实现档案电子信息化 提升档案利用效率

郝婧

【摘要】我公司在档案基础管理方面，对档案资料的收集、整理、鉴定、保管到开发利用、操作手段的更新、立卷制度的改革、工作手段的改进都起到了事半功倍的效果。2016年，公司为了使档案管理得到进一步的提升，创建了紫光档案系统软件，有效提高了工作效率，完成了各项验收工作。电子文件的管理更全面，利用效率更高。

【关键词】档案;电子信息化;利用效率

一、建立档案信息网络系统的必要性

（一）是实现国家信息化和新时期档案管理工作的需要。伴随计算机的深入推广和使用，计算机已经成为科研、教学、生产、生活、服务等许多方面提高效率的主要途径，用现代化、科学化的手段做好新时期的档案管理工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期档案工作的需要，也是国家信息化工作的必然要求。

（二）是档案管理信息规范化的需要。在日常的档案管理工作中，形成了大量的个人信息，比如：工作业绩考核、人员工资计算、人事数据统计、人事档案填写，保管贮存等等，这些工作繁琐、耗时费力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，档案工作信息滞后，档案管理数据加工不及时，沿用手工操作不适应新形势的发展要求，难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理个人信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

（三）档案信息化是档案利用工作发展的必然趋势。社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程大部分在计算机和网络中进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份，为每年出现的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、档案管理信息网络系统的作用

（一）为领导和相关部门提供全方位的人员信息。人员信息数据库及档案信息网络系统建立以后，我们可以快速准确地获取人员的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息。还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和相关部门提供全方位的人员信息。

（二）使信息充分得到共享，提高工作效率。档案管理信息网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复工作。而且在人员管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。在信息共享的基础上提高对人员认识的深度和广度。并可以实现部门之间文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率。

三、建立文件管理体系和管理网络

为确保项目档案管理的整体控制，在设计、监理、施工单位招标落实后，成立了档案管理领导和检查监督工作小组，并形成了项目档案管理网络及工作程序。对整个工程档案资料的范围、收集、整理、保管、监督检查以及竣工整理等工作做了详细规定，指导工程档案工作规范管理，使整个项目档案工作规范有序。

建设单位根据档案管理网络，档案负责人牵头组织档案人员及各专业技术人员负责全过程跟踪管理工作。总包单位按照各分包单位工程合同，负责收集、汇总和移交工程竣工档案，保证竣工档案质量，并负责对分包单位档案工作的监督、指导。要求各承包单位严格按照合同、协议和国家、行业有关规定要求，配备与建设任务相适应的专门档案管理机构和档案人员，认真负责做好各自责任范围内的竣工档案的编制、归档工作。同时在建设单位设立自身文件管理负责人，设立各专业兼职文件监督员，组成自身文件管理网络，建立责任制和各项工作程序，做到层次清晰、职责分明。

（一）注重过程管理，加强档案现场检查制度和日常考核。根据《电力工程达标投产管理办法》要求“过程达标”，为了确保档案的质量达标，除管理好自身形成的文件材料及归档与工程同步外，组织协调各参建单位各阶段的档案工作与工程建设同步，文件材料形成与收集、积累同步，施工工序与项目档案整理同步，工程竣工与项目档案归档同步工作。从工程开始实施全过程跟踪管理， 对每一份竣工档案进行认真的检查、审核、复查、验收、接收工作，每批竣工档案都经过严格的检查阶段。在监督检查工作中坚持“以监督为中心，监、促相结合”的工作方针，档案人员经常深入现场进行检查指导监督，发现问题及时整改，并委托监理工程师等随时监督。在工程施工过程中，档案人员定期到各参建单位开展检查指导，特别是质量见证文件的规范性、完整性，对发现的问题在每周的工程协调会上通报，限期整改并督促落实。同时不定期邀请专家到现场指导，大大增强了检查监督的效果，使档案质量不断得到提高。在机组进入试运行阶段，组织召开档案工作专题会议，要求对施工文件进行“三方”（建设方、监理方、总承包方）会审。在工程建设过程中，档案人员按照合同签订的条款一项项认真落实，监督各参建单位严格执行。发现有违反合同规定，或相关资料收集的内容不齐全、反映事情不闭环的文件，实行不定时主动跟踪、责令其整改直到符合要求为止，业主才付工程质保金。

四、效果及影响

公司项目工程档案共形成了6925卷。其中电厂工程项目档案6018卷（文字材料2240卷，竣工图纸1554卷，施工图纸1302卷，设备文件1124卷，照片档案1500张，光盘档案595张，实物档案95卷），电石厂一期工程项目档案907卷（文字材料 375卷，竣工图245卷，施工图纸207卷，设备资料20卷）。

已归档案卷级目录和文件级目录已全部录入档案软件系统，相对应的电子文件已经挂接电厂工程项目6402件，电石厂一期工程项目7841件。有了前期项目档案管理规定的铺垫，确保了项目档案收集齐全、完整;为项目档案验收一次通过打下了坚实的基础，也为档案信息化提供了保障。这些重点项目工程档案，即是工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追求事故的重要依据，也是建设单位、施工单位建设档案的重要组成部分，对工程项目的管理维修、改扩建和技术借鉴与开发创新将发挥重要的作用。

企业档案记载着企业发展史上的优秀成果。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

做好档案管理工作，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。