浅谈如何提升办公室档案文书管理工作

沙尼亚·布尔铁拜

摘 要：在信息化社会发展和进步之中，对于传统行业工作模式而言，也受到信息化技术的影响，从而在积极转变之中寻求新的突破点。对于办公室档案文书管理工作而言，也同样面临着信息化时代的转变趋势。因此如何合理化运用信息化技术提升办公室档案文书管理工作水平，增强管理工作效果，是当下办公室日常管理工作的研究主要问题之一。所以在信息化时代之下，应深入挖掘信息时代的优势，充分发挥信息技术特点，结合办公室档案文书管理内容要求，来达到强强联合增强管理工作的有效性。本文主要分析研究在办公室档案文书管理工作中，工管理工作的主要特征有哪些？进而提出借助信息化技术增强档案文书管理工作信息化水平，提升管理工作有效性。

关键词：办公室;档案文书;管理工作

办公室作为一个管理机构最主要的部门，也是最主要的管理组成部分，在其中扮演着重要的角色，是上下级部门沟通的主要核心所在，也是处理各类事件的核心部门。所以对于办公室档案文书管理工作而言，在信息化社会发展之中，其管理要求也逐渐提升。因此为了更好的开展管理工作，增强管理水平，需要借助信息化技术有效提升管理工作效率，并增强办公室档案文书管理工作科学性与有效性。

1 办公室档案文书管理工作特点分析

1.1 资料的收集与保存

在办公室档案文书管理工作中，最为重要的便是对于档案资料的收集与保存，毕竟档案资料的真实记载能够为后来者提供诸多便利，能够寻找到诸多答案，但是在传统办公室档案文书管理工作中所采取的储存方式往往以纸质为主，通过纸质来记载时间内所发生的事件人物变迁等等，但是虽然纸质的载体能够有效的记录相关内容，但其存储性较差，极易发生存储失效情况，使得保险公司档案文书管理工作出现了诸多问题。而，办公室档案文书管理工作的特点，便是资料收集、保存、整理和分类，以此提升资料收集和查阅效率。

1.2 档案文书应用于文书工作

在办公室档案文书管理工作中，其主要内容也包括对于相关文书内容的收集登记和承办，这也是档案文书管理工作的后期内容，所以通过文书工作方式能够有效的对收集分类、存储保管文件进行相关的管理，在很大程度上直接影响了办公室档案文书管理工作效率和工作水平。

2 浅谈如何提升办公室档案文书管理工作

2.1 制定制度，提升水平

文书档案管理是一个单位管理工作的重要组成。单位领导除了思想上要给予高度重视之外，还要不断引导完善充实档案管理制度，配置好档案管理所需要的硬件設施，并要求对单位的档案文书管理制度切实落到实处，从而促进单位档案文书管理不断迈上新台阶，使档案文书管理工作更加规范和科学，真正提高档案文书管理的水平和质量。此外，要持续提高档案管理工作的规范化、现代化水平，建立一支业务素质高、细心细致、对事业高度负责的从业人员队伍，为他们尽可能提供较好的环境和工作条件，使他们没有后顾之忧，全身心投入档案文书管理工作中。此外，要真正引导相关人员从内心深处树立做好档案文书工作的责任意识，发扬实干精神，悉心做好文书资料的收集、完善和归档工作，统一有序保管，从而为高效查档阅档提供便利。

2.2 档案文书管理系统的建立

第一，在信息化技术投入运用之中，办公室档案文书管理工作应专门制定相关组织部门，通过对前期资料的合理化收集，来保证每一个环节都有责任人来负责，以利于对整个文件管理工作系统的科学化形成，为查阅者带来诸多的便利，提升查阅效率。

第二，在档案文书管理信息化系统构建之中，应将管理程序进行合理化排序，以此确保管理流程得到一个顺畅性的发展，使得管理环节更加细致。

第三，在构建档案文书管理信息化系统之中，要严格按照信息化技术发展标准与规定，对信息化系统进行审核和验证，以此避免出现滥用信息化系统的情况，保证整个办公室档案文书管理信息化系统得以正常运行，使得管理权限得到统一协调。

2.3 提升档案文书资料的收集能力

第一，通过信息化技术的引入，能够有效的在办公室档案文书管理工作中增强资料的收集能力，并按照一定规统的规范和格式来进行分层次的归档与分类，使得档案的分类清晰明了。

第二，应有效的进行相关程序的开发，以确保文书收发效率得到提升。

第三，应有效在档案文书管理工作中进行相应编号的设计，以确保信息化系统中各个编号完整，使得相关档案资料入库信息得到保障。

总之，在办公室档案文书管理工作中，对于管理内容的优化与创新是彰显信息化时代发展趋势的主要途径，也是有效结合信息化技术开展相关管理工作优化的主要核心所在。因此在信息化时代之中，借助信息技术强化管理工作内容和模式，将极大化提升办公室档案整合与分析能力，强化管理归档和整理工作效果，以此为社会发展提供更为巨大的帮助。

参考文献

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