信息化背景下高校教学档案管理及开发利用

岳德海

摘 要：现阶段高校教学档案管理还存在很多问题，将信息技术应用于高校档案管理对于优化教学资源配置有重要作用。信息技术简化了高校传统档案管理繁琐的步骤，从一定程度上优化了教学管理体系，开创了档案管理的新格局。

关键词：信息技术;高校;档案管理;策略

教育改革背景下，高校招生范围也逐渐扩大，档案管理者的工作量也越来越大。如采用传统人工档案管理模式，容易遗漏部分项目，不利于后续档案管理工作的开展。信息化背景下，相关部门对高校教学档案管理提出了更高的要求，要充分发挥信息技术的优势，实现多种资源的高效整合，优化教学资源配置[1]。现阶段高校优化教学档案管理模式具有现实意义，要秉持创新的原则，利用大数据、云计算等各种数据处理技术，完善搜索引擎设置，从根本上减轻档案管理工作人员的负担，提高档案管理质量，优化高校教学资源配置。

1 现阶段高校教学档案管理陷入困境的原因分析

1.1 档案管理工作者思想落后

目前来看，高校的建设规模及招生规模均在扩大，无形之中增加了教学档案管理工作者的工作量。部分管理者仍采用人工管理模式，不仅不利于提高档案管理效率，而且还从一定程度上打消了其工作积极性，使档案管理工作陷入困境。

1.2 档案管理工作者个人素质不能保障

现阶段负责高校教学档案管理的工作者多为其他教学工作的管理者，身兼数职，不利于档案管理制度的创新。还有部分档案管理人员不具备良好的专业素养，不能胜任该工作，其管理思想与时代脱轨、管理效率低、不能熟练应用信息技术、缺乏工作经验等，使高校档案管理工作陷入困境。

1.3 缺乏必要的设备支持

现阶段虽然部分高校将信息技术列为教学档案管理的重要应用技术，但受经济的影响，信息设备缺乏，高校教学档案信息化管理举步维艰。

2 信息化背景下高校教学档案管理模式的优化措施

2.1 做好教学档案信息化管理的宣传

高校要将工作重心放到档案信息化管理的相关宣传上，给相关教育工作者介绍档案管理信息化的特征以及实现路径，提高相关管理者的信息化管理意识。思想对行动有主导作用，高校教学档案管理者要将工作重心放到信息技术的应用方面，结合现阶段档案管理现状提出实现档案管理信息化的具体路径，从根本上提高管理效率。此外，相关工作者还要完善档案管理制度，做好责任分工，并且还要做好交接工作，使各项工作有效衔接，进一步优化档案管理体系。

2.2 加大档案管理工作者的培训力度

档案管理工作者为重要的档案管理人员，其个人素质关系到整个档案管理工作能否正常进行。高校在教学档案管理过程中，要将档案管理工作者的工作培训提上日程。首先，高校要提高档案管理工作者的选拔门槛，不允许不具备专业能力的档案管理人员从事相关工作，保障档案管理工作质量。其次，高校要聘请教学档案管理专家为档案管理人员做工作培训，培训内容包括档案整理方面的内容，也包括管理技术方面的内容，从理论与实践两个方面给予相关工作者有针对性的指导。同时，高校还要完善教学档案管理人员的考核制度，同时还要将计算机操作水平列为重要的考核内容之一，全面提升档案管理人员的素质。再次，高校要将团队建设列为教学档案管理的重要内容，加强教学档案管理团队建设，培养一支高素质的管理团队。提高档案管理者素质主要从以下两个途径实现：

1）细化培训制度，制定阶段性的培训计划。从高校教学档案管理内容来看，涉及多个方面，不仅包括教案整理，还包括教师个人档案、学生成绩整合等多个内容，内容比较繁杂，且这些内容处于动态变化之中，如采用人工管理模式不仅增加了管理人员的工作量，而且信息更新难度也比较大。在整理过程中，相关人员要应用信息技术，提取各个档案资料的关键词，管理人员根据关键词将这些档案归类，提高档案管理效率。在培训过程中，要加强对档案管理人员计算机操作能力培训力度，利用大数据、云计算等多种数据处理技术整合档案，提高档案管理效率。与此同时，相关部门还要制定阶段性的考核任务，考核档案管理人员的工作能力与个人素质，根据考核结果进一步细化培训内容。此外，培訓过程中还要严格筛选培训内容，要符合客观实际，同时还要与时代发展联系起来，引入最新的知识与技术，使高校教学档案管理与时俱进[2]。

2）引进专业的管理人才。高校教学档案管理过程中，不仅要提高内部人才素质，而且还要引进专业的管理人才，弥补现阶段档案管理人才缺乏的漏洞。在此过程中，高校要适当增加人才方面的投资，同时还要打造独特的校园文化，吸引更多的档案管理人才，为档案管理的信息化发展奠定人才基础。高校要秉持创新的原则，突破人工档案管理的束缚，做到人才尽用。因此，人才引进过程中不仅要考察其专业能力，还要考察其信息技术的应用能力，引进综合性的档案管理人才。为了调动人才的工作积极性，高校还可设置多级薪酬，充分挖掘这些人才的潜能，提高档案管理效率。

2.3 增加信息设备的投资

高校要适当增加信息设备的投资，为教学档案管理信息化建设提供有利的条件。首先，高校要购买先进的设备，同时还要更新硬件系统，使其符合现阶段信息技术的发展特征。高校在购买设备的过程中要根据现阶段档案管理现状及信息设备的实际数量及性能制定合理的购买计划，同时还要严格检查设备的性能，选择具有生产许可证的厂家，保障设备能够正常运行。其次，高校还要改变传统的档案管理模式，鼓励档案管理人员应用信息技术进行档案管理，在短时间内整合多种信息，提高管理效率。再次，高校可建立相关的信息管理平台，将同一类档案归到一起，方便管理人员查找各种资料。同时还可在信息管理平台上设置留言栏，方便相关部门之间进行联系，也能广泛征集大众的意见，进一步完善档案管理制度。第四，高校要进一步强化专业管理，要求各个专业的负责人将专业教学档案汇总到一起，方便档案管理人员整理相关信息，同时也能减轻相关工作者的工作负担。第五，高校要加强与其他院校的联合，借鉴其他院校良好的管理经验，结合自身档案管理现状创新管理模式。在此过程中，高校要将创新放到档案管理的重心，不能一味按照其他院校的管理方法进行管理，要体现自身的特色，结合不同阶段高校教学现状进行管理，做到有的放矢[3]。

2.4 加大档案管理软件的开发力度

高校要进一步加大档案管理软件的开发力度。首先相关部门要了解档案管理软件开发标准，如《数字档案馆建设指南》。其次，相关部门还要调查软件开发需求。再次，软件开发后不能直接应用，要事先测试，确认无问题后应用。

3 结束语

高校教学档案信息化管理是一个长期的过程，在此过程中，高校始终要将创新放到第一位，结合不同阶段教学管理现状优化档案资源管理模式，实现教学资源的最优化处理。此外，高校还要适当增加信息设备的投资，为档案信息化管理创造有利的环境。与此同时，高校还要加大对相关工作人员的培训力度，使其掌握更多的专业知识，实现档案的信息化管理。最后，高校还要加大档案管理工作的宣传力度，使管理人员了解更多档案管理的最新知识与技术，并积极投身到管理模式的创新研究中，进一步完善管理制度。

参考文献

[1]温静.信息化时代高校档案服务开发的困境与对策[J].兰台内外，2019（07）：3-4.

[2]吴哲.信息化时代下高校档案管理的创新及发展[J].兰台内外，2019（05）：39-40.

[3]卓玛吉.高校档案信息化的优势和风险分析[J].兰台世界，2018（10）：50-52.