档案文件资料收集工作面临的问题及对策

罗旭

摘 要：在不断走向信息化的当今社会，档案文书资料逐渐成为能够记录当今世界发展的凭证。对于整个国家而言，档案资料记录着重要的国家机密和曾经下达的各种指令;对于个人而言，档案文件不仅记录着每个人的生平经历，而且在工作、学习以及生活中都需要档案资料的证明。因此，档案资料在个体和集体的生活发展中是一件不可缺少的内容，没有档案资料的记录和相关证明，个人和社会都得不到发展。所以在档案资料如此重要的前提下，只有顺利收集了相关的档案文件，个人和社会的经历才能被证明，而档案文件的收集工作是档案资料管理需要重点关注的问题。

关键词：档案文件;收集工作;问题及对策

档案文件资料的收集作为整个档案管理的第一步，在很大程度上决定了整个档案管理工作进行的是否顺利。如果档案资料的收集过程出现问题，那么后续的管理问题就不复存在，因此，要做好档案文件的管理工作，最重要的便是做好档案文件的收集工作。随着档案管理工作在企业的发展和经济社会稳定过程中的作用越来越大，做好档案文件的管理工作，收集到质量更高、科学的档案资料就变得越来越重要。

一、档案文件资料收集工作现状

关于当前的档案文件资料收集工作，主要存在以下现象：首先，大多数机构或企业会忽视档案资料管理的管理工作，在一些中小企业中，甚至不会存在专门的档案管理处。因此，不重视相关档案管理便会导致档案管理制度松散，人浮于事，档案资料的收集工作也不会完成得很好。档案资料的收集整理工作原本就是一件需要耐心和细心才能完成的事情，如果负责档案管理的人员无法对档案文件资料的收集与整理工作形成必要意识，缺乏档案管理的主动性，那么所整理收集到的档案文件资料必然会存在缺失的情况。在不少单位，许多档案管理专职人员对自己的本职工作不加以重视，仅仅通过收集表面资料进行资料收集，这种行为不仅会对档案资料的收集产生严重危害，还会使当前较容易收集到的资料白白流失。最后，由于当前档案管理中档案资料的类型划分不明确，会导致在进行资料收集过程中，收集到的资料无法进行归档的问题，这就需要对当前的档案管理制度进行改革完善，以此来达到更优更好更高效率的完成档案文件资料收集整理工作的目的。

二、档案文件资料收集工作面临的问题

1.档案管理制度松散

在当前的档案管理制度中，有许多因管理制度松散而存在的问题：第一，管理人员不重视档案资料文件的收集，因此导致其下属以及从事档案资料文教收集工作的员工对这项工作的不重视。第二，档案资料文件收集工作的专职人员由于对本职工作的不重视，在进行档案资料文件收集工作时，就会仅仅收集那些在手边的资料、容易得到的资料以及浮于表面的文件，不会去在乎资料的准确性、科学性以及多元性，这样收集到的资料势必质量低下，而档案资料的收集质量低下会直接影响后续的文件管理工作。第三，档案管理制度的缺失容易导致档案丢失、档案资料匮乏以及其他意外情况的发生，因此，档案管理制度的完善与否决定了整个档案文件的质量。

2.档案管理意识不强

虽然在实行改革开放以来，我国企事业单位始终都在以较快的速度进行发展，但是其内部的档案管理工作却始终没有跟上企事业单位前进的脚步，只有极少数的企事业单位制定了较为详细的档案文件资料管理制度，对档案管理工作在进行落实，而绝大部分的企事业在档案管理工作上的完成度是极低的，这也让企事业单位的运转状态始终蒙着一层面纱，在社会公众面前不够透明。之所以会出现这样的结果，究其根本还是因为企事业单位的负责人对档案管理工作的重视度不够，没有认清楚档案管理与企事业发展之间相互促进的关系，缺乏档案管理的意识。由于企事业单位的一把手没有将档案文件资料的管理问题加以重视，故而实际分管档案管理的工作人员对自己的工作职责也不够清晰，从而引发了后期一系列的档案资料管理困难的连锁反应，加大了档案文件资料收集与管理的困难度。

3.归档材料不齐

上文中提到，由于从事档案文件资料收集工作的相关人员对档案资料收集工作的不重视，导致他们在进行资料收集的过程中，会只选择容易收集的资料进行相关资料的收集，不会考虑寻找那些更有实际价值但是更难寻找的档案资料。在平常的工作中，档案管理人员对档案原件资料的收集敏感度较低，往往会忽视将原始资料收集保存起来，等到再次想起需要使用的时候，才发现已经找不到原始资料的去处了，最终使需要的档案资料无法被归档。其次，档案资料的收集过程是一个需要十分负责的过程，小到个人资料，大到国家文件，都不是一时一刻能够完成的工作，档案资料文件的收集同时是一项十分细致的工作，如果不能完全沉下心进行这项工作或者不能进行全方位地思考完善，收集工作很容易出现资料不全的情况。最后，在档案资料文件的收集过程中，一定要做好记录工作，如果没有做到在收集的过程中进行记录，就很容易出现信息遗忘等情况，导致最终的档案材料缺失。

4.档案材料类型不明确

档案资料文件的收集过程是一个十分复杂的过程。因此，在档案资料文件的收集过程中，很容易出现所收集到的材料类型不明确的情况。对于这种情况的发生，一方面是因为在进行档案管理过程中，对于数量巨大的档案管理系统，档案资料的分类多达上百种，因此，在进行档案资料文件的收集过程中，对所收集到的资料进行分类，是一项十分困难的任务，很容易出現档案种类划分不明确的情况，这种情况的发生就会影响到档案资料文件的收集工作。另一方面，在进行档案资料的分类过程中，没有明确的档案类型划分制度作为参考，没有统一的标准就没有统一的划分方法，制度的缺失也是导致档案资料文件收集工作出现困难的重要原因。

5.没有专职档案管理人员，档案管理工作分配不具体

通过调查发现，当下很多企事业单位的档案管理人员都是兼职性质的，并没有专职的档案管理人员。这些兼职的档案管理人员原本也有其他的工作任务，所以他们会把更多的精力放在原有的工作内容上，对档案文件资料的管理工作无法做到百分百的投入。此外，企事业单位对于档案文件资料管理工作小组内人员的分工也不够细化，未对组员进行明确的职责划分，这也导致了档案管理工作缺乏条理，一些档案文件资料在归档的过程中会出现重复或者是缺失的情况。

6.档案文件收集工作考核标准不明朗

必要的考核能够对工作的高质量完成起到一定的督促作用。近几年来，档案管理局对各行各业的档案文件资料管理工作都提出了相应的要求，并且给出了相应的档案资料管理规范。既然有档案管理规范，那也必定会有针对于规范的考核。不过，虽然档案文件资料管理在形式上确实存在考核，但是用于考核的标准却不够明朗，比较笼统。面对进行档案文件资料管理的企事业单位，没有对档案资料收集提出什么硬性要求，在考核时只是检查是不是做到了应收尽收，对所收集的档案文件资料的真实性没有过多的进行追究，在不同文件资料的归档率的检查上也是睁一只眼闭一只眼，常常把企事业单位已经完成的实际归档的文件数作为应当归档的文件数量。这种“防水型”的考核不能对档案文件资料的管理单位以及相关的档案管理人员感到压力，使他们在档案管理的工作上产生懈怠。

7.档案人员综合素质低下

档案资料文件的收集工作没有做好的根本原因一定在于从事这项工作的人。在当前的档案管理系统中，档案管理人员综合素质低下的表现在于：首先，档案资料收集工作的专职人员对本职工作重视度不够。由于档案管理相关问题在当前的经济发展过程中依然没有受到相应的重视，因此，某些从事相关工作的专职人员也会存在对本职工作的忽视行为，这种行为必然会影响到档案资料文件收集工作的顺利开展。其次，从事相关工作的专职人员不是专业人才。大部分从事相关机构以及企业档案管理及收集工作的人员都没有经过系统专门的培训，没有专业技能就不会收集到更为专业的档案资料文件。最后，没有相关制度的审查。在档案资料文件收集过程中，大部分机构都不存在对收集到的资料进行检验审核的相关制度，此类制度的缺失一定程度上会使收集到的相关档案资料质量低下，对专职人员缺乏监督，不能培养相关人员的专业技能。

8.对档案管理人员的专业培训力度不足

上文中提到过，很多企事业单位并没有专门聘请专职的档案资料管理人员，负责本单位档案文件资料管理工作的人员基本上都是兼职性质的。这些人员在档案文件资料管理上的专业度是不够的。而作为档案管理工作的主体单位，也没有为档案管理人员提供档案文件资料管理知识的学习机会，对档案管理人员的专业培训力度不足。在收集档案资料时，通常就是告知相关的档案管理人员需要收集的档案类型、档案时间以及档案范围，对具体如何收集整理这些资料缺乏专业化的指导。

三、解决档案文件资料收集工作问题的措施

1.完善档案管理制度

为了完善档案管理制度，使档案资料的收集工作进行得更加顺利，需要从以下几个方面入手：第一，提高管理人员的档案意识。相关人员的档案意识得不到提高，档案管理相关制度就得不到很好的完善。因此，完善当前的档案管理制度，首要任务便是提高县官人员的档案意识。第二，制定科学专业的档案资料管理制度。为了适应当今世界的发展，必须与时俱进地进行档案管理的相关工作，通过对之前不科学、不完善的档案制度进行改革发展，查缺补漏，在完善过去档案制度的同时提高其科学性和创新型，才能促进档案资料收集工作的创新发展。

2.强化档案文件资料管理宣传教育

企事业单位要想高质量的完成档案文件资料的管理工作，首先就需要得到一把手的支持与肯定。首先，企事业单位需要在内部加强档案文件资料管理工作的重要性与必要性的宣传教育，使全体员工的档案管理意识被强化。此外，负责档案管理工作的工作小组可以利用企业公众号、内部刊物等引起各个部门对档案管理工作的关注，赢得各部门对档案文件资料收集管理工作的支持，并且利用档案管理为他们的工作带去便利，让全体员工都能够享受档案管理成果，通过档案管理成果利用的高效性为档案管理工作做好宣传。

3.提升档案文件资料管理人员对档案收集的主动性

档案文件资料的收集与管理是一件十分消耗精力的事情，因此很多的檔案管理人员在档案文件资料的收集上缺乏主动性，这也导致不少企事业单位出现了对方交多少资料，档案管理人员就收集多少资料的局面。很明显，如果档案管理人员始终抱着这种被动型的态度去工作，那么该企事业的档案资料管理一定会是流于形式而缺乏实效的。所以企事业单位一定要将档案管理人员的思想扭转过来，可以在制定年初工作计划之时就召开档案人员工作会议，在平常也多对负责档案管理的部门进行工作指导与督促，让档案管理人员真实的感受到自己是被重视被需要的，要让他们对档案管理工作产生认同感，使被动收集资料转为主动收集资料。

4.制定档案审查制度

关于档案审查制度的相关制定，主要包括以下方面：首先，审查工作人员行为。根据各个机构的实际情况制定对相关工作人员的考核制度，通过抽查或定期检查的方式考核从事档案资料文件收集工作的人员，通过考核监督提高档案资料收集的质量。其次，制定档案材料审查制度。在每一项档案资料文件的收集工作完成后，派遣专业监督审查人员对本次档案收集过程中收集到的资料进行相关审查，一方面可以保证档案资料的质量，另一方面可以监督档案资料收集工作人员，防止人浮于事的现象继续存在。最后，制定阶段性档案审查制度。通过将一个月之前档案资料收集工作的完成质量与当前质量进行比较，督促员工不断进步，从而保证档案资料的收集工作顺利进行。

5.明确划分档案类型

要对档案资料类型进行明确划分，要从以下两个方面入手解决，一方面，通过制定详细的资料划分制度来支撑档案资料的分类工作，需要注意的是，所指定的档案资料分类制度一定要十分详细，否则在进行档案资料分类过程中依然会出现档案类型不明确的现象。另一方面，可以通过减少档案资料划分类型而增大同一档案资料容量解决这一问题。减少划分种类的同时增加同一种类的容量虽然在操作上十分便利，但是在进行档案资料文件搜索或者进行档案文件整理时便会出现难以操作的现象。因此，这种方法适用于公司或机构规模不大的档案收集机构。

6.提高档案人员综合素质

要提高档案资料文件收集工作专兼职人员的综合素质，首先，在进行档案资料收集人员招聘时，最好选择那些已经具备相关经验或者有过系统学习的人员，这样就能在节省一部分培训费用的前提下尽快开展档案资料文件的收集。其次，在相关人员入职后，一定要经过专业培训方能上岗。档案资料文件收集工作的培训主要包括：资料的获取、收集方法、归档分类以及档案管理等方面，相关工作人员需要对这些方面了如指掌才能更好地开展档案资料的收集工作。最后，通过制定定期考核制度不断完善专业人员的档案资料收集能力。通过书面考试、口头表述以及实际操作等方法定期对从事档案资料收集工作的相关人员进行考核，以保证他们在工作中始终保持专业性和科学性。对于兼职型的档案管理人员，企事业单位应该适当减轻该工作人员原有的工作任务，为其提供更多外出学习档案资料管理专业知识的机会，并给予适量合理的补贴，提升员工对档案管理工作的积极性。

结束语

档案资料文件的收集是档案管理的第一步，要做好档案资料的收集工作，一定要解决一下两大方面的问题：一是基础收集工作，二是收集考核工作。要做好最基础的收集工作，最重要的便是资料收集人员的重视程度以及专业能力强弱程度。而要做好后期的档案资料考核，就需要科学完善的资料考核制度的制定。只有同时完善基础工作和资料考核，档案资料的收集工作才能有很大程度的发展和完善，档案的发展和完善才能为企业及相关机构的发展贡献更大的力量。

参考文献：

[1]刘晓明，臧志美，马玉彪.档案文件资料收集工作面临的问题及对策[J].山东水利，2019

[2]施高燕.企业档案资料的收集与整理浅析[J].企业改革与管理，2018

（作者单位：重庆市武隆区佑铭档案管理服务有限公司）