档案管理创新与服务模式研究

李玲

摘 要：在社会信息化发展速度越来越快的过程中，针对单位而言，档案管理属于极其重要的一项工作内容，能够促进自身持续发展。想要使档案管理更加合理，并使自身可以飞速发展，运用现代化手段实施管理工作极其重要。对此，笔者针对档案管理工作的实际情况，探究了创新档案管理方式以及服务模式的方法。

关键词：档案管理;服务模式;创新方法

在国家经济体制以及政治体制不断深入改革的过程中，信息化技术发展越来越迅速，对于单位而言，档案管理决定着自身未来的发展。可是在实际档案管理过程中，依旧有很多不足存在其中，如，管理缺乏规范性、档案工作比较滞后等，这些在档案管理以及服务这两方面表现的更加明显。通过对问题产生的原因进行分析，会发现这些问题都是因为传统管理方式的运用而产生的。因此，想要创新档案的管理方式以及服务模式，一定要完善基础服务内容、拓宽服务领域、开发档案信息资源等。文章探究了创新档案服务模式的方法，并从信息开发中心的构建、深化层次编制、安全保障体系构建、全方位提供服务等几方面实现共享档案信息的目的，希望能够在此基础上飞速

发展。

1 对信息开放中心进行构建

在信息化社会飞速发展的过程中，网络信息资源越来越丰富，以前那种“实体保管”档案管理模式已经无法满足当今档案管理服务的需求。构建WEB档案管理服务平台，进而使档案管理工作可以顺利展开。对于开发利用以及回收档案资源而言，部分单位开始运用建立信息开放中心这种方式，进而使自身发展可以与时代发展相适应[1]。为了对档案管理方式进行优化，需要合理运用信息化手段。通过档案的开发，能够明确档案的主要宣传内容、宣传方式以及宣传重点等。

想要使档案信息开发实现多元化，需要从以下几方面入手：想要使用户在检索资料时更加方便，可以通过资源网对档案数据库与档案服务数据包进行构建;想要使档案资料服务具备更广阔的空间以及更长的时间，一定要掌握时代发展情况，然后在此基础上，对信息化系统进行高效构建;还需要探究档案信息化管理问题，然后实现社会大众对档案的查询，如，登记档案资料查询服务、单位内部利用服务等。当然，单位一定要重视边缘以及利用档案资源工作。对于此方面存在的不足，能够在原始档案信息的基础上对信息开放中心进行构建，这样将为针对性较强以及信息含量较高的档案产品形成提供支持，进而使档案原件具有的价值充分开发出来。

2 有效落实档案编制工作

对于档案管理工作而言，我们必须明确一点，即档案资料包括单位平时所有数据运行情况以及具体工作内容等，同时还要归纳整理原始数据，并在了解现实工作需求的基础上，科学地处理所有信息。此外，必须确保信息真实有效，并将有价值的信息归纳整理出来。上述方法都是希望档案编制与机关单位的发展需求相符合，进而使单位可以在这些数据的支持下稳定发展。实际工作过程中，单位如果想要对档案信息资料进行科学管理，必须注意以下几方面内容：其一，档案将决定着单位未来的发展情况，在档案编制的时候，单位一定要聘请在此方面经验比较丰富的专家负责此项工作，进而使档案资料得到更加科学有效地处理[2]。其二，如果某些资料涉及单位细节问题的，那么在编制过程中，一定要对其完整性以及细致性加强重视。其三，在处理档案资料的时候，应该及时提交编制好的资料，还需要按照时间顺序对资料进行保管处理，同时，还应该将档案资料具有的价值充分的发挥出来，进而使编制的资料更加全面。四，在对档案资料内容进行处理的时候，如果文档档案来机关单位的管理部门，档案管理部门一定要做好汇总编制工作。其五，因为档案数量非常多，而且种类也非常多，应该运用优先有序的方式处理档案资料。

3 对安全保障体系进行构建

建设成果决定着单位是否能够长久发展，确保档案内容不外泄，是档案管理工作者必须担负起的责任。针对档案信息而言，构建完善的安全保障体系，能够保障档案管理系统的安全，确保所有归档电子文件都可以有效、完整以及真实。同时，对于档案信息设备以及办公计算机而言，管理工作者也必须对其进行科学管理;对于涉密档案的应用系统以及电子设备，必须使保密要求得到满足;对于涉及机密的互联网以及计算机系统，应该运用物理隔离方法进行处理，此外，涉密计算机一定不要与互联网连接，而且还不能运用互联网对涉密信息进行传输。单位必须定期对档案管理工作者进行安全教育，使他们严格保守商业机密，还能够运用奖罚制度对管理工作者的职业行为进行约束，从而使档案信息得到安全保护[3]。

4 提供全方位的服务

不但要运用科学的方法对档案进行管理，还要运用独特方式将所有思想联系起来，突破“实质保管”这种传统档案管理意识的约束。对于以鉴定、管理、统计、收集、管理数据利用等为主的档案而言，想要了解他们其中存在哪些有用的信息资源，那么对服务模式进行创新极其重要。创新档案管理模式具体包括以下几种：新型电子档案、档案管理创新问题、计算机网络化等。明确重点，并对难点进行突破，保证能够及时、准确以及完整地对档案管理提供服务，确保开发档案新途径[4]。所以，想要使管理模式能够达到全方位管理，那么一定要具备强有力的技术支持以及物质保障。对单位信息利用以及开发中心进行构建，使机关单位档案得以开放，这是档案管理工作中必须实时的环节。而单位在实际运行的时候，通常会用纸质的方式对档案进行存档处理，这无法满足现代化发展的需求。针对此种情况，一定要为档案管理提供全方位的服务，强化数据信息建设，将机关单位发展需要的资源提取出来。譬如，对档案进行电子化管理，能够明确工程项目的实际情况;想要使档案管理实现信息化，必须将电子文档具有的优势充分发挥出来，能够使档案管理实现快速查询以及搜索等功能。除此之外，还应该对科目进行编目处理。想要全方位为档案管理提供服务，并对档案资料进行科学化管理，一定要定期完善档案信息的实际存储内容，与此同时，还要严格控制数据资源的准确率以及质量等[5]。其一，一定要树立服务大局、协作、开放、竞争以及改革的发展理念。其二，对整理电子文件的标准进行制定，并构建完善的软件设施以及硬件设施。其三，运用相应的物资保障以及政策，进而保证单位可以稳定运行。

5 结束语

总而言之，单位档案管理过程中，如果出现信息处理方式不先进、基础设施较为落后、档案室才刚刚建立等一系列问题，致使单位出现档案信息开发速度较慢或者处理档案信息效率较低等情况，必须研制出一个新途径将这些问题有效解决。想要使档案资源可以服务于单位的发展，那么必须对档案资源具有的价值进行充分挖掘，然后探究出一个崭新的发展模式。笔者根据机关单位的档案管理情况，制定了创新档案管理以及服务模式的方法，这些方法的實际操作性非常强，希望能够在此基础上，获得更高的档案管理效率。

参考文献

[1]王爱勤.提升道路运输行业档案管理水平的对策分析[J].河南建材，2020（5）：157-158.

[2]谷士鹏.医院档案管理工作的意义和措施——评《信息工作与档案管理》[J].中国医学装备，2020，17（4）：207-208.

[3]常大伟，吴敏.基层单位档案制度执行力建设的问题与对策——基于基层人民法院诉讼档案管理实践的分析[J].北京档案，2020（5）：31-33.

[4]胡燕平，焉丹，杨学来， 等.以搭建供应商平台来提高我院医疗设备档案信息化管理的探究[J].中国医疗设备，2020，35（5）：137-140，148.

[5]吴志杰.企业文件与档案管理体系的转型与发展——《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》书评[J].北京档案，2020（4）：38-41.