商用航空发动机产品型号档案整理保管方式探索

李辉

【摘要】产品型号档案是商用航空发动机产品在研发、制造、适航取证、经营管理等各环节的有效记录，是保证商用航空发动机产品生产过程的每一个环节规范、可控的有效证据。本文通过深入分析产品型号档案收集管理特点，结合中国航发商发产品型号档案管理实际情况，分析在商用航空发动机型号档案收集管理中存在的具体问题，探索商用航空发动机产品型号档案收集管理举措。

【关键词】商用航空发动机;产品型号档案;收集

商用航空发动机产品是典型的大型复杂机械系统，航空发动机研制是个系统工程，需要践行“小核心、大协作”的产品研制战略，商用航空发动机行业具有技术要求高、结构复杂、多学科、多部件耦合的特点，这些特点决定了商用航空发动机产品型号档案管理的特殊性和复杂性。商用航空发动机产品型号整理和保管有其自身的特点和要求。

一、产品型号档案整理方式研究

（一）化整为零，区分文件阶段。商用航空发动机产品型号档案管理要与产品研制紧密结合，充分融入产品研制过程中，同步收集，阶段组卷。在商用航空发动机研制过程中，构型基线与研制阶段紧密联系，产品的全生命周期的不同阶段，规划不同基线类别，将产品文件纳入基线进行管控，通过基线实现产品文件阶段分类，商用航空发动机产品型号档案收集、整理、组卷利用等全生命周期管理工作与产品构型基线管理同步开展，避免因产品研制周期长导致的产品文件归档缺漏项问题，从而充分保证商用航空发动机产品型号档案的完整性。

（二）理清关系，清晰分类原则。商用航空发动机产品文件具有数量大、类型多的特点，如何合理分类是产品文件档案管理的难点。按照《国家科技重大专项（民口）管理规定》（国科发专〔2017〕145号），结合商用航空发动机产品市场化、专业化的特点，商用航空发动机产品型号档案按照文件类型可分为管理类文件、技术类文件、多媒体文件、实物文件。其中管理类文件中涉及产品项目前期立项、结题验收文件、供应商管理控制文件、适航取证管理文件、客户服务、市场销售文件等，技术类文件即在产品设计、试制、试验、适航取证各阶段产生的技术报告、图样、工艺文件、试验文件、质量文件等，多媒体文件是指在商用航空发动机产品研制全过程产生的有价值的底片、录像带、录音带等声像文件;实物文件是产品样品、标本等实物的实体及管理目录等文件。在对产品文件开展阶段性整理組卷归档时，要按照文件类型分门别类梳理，确保归档文件杂而不乱，繁而有序，全面完整。

（三）把握标准，规定组卷方式。目前，商用航空发动机产品型号档案仍然沿用双套制的管理模式，电子文件和纸质实体文件记录在同一条条目信息中，对于纸质文件管理，一方面强调组卷方式标准化、规范化，按照“分阶段-划类型-组案卷-排顺序-给档号-成目录”的总体原则制定文件组卷操作指导书;另一方面按照科技档案标准要求制定标准化的格式范本，直观展现纸质归档文件的格式要求，确保归档文件规范性。对电子文件管理，在档案系统中进行纸质档案组卷同时对电子档案进行检查，对挂接归档的电子全文数据进行完整性、准确性检查，从而构建电子案卷，最终形成完整的产品型号档案全宗。

（四）利用平台，优化整理操作。充分利用档案管理系统功能改善档案整编工作方式，提升档案整理归档效率：对不同系统、来源的归档电子文件按组建规则组成“件”;按照分类方案（规则）的自动分类;对于各部门提交归档的数据，可以进行组卷、合卷、拆卷、案卷调整等整理操作;按分类和编号规则分配档案号;支持档号生成、清除、调整、管理等功能;实现目录模板、案卷封面、案卷目录、卷内目录、文件级目录、归档文件目录、档案盒封面、背脊等多种格式模板制作、调整、批量打印档表等功能。通过改变传统手工归档模式，大力推动信息化建设，实现档案整理、整编、组卷、归档智能化、便捷化，大大提升了档案整理归档的效率。

二、产品型号档案保管策略研究

当今产品研制过程依托信息化手段开展，电子文件是产品档案的主体，电子档案“单套制”是产品型号档案大势所趋，在产品型号档案管理中，一方面重点关注电子文件保管要求，另一方面也要保证实体产品型号档案安全、系统、可靠。

（一）管理电子文件，着力实现管理准确、完整、真实、可靠。随着产品研制信息化程度不断加深，全三维设计制造已全面应用在产品研制过程中，产品电子文件管理将成为产品型号档案的重中之重，电子文件管理模式将从“双套制”向“单套制”逐渐过渡。“单套制”管理与传统的双套制管理模式不同，是基于电子文件单轨生成、归档、保存、利用全过程管理。信息化手段优化升级是“单套制”管理的技术保障，数字档案馆建设是“单套制”管理的必要条件。对于产品电子文件的管理要围绕准确、完整、可用、安全四方面开展。一要“准确”，产品电子档案元数据及相关目录在电子文件归档和管理过程中要真实反映电子档案的内容、文档管理属性和技术信息属性。这就要求产品数据管理系统与档案管理系统建立数据交互接口，产品电子文件内容及元数据（技术信息、结构信息、工艺信息等）审签完成后即时推送至档案管理系统，保证产品电子档案的准确性。二要“完整”，产品电子档案内容、元数据及其结构信息要内容完整、项目齐全，保证结构信息的完整性和电子文件内容完整性。一方面，要在产品数据管理系统部署上线之初定义归档要求，明确要求产品电子文件及元数据结构（技术信息、结构信息、工艺信息等）完整归档;另一方面，对于产品电子文件管理要转变观念，从“管文件”过渡为“管数据包”，档案管理系统要优化升级，用系统平台手段支持这一转变。三要“可用”，产品电子档案可用性是指产品电子档案内容能够长期保存，并被用户无障碍使用。产品电子文件使用依赖信息化软硬件环境，产品电子文件的管理运行环境必须具备可继承性和版本兼容性，在技术设备更新时，及时进行软硬件环境检测，保证历史产品电子档案的可用性和可追溯性。四要“安全”，产品电子档案要具有安全保管和长期可用的环境。这要求产品电子档案管理要构建电子档案信息安全保障体系，通过安全性检测、病毒检测、安全审计、信息备份与恢复等多方面建设保证产品电子文件的安全性。

（二）管理实体文件，大力推动保管安全、系统。一是充分开展纸质产品档案备份。为保证产品型号档案文件安全可靠，建立产品型号档案备份机制，实现产品型号档案的异质、异地备份，在产品研制各阶段对重要的产品型号档案开展异质备份，将电子档案输出为纸质档案，并按照产品型号档案整理、组卷规则分阶段、分专业、分类型开展预归档工作。一方面确保产品配套关系和文件之间的内在联系，另一方面保证产品型号档案正式完整、安全可靠。二是重点推进智能档案库房建设。档案库房是实现产品实体文件安全的必要手段和硬件基础，为了更好地适应档案安全性、智能化需求，档案硬件条件建设也要与时俱进，从档案存储智能化、档案安全智能化、档案环节控制智能化等方面着手实施，引入档案库房一体化智能管理思想，有效整合档案库房密集架管理系统、温湿度监控系统、消毒净化系统、红外报警系统、烟雾感应检测系统、视频监控系统、门禁系统等模块功能，实现档案安全保护“九防”要求，推进档案管理现代化。