新形势下职业院校文书档案管理探讨

赵静文

摘 要：文书档案不仅仅是学生学历的代表，更是学生时的青葱岁月的美好记录，同时还是后期就业时的一道通关符，可是在现代新形势下文书档案管理工作常常得不到重视，档案流失的现象也较为严重，本文将针对新形势下职业院校文书档案管理工作进行探讨，指出当下所存在的问题，制定出切实可行的改善措施。

关键词：档案管理;现状;探讨;改善措施

职业院校传统的档案管理主要包括早期的信息采集与归档，对于后期的材料收集较少，且所收集材料缺乏规范性，但是随着社会和经济的发展，很多机构都在相继转型，职业院校也同样如此，因此职业院校的档案种类越来越多，在新形势下档案管理工作也必须通过一系列改变进而符合新时代发展要求。

1 当前职业院校文书档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理单位对档案管理工作不够重视

针对档案管理工作，很多管理单位通常认为只是需要将档案归置保管好便可以了，不具备专业性和科技技术性，因此在人员安排上也较为随意。但其实档案管理工作包含内容众多，例如收集档案、整理档案、保管档案、维护档案、借阅档案等都属于档案管理工作范畴。

1.2 学生档案内容单一、材料不全，被利用率较低

学生档案内容的单一性体现在学生档案中的组织性的结论和老师评语以及个人鉴定等都不具有专业性，所陈述的内容较为任意;而关于体现学生个人德、智、体、美、劳等特长以及专业素质能力的材料较少，内容和语言风格还有陈列格式都千篇一律，不具有创新性，因此学生档案收藏价值和使用价值都相对较低。而造成学生档案使用价值低的还有另外一个原因，部分职业院校为了美化学校的教育成果以及帮助学生顺利毕业、顺利就业，会通过一些非常规操作促使学生的成绩较为可观，将学生的不及格科目美化为优势科目，学生如果在校期间违反校规校纪被处分并记录档案，在毕业时学校也会将档案里的所有不良记录清除，通过保持档案的完美性而失去了档案的真实性与完整性，因此很多企业，尤其是民营企业在进行任人选用的过程中只注重学生的实际专业水平，并不会调取学生档案对其进行考核，進一步显示了学生档案的低利用率[1]。

1.3 毕业生的弃档行为也会造成档案流失

毕业生的弃档行为在现在职业院校中是很普遍的行为，一方面是由于“完美的”档案对于毕业生的择业和就业没有任何帮助;另一方面有部分学生认为未来就业更多的是靠关系与个人的实际能力，档案无所谓;还有一方面是因为大部分毕业生没有意识到毕业时可以将档案申请转移或者是托管，因而自主的放弃了档案。

1.4 电子档案网络化管理机制有待完善

虽然档案管理中也已经成功的运用现代化信息技术，但是电子化档案网络管理也存在着一些问题。例如如何规避学生档案的“完美性”，尽可能的保证档案的真实性与安全性，在电子化档案网络管理中用户的权限该如何被定义，查询信息之前需要准备哪些相关的书绪，在什么条件下用户可以更改自身的信息等，此外网络的安全系数有待提高，长期保存电子档案的软件还需要再进行更新升级等，没有完善的电子档案网络化的管理机制。

1.5 档案管理人员的专业水平有待提高

虽然当前有部分职业院校有聘请专门负责档案管理工作的人员，主要负责日常的档案收集和整理以及归档等工作，但是当前的档案管理室的工作人员大都不是管理专业出身，且没有经过系统的、专业的培训，专业水平、专业素质都相对较低。现在新技术也被逐渐运用到档案管理工作中，而这一技术对于专业水平、专业素质都较低的档案管理人员也是一大难题，因此便直接影响了职业院校文书档案管理工作的水平。

2 针对当前文书档案管理工作存在的问题拟行的改善措施

2.1 加强管理部门对档案管理工作的重视度

学校应加强对档案管理部门的重视，一方面加大对档案管理部门人力、物力、财力的支持，另一方面学校对档案管理人员实行责任制，并由校领导成立监督小组对其定时的进行监督和指导，还有定期的对档案管理部门的领导及工作人员进行思想意识教育，使其认识到档案管理工作的重要性，进而促进档案管理工作的效率提高。

2.2 提高档案的利用率

档案利用率的提高需从三方面入手，一方面为学生，另一方面为学校，还有一方面为教师。首先学校方面需保证学生档案的真实性与完整性，在此基础上通过收集与整理材料使档案内容进一步丰富，除此之外还应杜绝“完美档案”的再出现;其次教师方面，首先需告诉学生档案的重要性，其次除了鼓励学生认真学习之外还应积极引导学生参加一些积极的、有意义的组织性或竞赛性的活动，帮助学生丰富档案内容，最后告知学生关于学校的校纪校规，并对学生进行思想教育和素质教育，防止学生出现违规违纪的举动;最后是学生方面，学生应改变以往对档案的错误认知，懂得如何保护自身的档案及隐私，在校时不仅要认真对待自己的每一门学科认真学习，另外多参加一些有意义的组织性的或竞赛性的活动，丰富自身的学习能力与实践能力，促使自己的档案可以更加丰富与精彩，在毕业时主动地根据自身情况转移档案或者进行档案托管等，继而保护自己的档案[2]。

2.3 完善学生的档案管理制度，并且将电子档案与纸质档案相结合

职业院校的相关部门应加强对档案管理工作的认知，将高等院校的档案管理制度与职业院校的实际情况相结合，建立并完善属于职业院校的档案管理制度，明确要求学生档案的归档范围与标准，并予以专人管制。学校应规定有关部门应定期收集和评价学生的学习材料，包括技能材料、论文材料等，待收集整理好之后移交至学校的档案管理部门。

由于在当前信息技术中电子档案的印章技术、密封技术以及签名技术都还存在着一定的缺陷，因此电子档案与纸质档案保持共存的状态是目前最为妥善的解决办法。当学生初入学校开始便将学生的基本数据记录入册，管理人员做好维护工作，在档案管理的电子系统中学生与教师以及管理人员都是该系统中的用户，但是每个用户的权限定义不同，进而可以在一定程度上降低档案的“完美性”，同时为了保证档案的真实性与完整性，仍需要将学生的相关材料及时的收集与整理、归档，重要的数据不仅要保存纸质档案还要保存电子档。在收集的资料当中如果有需要永久性的保存的文件，不仅要将纸质文件进行签名归档，还要将文件中的数据复刻到关盘当中[3]。

2.4 提高档案管理人员的专业素质水平

针对现有的档案管理人员对其定期进行专业的、系统的档案管理知识培训以及计算机知识培训以及数字通信技术培训等，并实行考核制度，鼓励管理人员积极的参与到培训学习当中，除此之外还可以通过聘请专业的档案管理人员以及档案管理部门的负责人等方式提高整个档案管理团队的专业素质水平。

3 结束语

时代在不断发展，而处在发展轨道上的组织或机构也时刻不能停下其发展的脚步，职业院校如此，职业院校中的文书档案管理工作更是如此，况且在发展的过程中还可以搭乘科技技术的便车，进而提升文档管理水平及管理人员的专业水平等。档案管理看似是一个简单的工作，其实一点也不简单，需要不断地收集、归纳与整理以及后期的维护等，内容丰富多样、工程量庞大且整理与维护的时间较长，因此学校应该加大对文书档案管理工作的重视，加大投入力度，及时更新与改进管理方式，保障文书档案的安全性与完整性。

参考文献

[1]刘洁.浅析新形势下职业院校人事档案管理的发展[J].中国管理信息化，2018，21（08）：173-174.

[2]孙红玲.新形势下职业院校的档案管理[J].科技创新导报，2017，14（14）：227+229.

[3]程珺.新形势下职业院校学生档案管理的再认识[J].山东工业技术，2013（14）：267+191.