计划生育信息管理系统数据信息在单位人事管理等多方应用和推广的研究

刘金凤?李兵?梁畅?何亚文?张炎敏

摘 要：计划生育信息管理系统在肇庆市市直机关事业单位从2008年开始应用，至今已有10多年的应用历史。本单位同期使用已积累了1000多员工的数据信息。随着国家二胎政策的落实，计划生育工作的开展现状与趋势，国家机构改革的深入，未来传统的计划生育工作职能将逐步减弱，则计划生育信息管理系统在计生工作的应用将逐步减弱。结合数据信息科技发展和数据信息价值深度挖掘及应用，在数据科学理论的指导下，改变创新模式和理念，深化计生数据信息应用和实践。资源与其他人共同分享，以便更加合理地达到资源配置

关键词：计划生育;数据信息;人事管理;多方应用;推广

计划生育信息管理系统在肇庆市市直机关事业单位从2008年开始应用，至今已有10多年的应用历史。此款软件信息经过10多年的不断更新升级，已趋成熟，但它现在只用于管理本单位计划生育工作的一个辅助工具，给计生工作提供了非常便利的各种功能模块。随着国家二胎政策的落实，计划生育工作的开展现状与趋势，国家机构改革的深入，未来传统的计划生育工作职能将逐步减弱，则计划生育信息管理系统在计生工作的应用将逐步减弱。结合数据信息科技发展和数据信息价值深度挖掘及应用，在数据科学理论的指导下，改变创新模式和理念，深化计生数据信息应用和实践。

1 计划生育信息管理数据信息在单位人事管理方面的应用。

1）过期数据信息的应用。在计划生育信息管理系统过期数据是已经注销，且不会发生变化的数据，此类数据有三种：（1）离退休;（2）辞职调动;（3）死亡。2008年至现在，沉积了十多年的过期人员数据信息，对于本单位、本部门或上级部门在对此类人员的统计利用时，可以快速查询，不用查阅连续十多年的纸质档案，不用在电脑查找十多年的辞职人员信息。对于辞职、调动、离退休、死亡人员的家属到单位来要求出具工作证明等，可以快速查询确认一些基本情况，如是否有此人，此人进入单位时间，辞职时间，姓名相同的凭借身份证号码、婚姻状况信息区分，再深入查找档案资料，减少了盲目查找花费的时间和精力。这些过期数据会随着未来发展的需要得到应用发挥它的价值。

2）在线数据信息的应用。（1在线数据信息利用的前提。在线数据是在职员工1000多名的数据信息，这些数据要开发应用好，就要做好数据信息的管理，同时保证数据的可靠、安全性与完整性。及时更新现有的数据信息，及时录入新数据信息，定期在新增员工数据信息录入时备份，每月31日或次月1日备份。为保证数据信息的完整性、准确性，制定《关于职工婚姻生育家庭变动情况定期报告》制度，各科室定期在每年3月、6月、9月和12月各季度月未月底前报告季度内婚姻生育变动情况（婚姻生育：包括结婚、离婚、丧偶、怀孕、生育或收养子女、人流、上环、取环、结扎等）、 家庭情况（包括家庭地址、户籍地址，本人及配偶、子女的移居国外、境外或者在国外境外从业、学习，子女与外国人、无国籍人或港澳台居民通婚，子女死亡）。科室上报后并通知本人及时向人事科报告。科室填写《职工婚姻生育家庭情况变动季度报告表》电子版发医院OA由人事科接收。本人自行到人力資源部或电话等其他方式报告。人事科收集的员工婚姻生育家庭情况变动及时录入计划生育信息管理系统，不断更新员工的信息，为更好应用奠定基础。（2）在线数据信息的应用。完好的数据信息，利用率越高，价值越大。在职人员的工号、身份证号码、联系电话等信息是人事管理工作中经常用到的信息，即用即查询，一键解决。单位或单位各个科室人才架构、人才年龄层次等的统计可以提供初始简单的统计数据。

2 计划生育信息管理数据信息在单位其他管理方面的应用

1）职能部门日常工作的应用。办公室文书管理方面，在辞职调动退休人员基本人员信息查询、在职人员的工号、入职情况。财务人员填报社保缴费系统或其他软件系统需要提供的人员信息如户籍地、户口性质等，办理辞职退休人员和新入职员工相关业务时联系电话的查询。护理部门查询了解护理人员队伍生育情况，科室护理团队的年龄层次、人才架构等查询的初始简单的统计数据，为护理人员人才引进、工作安排提供参考。党委办入党政审、评先评优计生审核提供家庭婚姻状况。

2）业务科室对计生数据信息的应用。某业务科室开展一项与儿童有关的调研工作，查询本单位适合儿童的数据作为调研对象。每年的全院职工体检，体检中心需要男女人数，已婚女性人数，45岁以上或50岁以上等数据信息作为体检经费预算的计算依据。

3 计划生育信息管理系统数据信息在单位人事管理等多方应用的推广

1）推广的前提。本单位人事科从2008年开始应用，至今已有10多年的应用历史。积累了1000多员工的数据信息，除了在计生管理方面应用外，在人事管理和其他方面的应用积累了实践经验，并形成行之有效的制度和措施。

2）推广的价值。（1）利用现有数据信息，再进一步与单位科室根据实际实行数据开放共享，深度挖掘和应用。（2）形成行之有效的制度和措施，为单位行政管理提高工作效率，提升优质服务，提高工作质量。（3）利用医联体单位均使用计生管理信息系统，在人员进修、异地执业方面进行数据共享。（4）向正在应用该软件的机关事业单位推广课题的成果。若全市计生管理信息系统数据能够共享，无疑对市级的治安、养老等方面的信息化管理均有极大的推动作用。（5）向没有使用该软件的单位或企业推荐作为一款人事管理软件应用，它具有价格实惠、有良好的用户界面，操作简单，运行效率高，功能完善，适用性强等特点。

3）推广的计划。（1）本单位利用现有数据信息，与单位科室根据实际实行数据开放共享，进一步深度挖掘和应用。（2）计生数据信息应用积累的经验进行总结，形成制度和措施。（3）向正在应用该软件的机关事业单位进行经验交流，交流应用的细节，并相互学习取经，促进改进数据信息在应用中存在的不足。推广本单位计生数据信息在以人事管理应用为主等多方应用。（4）向没有使用该软件的市内卫生基层单位推荐作为一款人事管理软件应用。镇级卫生院作为公益一类事业单位，行政管理隶属于卫生部门，人事关系管理正规且严格，人事管理者对于员工个人档案信息，包括计生档案信息，只有纸质的档案，或者简单电子表格，没有一个较为系统、直观、操作简单、硬软件设备要求配置低、价格实惠等特点的管理系统。同人事管理软件相比较，它具有价格实惠，单位经济容易接受。计划生育信息管理系统的人员基本情况和婚姻生育情况，可以基本满足人事管理日常查询需要。（5）向没有使用该软件的市内小型企业推荐作为一款人事管理软件应用。小型企业的员工在100多人规模，企业管理者对于它具有价格实惠、有良好的用户界面，操作简单，运行效率高，功能完善，适用性强的特点，适合本企业掌握员工的一些基本情况，更好地开展企业经营管理和企业文化建设，亦可以考虑用它代替人事管理软件应用。

参考文献

[1]昂秀楷.信息化时代教学档案的价值及利用[J].兰台世界，2020.

[2]马龙.正确理解和实现信息共享[J].软件和集成电路，2017.

[3]张希.江苏省卫生计生人力资源管理系统在医院人事管理中的应用[J].中国卫生产业，2018.

作者简介

刘金凤（1975-），女，广东德庆人，现任广东省肇庆市第二人民医院，研究方向：档案管理。