论AOS流程管理思想在经济合同管理中的应用

2020-08-08纪建强中国航空工业集团公司西安飞机设计研究所

航空财会 2020年4期

纪建强/中国航空工业集团公司西安飞机设计研究所

陈慧香刘宸希/中国航空工业发展研究中心

随着经济的发展，合同管理在单位经营中的角色越来越重要。当前很多单位规定1 万元以上的财务支出必须签订合同，合同管理贯穿于单位各项经济活动的始终。由于合同管理几乎涉及单位所有的部门及岗位，业务内容复杂、种类繁多，而且规范的是单位与外部的交易往来，因此合同管理也是当前单位存在问题较多的领域。为提升单位合同管理能力，防范合同管理风险，本文以问题为导向，引入AOS （AVIC Operation System，以下简称AOS）流程管理思想，在合同管理优化方面进行了大量有益的探索。

一、经济合同管理中存在的主要问题

为充分挖掘合同管理中存在的问题，以便针对性优化改善，本文对近3 年航空工业所属各单位审计、检查中发现的合同管理问题进行了认真地梳理和剖析，发现各单位在经济合同管理方面普遍存在以下问题：

1.合同管理制度不健全，流程不规范。（1）缺少经济合同管理制度，或是相关制度老旧，长期不修订；（2）单位缺少固化的标准合同管理流程，业务人员根据自己的经验和理解办理业务，办理过程随意、主观性强，人员流动时相关业务的质量和效率受到较大影响。

2.合同管理岗位分工不明确，职责不清晰。具体表现有：（1）合同管理业务相关责任未细化到具体岗位，责任不清；（2）部分合同管理环节大家互相推诿，谁都不愿承担责任；（3）多头参与合同相关活动，部门间沟通不到位，信息传递不畅，相互扯皮；（4）大量集体决策，频繁采用会议评审或多部门联签，大家都负责，实际无人负责。

3.合同签订不规范。具体表现有：（1）先干活，后签合同，一方面会使合同内容边界无保障，另一方面使合同价款及权益获取处于被动；（2）合同生效条件不明确，双方出现争议，有时出现执行分歧，处理被动；（3）合同文本不规范，有的合同要件不齐全，影响合同执行效果；（4）供应商评价体系不健全，合同乙方选择不规范，容易出现合同乙方因实力不够、能力不足导致质量、进度不能满足业务要求，从而影响整个任务工作等风险，甚至为伪造、变造虚假合同提供了温床。

4.合同执行监督不到位。具体表现有：（1）缺少经济合同运行分析及报警机制，合同执行过程跟踪、反馈不及时，导致相关问题不能及时解决，合同拖期严重；（2）定期合同执行通报模板不规范，未能反映公司全部合同情况，往往忽视以前年度签订未结束合同的执行及收付款情况，不利于合同的闭环管理，容易形成“两金”管理（存货和应收款项管理）的薄弱环节；（3）合同变更、终止频繁，相关流程不明确。

5.合同管理信息系统功能衔接不畅。（1）缺少合同管理系统；（2）合同管理系统与其它系统如办公系统、财务系统等不兼容；（3）合同管理系统设计粗放，界面不友好，相关功能开发人性化不足，操作使用不方便。

6.其他相关问题。如部分合同不执行网上审批流程，合同约定的业务活动结束后较长时间不发起合同结算申请，合同归档不闭环等。

为解决上述问题，提升单位经济合同管理水平，本文引入了AOS流程管理思想。

二、航空工业AOS流程管理的核心理念

航空工业AOS流程体系以业务流程为主线，融合相关管理体系，将绩效、质量、风险等各种管理要素与业务流程有机集成［1］，旨在增强单位的管理协同，提升单位的管理质量和效率，以促进单位持续、健康发展。其管理思想可归纳为以下几点：

1.AOS流程管理体系主要由体系架构和流程建模两大部分构成。

2.以业务为主体，以流程为主线，分层、分类架构业务管理体系，绘制流程地图，体系架构设计打破了传统的行政职能界限。所谓分类是指根据业务性质进行横向分类，所谓分层是指按照业务域、流程组、流程（复杂的流程继续细分子流程）、步骤和活动进行层层分解。

3.在体系架构的第三层即流程（或子流程）这一层级开展流程建模，绘制流程图，描述详细的操作过程。建模流程的上层架构通过业务场景展示与内外部利益相关者及不同业务之间的逻辑关系（如上下游关系、输入输出关系、支撑与影响关系等）。

4.流程建模充分融合相关管理工具，集成相关岗位配置、关联制度、关键控制点、风险提示、经验传承、上下游接口、模板表单等建模要素，显性化和规范化相关业务流程，细化相关管理过程，规范相关人员的行为，以提高业务工作的质量和效率。

5.流程建模过程也是构建多维业务流程数据库的过程，如果把基本流程建模视作基本积木单位构建的话，复杂流程建模即是根据管理需要对基本流程进行串接创造的过程。

三、AOS 流程管理思想在经济合同管理中的具体应用

AOS流程管理思想在经济合同管理的应用过程中，首先将经济合同管理业务按照AOS流程体系管理架构设计的思路进行系统化和显性化梳理，建立合同管理体系架构，固化合同管理业务的具体内容（类别）［2］，然后按照AOS 流程体系管理的建模思路，对合同管理体系内各具体合同管理流程进行开发建模，将风险和合规管理等政策要求、相关管理制度、岗位职责、模板表单、上下游业务接口等融入合同管理流程，以细化合同管理过程、规范合同管理行为。

（一）以AOS 架构理论为指导，系统化梳理合同管理业务，搭建合同管理体系

借鉴航空工业AOS架构理论，结合单位的业务特点，按照经济合同管理的业务性质或管理特点进行系统分类和逻辑分层，搭建合同管理体系，该体系的主要作用是系统化和显性化公司的合同管理业务，明确合同管理主体。如某科研院所在认真梳理及专项剖析单位历年完成的经济业务合同后，按照部门维度和业务维度，建立了2 层、7 类42 个具体业务流程的合同管理体系。具体如图1所示。

合同管理基本流程包括经济合同谈判管理流程、合同招标管理流程、合同签订管理流程、合同验收管理流程、合同变更/终止/中止管理流程、合同结算管理流程和合同归档管理流程等7个一级流程。由于所有合同的闭环管理几乎都涉及相关的合同谈判、签订、验收、结算及归档等环节，招标和变更/中止/终止合同管理流程也在多种合同中可能会涉及，因此将基本流程作为流程管理的基本单元进行管理。该7个通用基本流程主要是支撑各专项合同管理流程和通用合同管理业务流程的管理，其他流程相关步骤可借鉴通用基本流程。该部分流程的责任主体是合同归口管理部门，流程所有者是其主管领导。

图1 某科研院所经济合同管理体系架构

专项合同管理流程是根据该单位的业务类型和管理特点设计的，具有突出的个性业务特征。专项合同管理流程涉及收入业务合同管理流程、外协业务合同管理流程、基建技改业务合同管理流程、采购业务合同管理流程和服务业务合同管理流程等5类一级流程，每类一级流程又细分子流程，如外协业务合同管理流程包括型号外协合同管理子流程、科研外协合同管理子流程、产品外协合同管理子流程等。5类业务共设计了31个具体业务子流程。各类具体合同根据业务的主管部门明确责任主体，相关部门的主管领导是流程所有者。

通用合同管理流程主要针对单位各部门都有可能涉及的业务进行设计，如委托合同管理流程、无定额合同管理流程等，共涉及4 个业务流程。由于各个部门都可能用到该类业务流程，因此该类合同管理流程也由合同归口管理部门的主管领导作为流程所有者，其责任主体按照“谁申请、谁负责”的机制进行管理，实际合同申请使用部门为具体合同的责任主体。

（二）融合多种管理要素，灵活建模

1.引入AOS 流程建模思路，开展具体业务流程建模

吸收AOS流程管理建模理念，在合同管理体系架构设计的基础上，按照“输入—业务执行—输出”的逻辑主线，对经济合同管理的各个具体业务流程进行了精细化和标准化的建模处理，明确各项合同管理业务的具体操作步骤、流程，及对应的责任主体，固化落实相关的治理依据和风险管控要点，系统化和显性化端到端的业务管控过程。具体建模示意如图2所示。

图2展示了每个基本业务模块的流程建模思路，适用于基本合同管理模块、通用合同管理模块和专项合同管理模块的具体业务流程建模。其中，通用合同管理流程和专项合同管理流程建模时在相应的步骤和环节，可根据需要直接调用合同基本流程模型（可根据业务特点进行微调），快速完成该流程建模。

2.合同基本流程模块化，随取随用

根据合同管理业务及体系架构的特点，在流程建模时可根据各层业务合同的具体定位，开展积木搭建式流程建模［3］。即首先按照AOS 流程积木建模思想，融合多种管理要素，进行合同基本流程建模（基础积木单元开发），任意合同基本流程模块均可直接调用，融入通用合同管理流程和专项合同管理流程模块的相关步骤（按需进行积木组合，搭建心仪产品）。基本流程模块如图3所示。

3.编写流程作业指导书，明确操作指南

综合前述2 个步骤的相关成果，针对每个具体合同管理流程，结合合同管理容易出现的问题细化合同管理过程，优化合同管理责任主体、文本模板、分析报警及通报管理等管控要素，将其固化到相关管控流程或模板和表单中，优化合同管理流程，编写合同管理业务作业指导书，作为每项业务的操作指南。通过合同管理作业指导书，一方面精细化合同管理的各个业务环节，另一方面规范化相关责任人员的操作行为，同时为优化合同管理信息系统奠定基础。流程作业指导书的成果如图4所示。