国有企业如何加强档案管理

2020-08-07耿加杰

卷宗 2020年18期

耿加杰

摘要：在可持续发展及经济下行压力增大的新形势下，国有企业需要不断的深化改革，优化资源配置，同时应该管理好企业档案，为企业发展打下坚实的基础。企业档案详细的记载了企业的历史沿革，人力资源，专有专利技术，管理制度，项目流程等信息，科学利用好企业档案，可以有效的提升企业的管理水平，提高员工的素质，增强企业的核心竞争力。

关键词：企业档案;人力资源;核心竞争力

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等归档保存的历史记录，其本质特性是第一手记录，原始凭证。

在可持续发展及经济下行压力增大的新形势下，国有企业需要不断的深化改革，优化资源配置，同时应该管理好企业档案，为企业发展打下坚实的基础，企业檔案详细的记载了企业的历史沿革，人力资源，专有、专利技术，管理制度，项目流程等信息，科学利用好企业档案，可以有效的提升企业的管理水平，提高员工的素质，增强企业的核心竞争力。

1 目前企业档案管理存在的问题

1）对企业档案管理重视程度不够，在企业档案管理过程中，普遍存在档案管理责任不清，因不负责任、不遵守档案制度，导致档案损毁、丢失的情况时有发生，举例说明：有人事管理权的国有企业，员工档案有的放在原单位，有的放在当地的人才服务中心，即使员工档案存放在人事部门的，也存在着信息不全，资料缺失的现象，使员工在评审，晋升等方面受到影响。

2）企业档案管理分散，企业档案管理，是复杂和专业性很强的工作，由于管理缺失，企业档案的存放普遍分散在财务、技术、企管、研发部门等部门，导致各自为政，存放不准不一，很难保证档案的准确性和完整性，使得查找档案费时费力，无法保证档案的安全和完整。

3）信息化程度不高，在当前的信息化时代，国有企业的档案仍处于原始的纸质材料管理水平，查找档案资料，考人工检索，随着时间的推移，纸质材料渐渐酥脆，使档案保存面临着巨大的风险和保存成本。

4）企业档案管理人员专业性不够，意识不强，有的档案管理人员把秘密和非秘密文件混合组卷，混合保管，很容易造成秘密泄露的隐患;有的人事档案管理人员思想懈怠，警惕性不高，造成个人信息泄露，给个人和社会造成不安全隐患.

5）档案室硬件环境设施不齐全，个别单位根本没有专门的档案室，容易引起档案材料发生霉变、虫蛀，影响档案的质量和完整。

2 加强企业档案的重要性

中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发【2014】15号），这是1994年以来中共中央办公厅、国务院办公厅印发的第一个关于档案工作的文件，是新中国历史上党中央、国务院全面系统指导档案工作的又一个纲领性重要文献，体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视和巨大支持。

深刻认识企业档案及档案工作的重要价值，提高全社会全员档案意识、是档案工作和档案工作者长期要坚持最重要的神圣和艰巨的任务，也是做好档案工作的基本的、根本的保障。突出强调档案工作是“不可缺少的”“基础性”地位，不是一项可有可无的补充性、装饰性工作，没有基础地动山摇，基础决定成败，关乎持久的健康的发展。

3 如何加强企业档案管理工作

1）依法依规，目前，企业档案方面的法律法规的主要构成有档案法律，地方性档案法规，档案行政法规，档案行政规章，档案规范性文件.以济南市为例有《中华人民共和国档案法》，《山东省档案条例》，《济南市档案管理若干规定》，《企业档案工作规范》，《项目档案管理规范》，《会计档案管理办法》，《科学技术档案案卷构成一般要求》，《山东省重大活动档案管理办法》，《归档文件整理规则》，《照片档案整理规范》，《干部人事档案收集归档规定》，《企业职工档案管理工作规定》，《山东省档案工作科学化管理规范》。企业应当依照法规要求，保证档案工作科学发展，用法律的权威性、强制性、约束和引导单位、个人档案行为，保障档案工作规范发展，学法，懂法，用法。

2）落实责任，建立完善档案管理“四级”责任人制度，单位领导应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入单位发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障，解决人财物及重要问题。将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。单位应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。对在档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励;对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。

3）加强信息化管理，建立企业档案网站，把经常用到的会计凭证、报表、工商登记信息、各种资质证据录入系统，通过信息系统和网络及时准确地获得多种档案信息，利用企业档案中相关数据设计出有利于管理和决策的数据模型，以充分利用档案资料。实现档案信息的网上检索，对历史久远的档案及时进行电子修复，为用户提供更好的服务。

4）配备素质较高的档案管理人员。随着档案信息化的发展，对档案管理人员专业水平提出更高要求，所以要树立风险意识、保密意识，熟悉档案管理的业务流程和基本要求，提高工作效率，采用科学的管理模式和技术手段，使档案工作更实用、更安全。

5）完成对纸质档案的数字化处理。为适应档案管理要求，将现有的纸质档案通过扫描实现重要档案的数字化，建立高效的信息检索系统。做好电子档案的数据备份工作，实行双备份制，建立数据备份和恢复系统，确保关键信息可以在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复和重建。

4 总结

随着企业的发展，档案管理越来越重要，保存纸质档案愈来愈困难，运用现代的电子技术，使档案实现数字化，不仅可以充分利用档案的信息，更可以实现档案的永久保存，重视和加强档案管理，保持档案的原貌，维护档案的真实性和完整性，不仅对企业的工作和经营有意义，对整个社会发展也具有长远和现实意义。

参考文献

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