自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用

李迎春

摘要：人力资源与社会保障部门开展档案管理工作期间，可以采用自动化办公方式，以期能够有效提升档案管理效率，缩短档案查询时间，实现高效的文字信息和文件共享，提高文件管理的水平，保障人力资源与社会保障档案管理工作质量能达到规定要求。本文就自动化办公在人力资源与社会保障管理中的应用进行研究，以期能够进一步促进我国档案事业的发展。

关键词：自动化办公;人力資源;社会保障;档案管理

作为民生档案的重要组成部分，人力资源与社会保障档案的内容主要为劳动者的保险信息、基础信息、就业信息等，这些信息与劳动者的权益息息相关，直接关系到劳动者是否能够享受社会保险的待遇。因此，人力资源与社会保障部门要重视自动化办公的应用，更新档案管理理念，以期能够更好的满足业务部门对档案信息资源的需求。

1自动化办公概述

自动化办公应用WEB计算平台，能够将计算机网络功能与现代化办公结合在一起，本身是一种新型的办公方式，部分行政机关也会将自动化办公称之为电子政务，企事业单位会将自动化办公称之为办公自动化，办公自动化能够有效的优化人力资源与社会保障档案的管理组织结构，完善人档案管理机制，提高档案管理效率，为部门决策提供有力的数据依据。

2传统人力资源与社会保障档案管理的不足之处

传统的人力资源与社会保障档案管理方式也采用了自动化办公方式，档案信息资源的管理效率得到了有效提升。但是，在实际应用过程中，由于就业服务等档案信息资源多为纸质资料，这些情况都给档案管理工作开展造成较大阻碍。另外，这些纸质实体资料一般都存放在社保部门和职介所，随着时间的推移，这些档案信息会不断更新，而办理社会保障和劳动就业保障等手续时，需要严格审核、传递、调阅这些资料，不仅严重拖慢了部门业务服务的水平，严重的情况下还会导致原件出现损坏、遗失等一系列问题。同时，经济发展水平的提升，也在一定程度上增加了人力资源与社会保障档案信息资料的数量，增加了管理人员的工作量，致使自动化办公无法发挥出自身价值。

3人力资源与社会保障档案管理自动化操作

3.1掌握自动化办公的特点

开展人力资源与社会保障档案管理自动化操作期间，管理人员要掌握自动化办公的特点，明确自动化办公的概念，以期能够提升自动化办公的效率。同时，现在我国自动化办公软件较多，常用的软件主要包括：致远、泛微等，对这些软件进行研究之后，可以发现这些软件都具有以下特点。

首先，易用性。自动化办公软件要让所有员工接受，不需要具有易用性的特点，这样才能更快的获得员工的青睐。另外，作为常用的软件，自动化办公软件的操作不能太过复杂，虽然所有的软件都需要一个学习过程，但是，这些自动化办公软件开始应用时，都能满足员工对上网功能的需求，严格遵循易用性的特点进行设计，并且还要充分考虑到员工的工作要求。其次，第一、健壮性，自动化办公软件都要具有健壮性的特点，能够容纳大量的用户和信息，并且具有稳定性较高的特点，即使所有员工都在同一时间采用同一软件，也不会出现卡顿等一系列问题，尤其是在集团企业中，这一性能尤其重要，否则，即便是出现小小问题也能引发严重后果，造成重大损失。而和网络相结合，最能实现这一特点，将稳定以及可靠责任推之于硬件以及网速。

3.2提高员工对自动化办公思想的认识

人力资源与社会保障档案管理部门所有人员包括领导和职工，都需要提高思想认识，主要是要有先进的管理思想，突破传统的工作思维定式，要珍惜单位部门给予的各种培训，认真学习，做现代化新人。而领导在信息化建设过程中发挥着极为重要的带头作用，更需要有不断进步的思想，要勇于引进先进的设备和系统，并引进相关管理人才，开展各种培训学习活动，提高全员使用自动化办公系统的能力。还要注意自动化档案管理的严密性。自动化办公需要统一的信息平台，而且还需要相对独立的部门信息空间。因此，软件不仅要实现用户、角色以及权限上的三维管控，还需要实现信息数据上的大集中和小独立的和谐统一，即具备全面管理的功能。

3.3优先选择实用、高效的自动化办公系统

自动化办公系统软件功能需要和管理实务紧密结合，才能体现实用性，否则，对于管理将会失去意义，企业需要发展，管理也在不断变化，软件需要满足企业的相关实用需求，这便是自动化办公的特点之一。现有的档案系统一旦不能满足档案管理的需求，就需要进行改造升级。作为较具水平的档案管理系统，不仅要具有档案存储、查找、借阅等基本功能，还应该建立和社保、劳动等部门的接口，以实现档案信息的实时在线共享，给予档案使用者便利，还能够降低档案管理人员的工作量。另外还可以通过档案目录信息的录入，实现档案电子信息和介质信息、的双交接，减少了档案转交时遗漏现象的发生，同时也减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率。档案管理系统还具备图像、录音、录像等多媒体方式管理，通过图纸扫描、媒体制式转换等方式，逐步实现实物档案的全电子化管理，使档案管理水平提高一个新的台阶。

3.4做好自动化办公系统的维护和升级工作

注重办公系统的开放性和维护。自动化办公软件可以和其他软件系统完成必要的关联性整合应用。没有任何一种软件能够独立完成所有方面的管理需求，因此，软件之间需要相互联合，或者进行技术方面的整合。作为更新极快的人力资源与社会保障档案管理部门，其面对的是数以万计的各种档案以及相关资料，办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，稍有疏忽就会出现严重错误，甚至无法挽救，所以，自动化办公系统必须保证安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重视自动化办公系统的维护和升级，维护是为了加强安全，提高其可靠度，而升级则是为了满足档案管理需求。

3.5重视自动化办公档案管理监察工作

人力资源和社会保障为两网化建设，要建立和健全两个部门的监察协管员管理、用人单位信息采集、网格巡查等制度，以实现规范化、科学化档案管理。为及时、快速、妥善处置因人力资源和社会保障权益问题引发的突发事件，要制定并不断完善和健全突发事件处理机制，确保突发事件在最短时间内得到处置，处置信息及时向有关部门反馈。

4总结

信息技术发展速度的不断加快，提高了人们对档案信息资源的要求。因此，人力资源与社会保障部门要建立一体化平台。应用自动化办公系统，提升档案信息资源的管理效率，提高人力资源与社会保障部门的服务水平。另外。将自动化办公系统应用于人力资源与社会保障档案管理工作期间，管理人员还要做好软件系统更新、安全维护等工作，以期能够提升档案信息资源管理工作的规范性。

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