加强档案资源有效征集的思考

摘 要：目的：探讨面向社会有目的、有针对性的开展档案资料征集工作，通过有效征集，丰富馆藏资源，改善馆藏资源种类的结构。方法：扩大档案知识宣传，通过网络媒体提高社会对档案征集工作的认可，争取上级资金支持，把握好征集工作的介入时机。结果：通过征集即丰富了馆藏资源，又整合了散存在社会上的档案资源。

关键词：档案征集;必要性;计划性;有效性

档案资源是档案馆生存之本，征集工作作为丰富馆藏、改善馆藏结构的一个重要手段，在档案馆各种工作中是十分重要的。笔者从事征集工作多年，深知征集工作不易开展，但不易开展是否就可以放弃这项工作呢，当然不是，因为征集工作有其必要性，如果把握好几个侧重点，征集效果在一定程度上还是可以保证的。

1 从馆藏现状看征集工作的必要性

1.1 征集是改变单一馆藏结构的重要手段

综合档案馆不仅要为党和政府服务，也要为社会公众服务，这要求综合档案馆必须有丰富的馆藏作为基础、保障，目前各地区档案馆的馆藏，特别是县（区）级基层综合档案馆的馆藏，结构往往不合理，公众查阅率高的专门档案少影响了综合档案馆社会功能的发挥。但令人欣慰的是，各个档案馆均意识到了这一问题，正在加大专门档案的指导接收力度。但是反映一个系统重大活动、重大事件等具有较大利用价值的东西，往往不能通过接收方式接进档案馆，征集工作就很有必要;另外本区域内重点企业和重点项目的档案资料，档案馆也保存得很少，做好征集也非常有必要;还有的立档单位的档案资料不够丰富，特别是七十年代以前，由于机构不健全，各项管理不规范，致使一些具有查考利用价值的原本、原稿没有收集归档，也就没有收到档案馆，征集工作也是解决这一问题的好手段。

1.2 征集是形成特色馆藏的有效方式

特色馆藏能够体现一个地区的档案特色，是一个综合档案馆优于其他综合档案馆的重要表现，馆藏不丰富，没有特色，往往造成可查阅利用的范围狭窄，导致了查阅利用的人不多。解决馆藏特色档案资源不丰富问题，加大征集力度是一个有效方式，比如散存在社会中的家谱、票证、有史料价值的古书等资料，如果征集到档案馆，对于丰富馆藏十分有价值。这需要对现有馆藏特色档案和社会存有的特色档案情况进行摸底调查，分析确定急需建设哪些特色档案资源，哪些特色档案容易形成系列，形成较大规模。同时，还要掌握了解社会上收藏单位的线索，拿出征集方案，明确征集工作的重点单位和操作

步骤。

1.3 征集是促进馆藏开发的重要补充

档案馆在提供日常利用工作的同时，也开展多种形式的编研工作，举办各种展览，这是开发档案信息资源，提高档案馆利用率的好形式。但往往由于馆藏内容短缺，急需的档案资料没有收集进馆，从而影响了档案馆开发利用工作的开展。而征集工作有范围定向、同类档案集中聚集的特点，将征集资料通过展览、出画册等方式进行展示，不但促进了馆藏的开发，更能增强档案工作的文化底蕴，向社会传达正能量。

2 对加强征集工作有效性的几点思考

在组织征集工作时，征集人员往往会遇到一些现实问题，影响征集效果。比如缺少征集工作的具体办法，缺少对捐赠者的奖励标准、奖励形式等;对年代久远的资料或物品，接收人员判断不出它的价值，不能当时给捐赠人一个明确的答复;缺少征集资金;没人响应征集活动。针对这些问题，笔者提出以下解决办法：

2.1 提高征集的计划性、目的性是保证征集效果的前提

一是制订有效征集计划。做好年初的征集计划，确立全年征集目标，是搞好征集工作的保证。一方面要针对实际情况，制定好征集工作计划和目标，确定奖励标准和奖励形式;另一方面还要根据形势的发展、变化和工作需要，随时调整、增补征集的内容，确定征集对象，妥善安排工作，保证征集任务的完成。根据笔者的经验，开展专题征集往往比综合性征集效果要好，通过制订有目的、合理的征集计划，是保证征集效果的前提。

二是结合区域重大活动开展征集。重大活动往往是一个区域党委、政府的重点工作，成功的重大活动也往往会成为一个地区的城市名片。开展重大活动档案资料的征集，往往目的性强，效果好。青岛国际啤酒节是国内十分成功的节庆活动，在国内外具有相当高的知名度和影响力。每年都推出纪念品，为了完整地保留历届啤酒节的成长印记，我馆自1997年第七届青岛国际啤酒节由崂山区承办时，便积极协调青岛市啤酒办公室，力争征集每一届的啤酒节实物档案，并他们免费寄存一套，目前崂山区档案馆收集了啤酒节有关照片1000余幅，实物档案350余件，形成了极具特色的实物档案资料。

三是结合文档编研工作开展征集。档案馆每年都会有计划的推出编研成果，结合这些编研项目开展征集，会比较易于开展征集工作，并且这些资料进馆后可以得到快速加工，可以更快捷地社会服务，同时也能为编研部门减轻负担，有利于提高工作效率。档案征集人员要善于捕捉信息，重视随时发现的新线索，确定新的征集目标，特别是利用网络信息传播快、时效性强的特点，从中捕捉新的信息开展

征集。

2.2 加强调研是做好征集工作的有效办法

近年来，档案征集工作开发出了不少好的形式、比如利用广播、电视、报、刊等媒介，或利用各种会议或会场发送文件及征集通告等形式进行宣传，征集工作取得了一定成效，但也有些征集工作由于没有深入调研征集效果不佳。青岛市崂山区档案馆既有没有调研而征集效果不佳的教训，也有因有调研而成功的经验。近几年崂山区的城市化进程不断加快，高楼大厦拔地而起，传统村庄逐渐消失。为收集老村庄的记忆，崂山区档案馆于2010年开展社区“老物件”征集活动，到准备拆迁的社区开展征集，由于事先没有调研摸底，直接到几个社区的拆迁协议签订现场开展征集，结果效果不佳，基本上没有征集到有价值的物品。而始于2009年的家谱征集活动就是另外一番景象，在家谱征集前首先通过街道对全区各社区现存家谱族谱进行了摸底调查，详细了解了各社区的姓氏及家谱持有人情况，然后逐家登门拜访征集，通过耐心细致地工作，使居民了解档案馆征集家谱工作的意义，大多数居民十分配合地拿出了家中珍藏的家族谱。到目前为止征集家谱300多套，电子家谱500多套，至今还有些社区将新编家谱送至崂山区档案馆要求保存。由此可见，在征集進行前进行有效的调研是做好征集的有效办法。

2.3 征集方式灵活多样是做好征集工作的有利措施

要征集的物品是多种多样的，不受时空限制，即可以是古代的，也可以是当代，征集物品的形式可以是资料，也可以是实物，可以是照片，也可以是音像，因此征集工作对于提高馆藏档案资料的“含金量”，提升档案馆文化品味具有不可替代的作用。征集工作根据其工作性质、征集的对象、内容、门类等，可采取多种形式：定期收集与随时征集相结合;上门走访与送档进馆相结合;自愿捐赠与宣传教育相结合;邮寄与会晤形式相结合;成批接收与零散征集相结合;既定征集内容与主动捕捉征集信息相结合;档案部门独立举办编研成果展与和相关部门联合举办出版物、编研资料展评相结合;档案馆与档案室相结合等。

2.4 领导支持是做好征集工作的重要保证

征集工作难度大、不被重视，涉及的范围大、对象复杂，还需要资金支持，因此，争取各级领导的支持是做好征集工作的重要保证，首先领导支持意味着征集资金得到保证，档案部门要做好征集工作，必须将征集资金列入次年财政支出项目，特别是对珍贵的档案资料的征集，更是如此，能够有领导的重视与资金的支持，征集工作才能顺利有效的开展

作者简介

辛峰（1981-），女，山东青岛市人，本科毕业馆员，研究方向：档案。