探究国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范

冯琳

摘 要：随着我国社会的快速发展，我国国企在人事档案的管理上有了全新的模式，为人事档案电子化管理方式。与传统的人事管理手段相比，现阶段所使用的人事档案电子化管理有着独特的优势，然而在使用过程中也有着传统人事档案管理所没有的应用风险，因此要针对风险问题做出相应的防范。本文从现阶段国企人事档案电子化管理的独特优势入手，评判其风险并提出相应的防范措施，旨在进一步优化国企人事档案电子化管理手段，将人事档案电子化管理优势不断放大并做好风险防范。

关键词：国企人事档案;电子化管理;优势;风险防范

在国企中人事档案管理是一项重要工作，国有企业的人事档案管理工作是组建人才队伍的基本保障，会对国有企业人才队伍建设以及人才水平发展有直接影响。随着时代的不断发展，科技水平发生质的飞跃，再加上管理手段不断创新，程序逐渐规范化，国企开始应用电子化管理方式，虽然国企人事档案电子化管理有着其他管理手段无法比拟的独特优势，但是也有着独特的风险，在应用人事档案电子化管理的同时要做好防范工作，從整体出发，提高电子化管理水平。

1 国企人事档案电子化管理优势

现阶段我国国企员工人数数量庞大，导致档案信息总量大，需要借助像计算机网络这类功能强大的现代化技术设施展开管理工作，若使用传统的人力档案管理则会导致人力资源浪费，也无法在短时间内高效进行档案管理工作。通常情况下，电子化人事档案管理与传统纸质化人工管理手段相比较来说，电子管理模式在数据计算与储存、档案管理工作效率、信息阅览速度等方面有着无法比拟的独特优势。首先，国企人事档案电子化管理可以对档案进行分类保存且分类工作十分简便，不需耗费较多人力和时间，能够高效快速的实现档案分类保管。传统的纸质化人工收集分类保管会浪费大量的时间和人力，而现代电子化管理模式更加简单可行，电子化人事档案管理手段会经由专业程序设计员按国企人事档案管理部门的工作需求来设计与之相呼应的结构化管理系统，利用结构化管理系统完成后续人事档案管理工作，而人事档案管理工作人员只需要使用这一管理系统快速且便捷的将海量数据录入到电子表格中，管理系统会随之对数据进行处理，从而实现分类。再加上电子化数据占用内存远远超过人脑或纸质档案，只需要按下某个按钮便能实现有效保管，可以快速将需要储存的文件保存。其次，人事档案电子化管理模式能够快速查询或阅览信息且将信息更加直观的展现在查阅人的面前。在查询国企内员工档案相关信息时，如果使用传统纸质化人工管理模式则无法实现，同一时间内对多份信息档案进行浏览，而电子化管理模式能够将这一需求有效实现，可以通过网络软件设施快速查询所需要的人事档案信息，同时还有着在不同窗口直观对比不同员工的功能，将所有需要的信息直观展现在查阅人的面前，使查阅档案工作变得更加高效便捷。

2 国企人事档案电子化管理风险

2.1 电子化档案载体的使用和存放风险

电子化档案载体的使用和存放有着一定的风险，当前最好的载体是光盘与磁带，两者相比较起来，光盘有着记录密度高、储存量大、非接触式记载和信息读取方式、数据传输率较高，在查询信息时能够加快查询速度容易保存。然而这类电子载体需要给予一定的保护，要对电子化档案载体进行养护，注意载体的存放环境，防止在温度高的地方，有阳光对其进行直射，则会加速电子档案载体的氧化影响储存数据，甚至会造成数据的丢失。

2.2 内部网络安全存在风险

内部网络安全风险就是常说的局域网络安全风险，在日常操作中容易因国企电子档案管理工作者的操作失误而触发。主要由于内部网络安全风险是由于内部员工人为疏忽，导致连接局域网的路由器防火墙等网络软硬件设施，存在一定的安全风险，从而造成人事档案资料丢失或出现泄露。其次，内部网络共享为人事档案管理造成一定的安全隐患。在国企内部单位之间会存在着员工互相发送人事档案管理信息的情况，在信息传递和共享过程中容易产生安全隐患。最后，若是国企员工擅自插入未经杀毒或来路不明的储存设备，例如优盘、移动硬盘等，则有可能会将优盘移动硬盘上的不知名病毒传递到电子化档案管理系统上，导致信息泄露甚至丢失。

3 国企人事档案电子化管理风险防范措施

3.1 提高管理人员对档案管理电子化的重视程度

国企人事档案管理工作者对档案管理电子化的注视程度以及对档案管理的认知会直接影响档案管理水平，工作人员的高度重视能够在最大程度上防范人事档案电子化管理风险，从而优化人事档案电子化管理工作质量。因此档案管理工作人员要向上级工作者宣传档案管理电子化的重要性，从而提高对档案管理的重视程度。要将档案管理提上议事日程，对档案管理电子化工作进行检查指导，若发现在管理过程中出现风险隐患则要及时进行解决。同时要定期检查电子化管理载体，对其进行养护和维修，防止电子化档案信息出现泄露或丢失。要对档案进行保护和抢修工作，加大档案电子化建设经费的投入力度，不断完善档案管理电子化系统，从而提高工作效率。除此之外，档案管理工作人员要配备符合档案保管要求的自动选择档案柜，便于档案管理工作人员进行收集归档保管，方便进行档案信息查阅，全心全意做好档案管理工作。

3.2 提高网络安全防范意识

内部网络安全风险，即局域网络安全风险，是国企工作人员之间传输和接收与本单位人事档案资料与数据是常使用的一种网络内部网络安全，是造成人事档案电子化管理风险的主要原因。因此要做好内部网络安全防范工作，提高工作人员的内部网络安全防范意识，加大宣传力度，引起国企内部所有工作人员的高度警惕。在日常工作中，可能产生局网络风险的地方很多，可能未能重视的细节之处出现安全隐患便会导致档案信息出现泄露或丢失。

4 结语

随着社会经济的不断发展，造成了我国各行各业都发生了翻天覆地的变化，我国国有企业人事档案管理也紧跟时代发展趋势，发生了根本性的转变，从传统的纸质人工档案管理转变为电子化档案管理。在人事档案电子化管理模式的应用过程中有着许多安全管理风险，要做好风险防范工作，推广人事档案电子化管理模式，从而优化国企人事档案工作质量，推动国企人事档案电子化管理不断向前发展。

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