N生产制造企业采购和付款内部控制的探析

彭娣娣（河南林业职业学院）

内部控制对企业的健康稳定发展至关重要，建立内部控制体系是企业良好运行的基石[1]。在企业的运营活动中，采购与付款业务是企业的首要活动，它牵涉到企业大量资金的流出、生产与销售环节，因此采购与付款内部控制是企业内部控制的重中之重。本文主要从N生产制造企业入手，发现采购与付款内部控制的常见问题并且提出相应的优化意见。

■N生产制造企业的采购和付款内部控制的现状

伴随着经济的高速发展，各个企业意识到内部控制和风险管理对企业管理的重要作用。N生产制造企业采购部由三人组成，A、B两人是负责主要原材料的购买，其中A采购员是财务经理，C采购员负责除以上原材料外公司其他物资的购买，如日常用品和车间辅助材料等的购买。对于主要原材料的采购流程为：A采购员根据原料库存量的多少，填写采购申请单，经行政经理审批后，由A或者B采购员进行购买并报销。日常用品和车间辅助材料等的采购流程为：由使用各部门提出申请，经部门负责人批准，交由C采购员统一购买，由各个需要部门验收后进行报销。财务部与采购相关的人员有两人，一人负责核实采购业务，一人负责付款审批、付款执行与记录采购业务。从公司的采购现状看，公司的采购成本增加、采购物资流失、诸多应付账款未付等，都与采购的内控有关。

■N生产制造企业的采购和付款内部控制存在的问题

采购和付款业务是企业运营管理中很容易出现纰漏的环节之一，在数工业企业中，采购成本都占据了企业总成本的很大一部分。然而企业在采购和付款过程中很容易出现以权谋私，偷工减料，以次代好，收受回扣等违法违纪行为。本N生产制造企业采购和付款业务存在的主要问题如下：

（一）岗位职责不清晰

询问价格并且最终选择供应商，采购合同的订立与审批，购买原材料以及报销、付款审批和执行等业务由同一部门或个人办理。如本企业一般有采购经理经过简单的询价后，自主确定供应商，并不需要再经过其他人的商议和审批，并且日常只有采购经理向供应商询价、下订单、商量运输和付款事宜，公司内的其他人没有和供应商有关联系，这样很容易造成弄虚作假，以权谋私等问题。

（二）缺乏完善的采购计划

制定完善的采购计划是整个采购工作的第一步，而N生产制造企业的原材料采购工作缺乏计划性。公司在决定是否购买原材料时，会依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。这种没有真实数字依据的采购管理方法会导致原材料过多或者过少。如果仓库存货过多，会占用大量资金，大大增加了库存成本。然而存货不足时，又会影响使用部门的工作，降低工作效率。并且在日常工作中，企业在紧急需要时直接打电话，使其送货，企业缺乏计划性。在现在供过于求的市场环境下，供应商都在努力的寻找客户，有些供应商在没有经的客户的同意，直接送货上门，由于是经常地业务来往，企业也不好拒绝只好先行放置本企业，导致原材料的堆积，破坏企业有序的采购业务。

（三）缺乏对供应商的系统管理

缺乏供应商管理是目前很多公司在采购管理中都会存在的问题。N生产制造企业为了短期利益，单纯考虑供应商的供货价格，而对其他因素不予考虑。该公司选择供应商时，把工作重心放在价格的谈判上，强调“三方比价’,通过单纯的比较供应商的价格，从中选择价格最低的供应商，而忽视产品质量、交货期限、供应商信誉等的重要因素。然而这些问题，往往在后续才会暴露出来，并且会产生很大的负面影响。比如材料的质量等。材料的质量会直接影响产品的材料单耗量和产品质量。

（四）采购发票报销不规范

采购人员采购后一般由采购经理签字后报销，会计人员只要看到有采购经理的签字后就进行报销，没有与财务经理和验收人员沟通。发票的报销制度相对宽松，会计人员对于采购人员的报销发票检查不仔细，容易出项跨期现象。

（五）付款不按照合同条款进行还款

一般采购合同上都标明付款方式、付款期限。但是企业并不按照合同条款进行还款，而是拖欠货款，不能及时的还款，这样容易损坏企业的名誉，容易和供货商产生矛盾，情况严重会造成供应商拒绝供货。

■完善企业采购和付款内部控制的有效措施

（一）采购与付款业务的岗位分工要清晰

N生产制造企业应当制定完善的采购和付款业务岗位职责，明确采购与付款业务的主要部门和岗位的职责以及对应权限，根据采购与付款业务的重要性及金额大小的不同，对具体业务进行分类归纳，然后对各层次进行授权，明确具体职责[2]。做好采购和付款业务不相容岗位相互分离、制约和监督。

（二）制定完善的采购计划

在进行采购活动之前，企业要根据库存管理系统中的库存量以及订货所需时间制定完善的采购计划，将请购、询价、确定供应商等采购要遇到的每一项工作都进行合理筹划。为了避免出现原材料短缺和材料积压的情况。N生产制造企业需要建立采购部门与生产部门的信息共享机制和联动机制，采购部门要依据生产部门的生产需要量进行长短期的规划，做到原料库存的合理性，减少存货的短缺成本和储存成本。

（三）加强对供应商的管理

采购和付款环节中对于供应商的管理是非常重要的。N生产制造企业需要选择资质优良的供应商并与他们建立双方互惠共赢的关系。如果没有优质的供应商，采购的商品就会缺少成本或者质量优势，那么产品在销售市场中也会失去竞争力，在销售市场中也很难有立足之地。因此，为了企业的各方利益，需要加强对供应商的管理。对于供应商的管理主要有以下两个方面：

完善供应商评审机制。N生产制造企业的供应商评审小组应由总经理、生产经理、采购经理以及财务经理组成。根据企业制定的供应商评审细则从多角度对各个供应商进行详细的评比，最终根据评审结果制定优良供应商名单，并将优良供应商档案进行记录。供应商评审细则主要考虑以下因素：

（1）价格。价格是评审供应商需要考虑的重要因素之一。价格过高，会增加采购成本，从而导致产品成本过高，失去产品市场竞争力。但是一味的追求最低价格，通常如果价格过低，可能质量不达标，也会产生一系列不好的影响。因此企业需要将各个供应商的采购价格与市场的平均价格进行对比，不宜偏移市场价格过大，最好选择相同质量价格最优的供应商。

（2）质量。如果材料的质量不达标，就不能生产出优质的商品，因此就会失去客户的信赖，可能会丧失更多的业务，因此，企业在选择供应商时必须关注采购物资的质量。

（3）交货期限。交货期限对于采购活动尤为重要，采购的货物如果不能按照约定时间到达，势必影响公司的正常生产销售，会增加企业存货的短缺成本。企业可以通过各种途径去深入了解供货方的生产设备情况、技术水平以及供货能力等。企业尽量选择供货能力强的供应商，日常能够按时交货，如果企业有紧急订单也有相应的能力满足。

（4）信誉。考察供应商的信誉，选择信誉好的供应商进行合作。

（5）结算条件。现金流量是企业的血液，对企业而言非常重要，合理的安排资金的使用，有利于公司的发展。不同的供应商会给出不同的信用条件。企业可以选择信用条件相对宽松的供应商，从而提高企业资金的使用效率。

N生产制造企业应根据这5个因素，对供应商进行评定，记录评定结果，作为以后年度评审的资料。同时将评审的相关信息反馈给供应商，各个供应商可以根据自身的不足之处进行改正。

（四）会计报销要规范

采购人员采购后应及时报销，避免出现跨期现象，采购物资在结算时必须取得以下凭证：增值税专用发票或普通发票、运输发票、到货验收单一式两份（供应分公司直达各单位的物资，必须加盖财务印章）、订货合同、质量证明书、资金跟踪卡等。经理签字前要仔细询问，避免出现虚假报销情况。

（五）应按合同的规定及时付款

按照合同的规定在信用期限内及时给供应商付款，如果遇到特殊情况未能及时付款的，向供应商说明其理由，得到供应商的认可。企业尽量要和供应商保持融洽的关系。

■总结

总而言之，采购与付款内部控制是企业经营管理活动的重要把控点，只有制定完善的采购与付款内部控制，才能尽量避免企业出现徇私舞弊、损害企业经济利益，才能给企业的运营管理创造良好的环境。