适合各高校人才队伍建设的、涵盖教师档案整理、利用、转递、保管、审核认定等方面的制度体系。

2.与时俱进推进人事档案信息化。这里所说的信息化是指人事档案的数字化和人事档案利用方式的信息化。信息化在人事档案管理领域发挥着巨大的作用。在专项审核中，将人事档案由传统的纸质载体变为电子载体、利用的方式由手工翻阅到计算机查档，不仅能有效解决由于时间推移、日常保管不善等原因导致的档案失真、材料不完整的问题，而且能在组织人事部门人手少、时间紧、任务重的条件下提高专项审核的工作效率。从长远来看，这不仅是档案管理的必然发展趋势，更是符合现代高校教育领域中各项工作力求技术化、信息化、便捷化的发展特点。但需要指出的是，“将干部人事档案管理推上规范化、信息化进程更是一个长期、系统的工程”[2]，如何推进人事档案信息化是高校在人事档案工作上的另一个研究重点，这涉及到安全、系统、投入等复杂问题，在以信息化促进专项审核的开展方面，相关部门还需作更多考虑。

3.日常管理和审核管理常态化。这需要“加强干部人事档案内容建设，严把质量关”[3]。一是严格把好人事档案收集关，对收集的材料不规范、手续不完备、不具备归档条件的档案材料要及时处理完毕才能归档。二是严格把好审核认定关，在审核工作中发现的涉嫌“三龄两例一身份”真实性存疑的，要按照有关规定立即全面查核，作出科学研判和认定。三是严格把好内容管理关，要注意收集新时期高校师资队伍、干部人才队伍建设中形成的教师培养、第一书记脱贫攻坚、干部监督机构工作材料和巡视巡查等方面的材料，完善和丰富人事档案内容。四是要严格做好人事档案专项审核的常态化管理工作，要以正在开展的阶段性专项审核工作为契机，积极推进相关工作，为高校日常干部提拔、人才选任、公开招聘等工作中的档案审核累积经验，做到人事档案专项审核的常态化管理。

（三）建立专职专业化工作队伍，健全相关保障措施

1.提升人事档案管理专员素质。人事档案专项审核顺利开展的前提之一是有一支专职管理、专业水平过关的工作队伍。首先，在人员选择上，应注重使用党性强、纪律性高、有职业道德素养、具备专业知识并能吃苦耐劳的党员干部;其次，在人员配备上，应合理安排业务，保障专项审核自始至终能专人专做，确保专项审核工作人员队伍相对稳定，进而有序推动工作;再次，在人才培养上，不仅从参加培训、座谈、面授等形式多培养干部队伍，还应安排好新老人员的业务交接。

2.明确职能分工，多部门协调保障。专项审核工作能顺利进行的另一个前提是人事档案日常工作得以有序开展，人事档案材料齐全完整。人事档案工作一般由组织人事部门来牵头主导。从人事档案形成过程来看，人事档案工作不仅与个人、组织有关，涉及面广，而且往往需要纪检监察部门的监督、统战宣传部门的宣传配合等，这就需要建立起一个由组织人事部门牵头、各有关部门协调配合、明确分工、共抓共建的保障体系，以此来确保人事档案材料完整、真实、准确，从材料形成到鉴定、归档、审核等一系列工作得到切实保障。

四、结语

干部人事档案专项审核是我们党针对新时期档案事业发展的要求而提出的一项重要工作，但因该工作自身专业性、保密性高，在具体实践中，往往对于该项工作的研究总结不多，在学术界的理论分析也比较少。笔者在此就自身在高校从事的人事档案专项审核工作的实践作出经验总结，探讨往后如何更好地进行人事档案专项审核工作。

[參考文献]

[1]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL].（2018-11-28）[2020-05-15]. http： // www.gov.cn/xinwen/2018-11/28/content_ 5344196.htm.

[2]亢云洁，孔爱萍.高校干部人事档案专项审核工作的启示[J].兰州交通大学学报，2019（6）.

[3]王晓雪.从干部人事档案专项审核视角论新时期干部人事档案管理[J].兰台内外，2020（3）.

[作者简介]谢军（1986-），女，广西桂平人，广西广播电视大学组织人事处师资科科长，硕士，研究方向：档案学、电子政务。

[责任编辑 李培福]