刍议出版社档案管理的信息化建设

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摘 要：档案信息是现代信息技术在档案管理中的综合应用，在国家档案管理部门统一规划和组织的框架内，提供、管理和交付档案信息资源的使用。档案是人类活动和客观权利的真实记录明白。用档案可以更好地了解过去、了解现在、预测未来;通过档案，有利于不同企业的顺利发展。工作档案的发展历史表明，工作是根据社会的需要而创造的，是随着社会的发展而发展的，档案也是公司的基本管理。

关键词：档案管理;信息化建设;档案信息

行政档案在各项工作特别是现代公司档案的发展中起着非常重要的作用，反映了一个单位的基本结构、生产工艺。自然科学研究等活动的技术文件，包括图纸、照片、报告等，具有保存价值，按表文等制度作为实际历史文献集体保存，不仅在生产、建设和研究中具有参考价值，而且具有积累经验的作用，保存历史特征和凭证参考。是工矿企业生产、基础设施建设和科研的真实历史记录，也是企业发展和转型的重要依据。现代社会已进入信息高速公路时代，计算机和多媒体逐渐进入生活的各个领域，成为各种工作的必备助手。档案信息管理是档案工作发展的必然趋势。

1 档案管理信息化的意义

档案管理信息是指通过档案信息的处理、数字原理和计算机网络等信息技术在档案管理过程中的应用，可持续地传播、开发利用档案资源、社会交流档案信息资源、促进档案开发利用。信息时代发生了巨大的变化，高校在自动化和信息化领域，开展了各种与框架相关的工作。档案管理必须引入信息。目前，信息时代大多数档案部门的管理水平仍以媒体为基础，传统的管理方法必须被基于计算机的现代管理方法所取代。利用计算机管理档案，通过网络传递信息，不仅可以取代人工处理，而且可以用现代化的框架改造传统的管理系统。把档案工作的技术水平提高到一个更高的水平，即服务管理现代化和信息化。这是网络时代、信息社会和档案时代的必然趋势，也是时代的呼唤。

档案管理信息不仅可以提供数据和服务，还可以与国内外网络连接。为大学和大学的内部和社会用户研究和咨询不同的文献数据库，以便进行资源交流、进行学术交流和了解最新发展。自动化和信息管理的趋势是势不可挡的。

2 档案管理信息化存在的问题

2.1 档案信息化意识不强

长期以来，人们对档案的意识是不重视的。档案的社会效益和经济效益也没有得到广泛的传播，档案信息更没有得到人们的重视[1]。很多人重视“收藏”而不是“使用”。有使用文件的好处的经验和知识，只有一些专业人员和技术人员使用。检查只是一些图纸，而大多数员工对使用文件的好处知之甚少，更不用说建筑管理信息文件了。从缺乏重视、档案基础设施设备不足、基于信息的基础信息档案资源保护和开发不足、档案利用水平低等方面看，档案在利用中不会发挥作用。

2.2 没有统一的管理标准和平台

随着公司档案数量逐年增加，档案保管的负担越来越重，档案人员的负担越来越重，档案的自然老化和人为破坏已成为各种问题，没有一个统一的档案管理标准和一个信息管理平台，这些问题就无法得到更好的解决[2]。

2.3 档案信息化存在安全问题

一方面，在档案管理信息化的过程中，我们往往注重档案信息在信息技术中的传播和传递，只注重档案信息工作的参考和借鉴作用，而忽略了档案角色凭证的根本作用。档案是档案馆发挥凭证作用的基础[3]。在这种情况下，文件单元将被忽略，其安全性将得不到保证。另一面，在传递文件信息的过程中，管理者往往只关注使用文件信息，而忽略了使用文件信息的安全问题。档案信息在提供公司信息过程中的重要性，包括档案信息单位的安全和档案管理人员所要求的档案信息流通的安全，以确保档案管理系统和设备的稳定性和安全性，确保没有策略。电子档案从设备的有效性、信息与媒体的分离、信息的交流与交换能力等方面都会导致档案长期保存的困难。为确保其安全，应采取有效措施，打击开发和使用过程中严重缺乏安全保障的现象。

3 推進档案信息化的对策

3.1 加强档案信息化建设

积极开发和建设适合高校档案信息的管理系统，即开发综合档案信息管理软件开发。这个软件系统能够有效地管理、控制、收集、储存、评估、统计、检索、使用、编辑和研究大学档案等，实现工作档案的自动化。对于档案管理信息的引进，是建立资源数据库，尽快建立数据规模，计算机检索系统的实际应用。特别是要注意加强标准化设计，通过制定不同的标准来建立标准化数据库，如网络通信标准和数据库、计算机软件和系统标准、传输标准网络、机器可读格式标准、描述规则标准、文档注释标准等。

3.2 加强档案信息化队伍建设

在高校信息管理过程中，档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁和纽带，是高内容信息产品知识的设计者、生产者和经营者。因此，高校和谐发展对于档案院校创建一支高素质、复合型的人才队伍具有十分重要的意义[4]。

3.3 完善档案信息化工作

目前，在绝大多数高校中，信息工作是一个比较明确的状态，分离。是的，分离已经成为管理科学的严重障碍。因此，还需要建立有效的工作机制，完善档案管理。

3.4 实现网络信息化共享

信息网络的原则是开放和分享网络环境为高校档案工作摆脱自信、走向社会创造了条件，为高校档案信息交流和跨文化建设创造了新途径合作在这种情况下，充分发挥自身资源优势，创建特色数据库并上网，加强横向交流与合作，充分利用档案综合优势，要切实弥补信息匮乏、数据库分散创建、数据库集中交换、服务分散和资源交换的不足，建立高校档案信息网络建设协调机制，制定一系列切实可行、可执行的有约束力的标准和标准，当前，要改革自治局面，创建全国统一的档案网络，真正实现高校档案信息资源的交流。我们应该充分利用大学资源的优势，开发集体资源，加强数据库建设，全面实施资源共享，为高校和社会提供丰富的信息资源和优质服务。

4 结语

随着先进技术和信息技术的飞速发展，对档案管理的要求将越来越高，对档案管理人员的要求也将越来越高。要搞好档案管理，就要把管理与现代技术更好地结合起来，不断提高技术信息的操作、开发和改进能力。运用从合格的信息技术到档案管理，不断提高档案管理的质量和效率，让它成为一种真正有效的档案管理工具，以达到其最大的效率。

参考文献

[1]靖敏杰.浅谈人事档案管理信息化建设[J].华章，2012，000（035）：304-304.

[2]张力英.浅谈干部人事档案管理信息化建设[J].才智，2012（02）：352-353.

[3]李慧芬.浅谈单位干部人事档案管理的信息化建设[J].低碳世界，2018，000（007）：371-372.

[4]冯彦东.试论事业单位干部人事档案信息化管理[J].丝路视野，2018，000（016）：94-94.