探讨新时代房产管理档案的规范化路径

林燕

摘 要：本文首先论述了新时代房产管理档案规范化工作的重要性及特点，然后指出了新时代房产管理档案中存在的问题，最后提出了做好新时代房产管理档案规范化工作的路径，期待能够为加强新时代房产管理档案规范化工作提供可资借鉴的参考。

关键词：新时代;房产档案;规范化管理;路径

根据《中华人民共和国档案案法》、《城市建设档案管理规定》和《青岛市城市公有房产管理暂行办法》、《青岛市城市公有房产管理暂行办法实施细则》及住房保障政策法规，公有房产包括：房产经营单位直接管理的国有房产;国家机关、团体、部队、事业单位自管的房产;全民所有制和集体所有制企业单位自管的房产。公有房产产权和产籍的管理取决于档案管理的重要性。因房产所有权发生转移、变更、产业增减（包括新建、扩建、加层、拆除、倒塌）时，所有权单位须办理转移、变更、注销登记等业务都与档案管理工作息息相关。房产管理档案，是指在公房管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。房产管理中心档案信息可以帮助我们清楚掌握房屋的产权产籍情况，因为房产档案信息是处于时刻变动中的，所以要对房产档案实施动态化管理，以此来确保房产信息的真实性和准确性。房产管理档案是推动整个房产管理部门经济运转的重要依据。

1 新时代房产档案规范化管理工作的重要性

当今我们正处于一个社会高度信息化的崭新时代。作为国家文献信息事业重要组织部分的档案事业，面临着由传统的档案实体管理体制向着以全方位的档案信息管理、档案信息服务和档案信息开发三位一体为特征新体制的历史性转轨。就目前而言，我国的房产管理系统档案还处于传统地手工管理和信息化管理并存的过渡阶段。科学有效的房产档案信息化管理能够真实全面地反映出房屋完整信息，为住户及承租人提供更好快的检索查询服务，为决策者提供房产管理制订政策、可行性研究报告等提供最真实地依据，做好领导者的好参谋，也就是说房产档案管理工作的大后方。

2 新时代房产档案规范化管理工作的特点

首先，房产档案是社会经济发展的风向标。新时代是网络信息化飞速发展的时代，作为房产管理中心信息真实的记录，房产档案信息能够客观地反映出社会经济发展的趋势，同时它也是政府相关部门制定房产相关政策的基础资料。其次，房产档案在新时代的主要任务是信息资源的开发利用。新时代网络技术尤其是大数据技术的发展，给传统的房产档案管理工作带来了新的机遇，可以利用大数据技术建立起房产档案管理信息系统，为住户、承租人等提供更为便捷准确的查询和预测分析服务，由此提升服务的质量和用户的满意度。

3 新时代房产档案管理中存在的问题

1）房产档案信息化建设力度明显不足。目前，很多的房产管理中心都已经建立了房产档案信息管理系统，可以为住户、承租人提供检索查询功能，但是绝大多数的房产管理中心在档案管理信息化建设方面还存在着认识不足、缺乏积极性等问题，使得多数的房产管理中心在实际中存在着传统手工档案管理和信息化管理并行并举的现象。

2）房产管理档案的监管体系尚不完善。想要实现房产档案信息管理的规范化，建立一套行之有效的管理体系是摆在新时期、新形势刻不容缓、势在必行的课题。这就使得在实际的管理过程中，既没有一定的程序和规范来约束管理者的行为，又没有对管理者的权限进行说明。从而导致了档案管理工作的很多方面不能够得到落实，降低服务效率的同时，也埋下了不小的安全隐患。

3）房产档案管理人员的创新意识亟待加强。作为房产档案管理人员应当积极地了解本职工作的开展趋势和现状，不断地进行自我学习提升，在掌握新的房产档案管理理论的同时，也需要掌握计算机网络技术等，以便能够适应新时代信息网络化的需求。在实际工作中，房产档案管理人员应当加强创新意识，利用多媒体、数据库等对房产档案资料进行管理和查询使用，从而使服务效率得到提升。

4 做好新时代房产档案规范化管理工作的路径

1）积极推动房产档案信息化建设。随着互联网信息技术的不断发展，在新时代如果能够将信息技术应用到房产档案管理中，就将有效地提升房产档案管理的服务效率，从而更好地保障房产档案管理的规范性。首先，房产管理中心相关领导首先要提高重视程度，同时提高对房产档案信息化建设重要性的认识，进一步加快推动房产档案信息化建设的进程。其次，房产管理中心要对房产档案信息系统进行完善与维护，要以住户及承租人需求为中心提供更为便捷的信息查询和检索服务，从而提升服务的质量与效率。最后，房产管理中心应当以大数据技术为基础建立起数据分析系统，通过对房产档案信息的汇总分析预测房产管理中心今后发展趋势与方向，为领导者的决策者提供政策依据和规避风险的参考。

2）建立和完善现代化房产档案管理体系。首先，必须保证满足、方便住户及承租人需求信息为依据建立和完善现代化的房产档案管理体制，改革现有的档案资料信息分开管理的现状，实现档案、资料和信息的一体化管理体制，形成一个信息合力。其次，要利用计算机及互联网络技术等建立一个现代化的工作管理体系，改进现有房产档案工作运行模式，研发编制适合房产管理系统的小程序，分别设置管理的权限，同时必须防止房产管理系统信息的泄露，实现信息处理的高速自动化，努力将房产档案管理部门打造成为信息高速处理和便捷提供的核心基地。最后，要做好房产档案的动态管理工作，由于房产档案信息会随着房屋的分配、调整、互换、拆迁安置而承租公有房产的，承租人须在迁入前凭有关证明或文件与房产出租单位签订租赁合同，领取《承租房屋证明》。这一系列的工作流程均须体现在档案管理员的及时准确，细致、扎实、详细地记录在册，及时将变更资料入档归卷，使后续工作可持续发展提供最有利的保障，提高房产档案管理的规范性，在实际管理中要运用科学的方式根据实际情况对房产档案信息进行系统化编目，以此保障房产档案管理的真实性和完整性。

3）建立健全各项房产档案管理的规章制度。健全的房产档案管理规章制度，是保证房产档案管理工作顺利展开的前提和基础。首先，房产管理档案工作效率低与缺乏有效的制度监督之间存在因果关系，所以必须严格根据国家的法律法规和行业内标准制定出房产系统的档案管理制度，以此来规范企业自身的档案管理流程。其次，房产管理中心应当建立起有效的奖惩机制，将责任落实到个人，激发员工的积极性和竞争意识。最后，房产管理中心需结合本系统自身的实际情况，对工作制度和工作流程进行完善，以便推动房产档案管理工作规范有序地进行。

4）做好高素质房产档案管理人员的培养工作。房产档案管理人员是房产管理中心相关规章制度的执行者，因此高素质的档案管理人员能够有效地提升工作效率和群众满意度。房产管理中心应当组织相关人员定期进行业务培训，使档案管理员不仅能够系统全面地掌握房产档案管理的专业知识，还能够熟练地进行计算机网络操作，并且能够运用大数据技术对房产信息進行分析和预测。作为房产档案管理人员，必须具备创新的意识，不断通过自我学习完善自身知识结构、积累基层档案工作的宝贵经验，不断提升自身综合职业道德及业务水平，迎接新时代档案事业发展的挑战。

5 结语

为加强新时代房产档案的规范化管理，为城市管理的规范化发展提供有力保障，提升档案管理服务的群众满意度，房产管理中心应该在积极推动房产档案信息化建设、建立和完善现代化房产档案管理体系、建立健全各项房产档案管理的规章制度，培养与选拨出一批高素质档案管理人员，不断更新观念，树立编研意识，开展档案创新发展意识，以求真务实的创新精神积极面对信息时代对档案管理工作贡献与挑战。

参考文献

[1]李红艳.新形势下档案管理工作的规范化措施探究[J].神州（下旬刊），2016（05）：161.