新时期强化事业单位档案管理的研究

黄翊鹏

摘 要：提升档案管理工作水平，完善档案管理工作流程，强化档案管理工作力度，完整、规范、科学的记录日常工作，可为推动单位高质量发展提供基础保障。本文就新时期背景下事业单位如何强化档案管理工作作出分析，提出建议，以供参考。

关键词：新时期;事业单位;档案管理

事业单位作为当前社会事务管理的重要参与者，承担大量基础公益服务职能，受到政府与社会各界的广泛监督。科学高效开展档案管理，全面准确记录主要工作，可为辅助领导决策，维护单位合法权益，保障工作平稳有序进行提供有力支撑。但目前由于受机构编制、场地经费等客观因素限制，以及长期以来形成的档案管理是“幕后”工作等错误认识的影响，各单位普遍对档案工作重视不够，对人员缺乏系统培训，日常工作中时常出现档案丢失、归档资料混乱、不完整等问题，导致档案资料难以发挥资政作用和凭证价值。本文从分析事业单位档案管理工作存在的问题入手，在工作机制、管理手段、人员队伍建设等方面提出建议策略，以期为更新事业单位档案管理理念、创新管理方法，应用全面合理的管理策略，不断提高整体工作水平提供参考。

1 事业单位档案管理工作存在的问题

1）档案管理制度不完善。完善的管理制度可为事业单位档案管理工作提供有力支撑，促使档案管理工作更加规范有序开展[1]。但由于长期以来档案管理在事业单位各项工作中未受到应有的重视，导致其所相关的工作流程、管理制度在规划制定方面存在较大的滞后性。虽然有部分事业单位能够为档案管理工作配备相应的管理制度，但制度内容不科学、不贴近实际，使得制度执行效果较差，未取得预期

效果。

2）档案管理信息化水平较低。信息技术及智能设备的有效应用，可辅助档案管理人员高效管理档案资料，提升工作效能[2]。但现阶段事业单位档案管理方式多以人工为主。随着经济社会快速发展，事业单位职能不断转变，工作要求标准显著提升，资料数据不断增多。传统的档案管理模式，已难以适应现代化工作需要，利用信息技术设备，建立数字化档案，提高信息化管理水平，已经成为提升工作水平的现实需要。

3）档案管理人员能力不足。无论是人工管理还是应用信息技术，都需要配备专业的档案管理人员，能够对档案管理工作各项环节进行全面管理，及时解决存在的问题或隐患，同时也能够对档案管理工作的长远发展提供有效建议。但目前档案管理人员能力不足，事业单位难以根据档案管理工作需求制定相应的人员培训计划，即使开展培训工作，在培训过程中很多档案管理人员也只是掌握基础的档案管理内容，在档案业务的新知识、新管理方法、新技术等方面缺乏深入了解，导致人员整体能力水平较低。

2 新时期强化事业单位档案管理的策略分析

1）完善事业单位档案管理制度。紧跟时代步伐，及时对档案管理制度作出优化调整，以完善的管理制度推动和保障档案管理工作的有序进行[3]。一是提高对档案管理工作的认知水平及重视度，了解档案管理工作开展对事业单位发展的重要性，加大对档案管理工作的人力、物理投入，改变档案工作弱化、边缘化的现状。二是深入分析当前档案管理工作要求、内容，结合本单位职能及现阶段工作开展情况、发展规划等方面，科学设置管理部门，对综合性档案、业务档案、干部人事档案进行归口管理，厘清管理权责，明确责任主体。三是根据我国档案管理工作相关要求，梳理完善现有管理制度，强化对文书档案材料的整理归档、人事档案材料的收集报送管理，严格做好档案材料验收、鉴别等工作内容。建立健全档案库房管理、档案安全应急处置、人员培训等方面制度。同时，严肃工作纪律，对违规违纪违法工作行为予以严惩，促进档案管理工作的健康开展。

2）提高档案管理工作信息化程度。积极运用图像识别、大数据等现代信息技术建立数字化档案管理系统，通过配备扫描仪、开发应用软件等方式，将档案资料录入相应的管理系统[4]。利用系统对档案资料进行安全存储和自动化、智能化分析处理，实现高效便捷的查询阅档功能。这种档案管理方式，一方面能够确保档案资料内容完整、准确;另一方面能够提升档案资料存取效率，便于档案管理人员进行管理;更重要的是，可以有效减少对纸质档案的使用损耗，延长纸质档案寿命。另外，开展档案管理信息化建设，还需要加大对信息技术及设备使用方面的安全管理力度，做好相关软件系统、智能设备的安全加密工作，如根据用户设置访问权限，采用人脸识别方式定期对档案管理系统及设备的运行状态进行检查维护，确保档案管理工作的安全稳定[5]。

3）高效开展档案管理人员队伍建设。高水平高素质的档案管理人员能够快速熟练掌握工作技能，严格按照管理制度和相关要求高效开展各项工作，促进档案管理更加全面合理。因此，档案管理人员的业务水平和工作能力对档案工作的开展质量、管理效果、信息化应用程度等方面有重要作用。工作中，需注重对在职档案管理人员的培养，紧跟形势发展变化，时刻关注档案业务的新知识、新技能，根据档案管理人员的实际情况和能力水平，合理设计培训内容，设置考核目标，强化档案管理人员的学习意识，通过理论知识讲解、软件技术技能实践操作等方式，帮助档案管理人员快速更新知识结构，加强技能储备，有效提升档案管理人员的综合能力，为更好地从事本职工作奠定基础。同时，还要注重关心关爱档案管理人员，制定科学有效的激励机制，在考察专业能力的基础上，突出对工作态度、创新能力等综合素质的考量，让长期默默在一线奉献的人员得到更多的晋升机会，更好地激发工作人员的积极性、创新性。

4）拓展档案管理服务范畴。首先，要转变工作思路，结合电子政府、办公OA建设，通过办公网络将成文材料及时归档，使档案资料由事后收集变为事中收集，进一步提升档案资料归档效率。采取协作共管的办法，建立相应的档案资料填写、收集标准，对于常规性工作制定制式表格，将档案管理工作由被动收集变为靠前指导，引导资料形成部门或者个人规范打印，为后期扫描、软件提取信息奠定基础。其次，要积极融入单位的各项工作，将档案管理由“幕后”变为“台前”，使档案记录的历史经验切实发挥指导作用。比如，在编制单位发展规划、项目招标等重大工作时，通过调阅以往档案资料，可以充分总结借鉴成功经验，帮助承担具体工作的人员迅速了解情况进入角色，确保单位各项工作有序传承衔接。第三，还要针对档案信息进行整理、编纂，让档案得到全面的开发和应用，将档案管理和服务由对内收集保管扩展到对外宣传利用方面，通过制作视频短片、图片展板等方式，以档案工作独有的视角，生动直观的宣传展示单位全貌和细节，诠释单位历史，进一步提升单位影响力和公众认知度。

3 结语

综上所述，新时代发展背景下，事业单位应加强对档案管理工作的重视度，全面分析目前档案管理工作过程中存在的不足之处，通过完善管理制度、提高档案管理信息化水平、加强人员培训等方式规范档案管理流程，促进事业单位档案管理工作的开展更符合时代发展要求。

参考文献

[1]傅琛，郑爱芳.对事业单位档案管理中的电子档案管理的研究[J].卷宗，2020，10（5）：99.

[2]洪彬.事业单位档案规范化管理策略探讨[J].办公室业务，2020，（6）：103-104.

[3]贾洪慧.试论事业单位电子档案管理[J].办公室业务，2020，（6）：105-106.

[4]高阳.刍议事业单位档案管理的现代化路径[J].神州，2020，（9）：253-254.

[5]肖婷.新时期事业单位档案管理創新思路[J].办公室业务，2020，（5）：107-108.