新形势下国有企业档案管理的创新与实践探索

何丹

摘要：随着科技的发展和进步，现在的时代已经变成了一个互联网和大数据的时代。计算机、网络信息化的发展都在快速的崛起，很多行业都受到了影响，国有企业的档案管理工作者也不例外。档案管理工作者不仅要把基础的工作做好，还需要根据现在的发展形势进行一定的创新。本文通过分析企业档案管理创新等内容，找出更多适合档案管理者工作的方法，希望能够给以后档案管理者带来更多的帮助。

关键词：国有企业;档案工作;管理;创新和实践

国家从“十三五”开始就已经对档案管理工作有了一系列的规定，规定里面提出在新形势下的国有企业档案管理工作上一定要有创新，努力给档案工作创造一些新的作为。

一、档案工作创新的背景

现在一些大城市里面都在崛起数字政府，并且越来越成熟，数字政府的推出能够把一些纸质文件用电子的形式来代替，加上云计算和网络的发展，档案工作者必须要通过自己的努力让这个行业成功的转型和创新。在新形势和十三五的背景下档案工作现在要做的就是创新、开放、共享，抓住改革的机会，给小康社会做出一些贡献。

二、档案基础工作和档案工作创新的关系

国有企业的档案基础工作就是改革的地基，如果档案工作地基不牢固，档案工作就会成为一个空中的楼阁。所以档案工作创新一定要建立在档案基础工作之上。档案基础工作主要包括：档案整理、档案收集、档案保管、档案统计等。档案基础工作要做牢固，创新工作就会做精。

如果在进行档案工作创新的时候忽略了档案基本工作，那创新就没有了意义。如果在创新之前，国有企业的档案基本工作不扎实，就要先加强企业的档案基础工作，只有这样才能真正的做好创新。

三、档案创新的管理实践和模式

（一）档案收集管理的创新

档案管理工作最基本的就是檔案收集，档案收集在档案管理工作中占据着非常重要的地位。在新形势的背景下，档案收集需要改变传统的工作方式，不仅仅停留在发通知和档案征集，应该根据实际情况进行改革，具体可以从以下几个方面进行：

（1）首先在档案收集上可以采取填空式的收集方式。在国有企业里面企业的项目部门要对企业里面的项目发展进行适当的介入，相关的档案都需要及时的归档，对于应该归档但是没有归档的档案需要及时的进行追踪，并且对信息不完整的项目要及时的填空和补全，对于缺少必要手续的档案一定要在第一时间进行补全，如果不能及时补全的就需要附上详细的说明。

（2）其次可以根据企业的需要创造一个适合企业的“1+1”档案收集工作机制。“1+1”档案收集工作机制就是在企业档案室里面先进行内部分工，分工人员的工作就是对企业所有的工作项目进行档案收集，其次需要另外一名员工对企业的还没有完成工作的档案进行规整和收集，这样就可以实现无缝连接，最后国有企业的例会上也可以适当的让档案管理工作者来参加，档案管理工作者参加的目的就是为了了解有些工作的具体进度，这样就能准确的把握档案管理的收集时机。

（3）最后根据档案管理的要求创建VISIO框架和档案管理树形图。创建VISIO框架和档案管理树形图的目的就是为了更好的展现档案管理，VISIO框架能够准确的标识出企业的所有负责人，这样方便档案管理员收集档案，档案管理树形图能够更好的无死角的进行档案监督，避免工作出现漏洞。

（二）档案管理手段的创新

在新形势的背景下，档案管理也需要进行创新，主要可以从以下几个角度进行：

（1）固本培元、工作认真。首先完善企业内部的档案管理机制，其次成立相应的档案工作领导小组，领导小组里面的人员必须要做到工作认真负责，这样才能真正形成一个完美的以领导为主、组员为辅的档案管理体系。要想真正的改变之前的档案管理，就需要从管理层面先改革。

（2）根据国有企业的工作设立相应的奖惩制度。在企业里面设计和档案管理有关的奖惩制度，并且定期的对档案管理人员进行评价，针对评价的结果实行奖惩，通过这种方式刺激人们认真工作。

（三）档案利用方面和信息共享的创新

（1）创新档案信息资源共享的机制。

信息资源共享主要就是说把两个以上的信息机构，通过沟通、合作的方式进行整合，整合之后就可以把自身的优势和对方的优势进行互补，弥补自身的劣势，这样真正的实现互惠互利，让所有的信息都能发挥出最大的作用，更好的满足人们的需求。特别是国有企业，很多的档案信息都有很大的作用，可以共享给其他的企业。在档案信息共享的时候可以有两种方式：一种就是企业内部设置相应的共享文件夹，在整个国有企业里面的电脑里建立共享文件夹，档案部门就可以把一些好的资源信息放在这个共享文件夹里面，需要注意的是共享文件夹需要有不同的权限设置，这样大家在共享文件夹里面看到的只是和自己部门有关的内容，如果有特殊情况需要看其他部门内容的就可以联系档案部门，获取批准之后才能观看，这样信息共享能够帮助企业里面的人们更好的工作。其次就是建立公司档案内网，在企业网站里面设置档案内网，用户可以通过上网找到自己需要的档案，真正实现在线查询功能。档案内网也需要设置相应的网络权限，对于不同级别的档案需要有相应的密级，目录类的信息是公开的，这样全体的企业员工都可以在这个内网里面进行查询。如果需要看其他企业的信息，需要先进行审批，对于一些绝密级的档案，审批的流程就需要更加的严格，这样做的目的就是能在档案保存安全的情况下进行信息共享。

（2）创新档案服务理念和档案利用理念。

在传统模式的背景下档案服务都是建立在本部门档案管理方面的基础上，还能够根据自己部门的需要制定相应的档案服务规则，在制定的时候并没有考虑到用户的满意程度，所以要想提高用户的满意程度，就需要创新服务的意识，在服务的时候坚持以“用户需求和用户满意”为主，重新研究档案服务的方式。其次就是要对企业档案进行二次开发，因为企业档案里面有很多可利用的信息，这些信息都是有一定的利用价值，在二次开发之后就可以把这些信息更好的利用在其他的项目上。

（四）档案库房管理的创新

在档案创新的时候，存放档案的房间也需要进行一定的创新。首先档案室里面可以装一些条形码扫描器。这样档案管理人员通过扫描条形码就可以把档案的内容直接导到档案系统里面，每个档案都有自己的条形码，这样就更方便工作人员录入这些档案。在档案盘点的时候也可便捷，通过无线条形码进行盘点的时候能够准确的掌握档案的信息，在盘点工作结束之后再把扫码器里面的数据和数据库里面的数据进行核对，把存在问题的数据进行相应的处理，就可以准确的显示出所有的信息，这样的操作方法不仅给档案室的管理带来方便，还让档案室的管理变得更具科学化和系统化。

四、结论

国有企业的档案管理工作对国有企业自身来说非常的重要，能够推动国有企业内部的管理能力和整体的企业能力。在新形势的背景下，档案管理工作已经开始慢慢的开启了属于自己的新篇章，在互联网和大数据的基础下，国有企业在以后的时间里面更加要把自己企业的档案管理工作重视起来，要用新的姿态来面对档案管理工作，只有这样才能真正的帮助档案管理创新，并且真正的做到为人民服务，真正的达到国家的要求。

参考文献：

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