简述新形势下高校档案文化功能的发挥策略

赵悦

摘 要：高校文化是人类先进文化的重要组成部分，是高校的核心竞争力所在，也是高校赖以生存的重要精神内涵。高校档案文化作为高校文化的精髓之一，对于高校的发展有着不言而喻的重要意义。高校档案文化功能的发挥是信息公开的时代要求赋予高校的使命和职责，是高校文化事业发展的重要组成部分，也是高校立德树人、助力公众文化事业的必然选择和要求。本文通过分析当前高校档案工作中存在的问题，从档案规章制度、馆藏资源建设、档案开放力度、服务手段及服务意识、信息化建设、档案育人价值功能等方面针对性的提出了新形势下高校档案文化功能的发挥策略。

关键词：高校档案;档案;档案文化;策略

高校档案是高校教学、科研、行政管理工作的真实记录，是传承高校文化、精神、历史沿革的重要载体，也是全国公共文化事业不可分割的重要组成部分。新的时代背景下，高校档案被赋予了更重要的时代使命和职责，在服务好高校教学、科研、行政管理工作，为高校育人工作提供档案信息服务的同时，高校档案馆应转换思路和传统服务理念，努力提高高校档案信息服务水平，加大高校档案向社会开放力度，为社会公众提供更加丰富的、便捷的档案信息及知识服务，努力完善档案育人价值体系，积极创新档案育人方式方法，充分发挥高校档案文化价值功能，助力高校大学生成长成才，为高校智慧档案馆建设、智慧校园建设贡献档案力量，为社会文化事业增添档案风采。

一、当前高校档案工作存在的问题

1.档案相关规章制度严重缺乏

高校档案工作范围广、内容繁多，且专业性强、责任重大，需要详细的规章制度予以规范，当前，我国档案相关规章制度严重缺乏，一些规章制度年代久远，已无法适应当前档案工作的发展，特别对于高校，许多规章制度都已经使用了很多年，再加上高校并未制定出适合本校发展实际的档案工作制度及规范，致使高校中档案相关的规章制度严重缺乏。目前，高校档案工作仅满足于为学校内部提供档案查询服务，档案工作流程不规范、不科学，档案服务手段单一、落后，档案利用率不高，档案工作人员服务意识不强、专业知识技能不到位，再加上档案馆往往偏居一隅，档案工作受重视程度不足，档案宣传工作不到位，同时又没有相关规章制度的支持，档案开放利用力度较低，高校档案特有的丰富的文化功能价值难以得到充分发挥。

2.档案馆藏资源数量较少

当前，不少高校档案馆只重视对学校内部行政、党群类、财会类、科研类、基建类文件及学生学籍的收集归档，档案馆藏结构单一、内容匮乏，缺乏学生类档案、校史档案、优秀校友檔案、学校重大活动及重要会议档案等，馆藏结构严重不合理。同时，不少高校电子档案及音像档案归档不规范，甚至没有进行归档处理，给电子档案及音像档案的利用带来了很多困难。此外，不少高校没有深入挖掘校史档案，特色档案严重不足，导致不少高校档案馆藏内容千篇一律，缺乏凸显自身亮点及特色的档案资源。由于诸多高校对档案征集工作的不重视，民生类档案严重不足，难以满足师生及社会公众多样化的档案利用需求。

3.档案开放力度较低

长久以来，高校档案部门的职责就是为学校中心工作服务，近年来，虽然高校档案向社会公众开放的呼声越来越高，但是由于高校档案工作在高校整体工作中的边缘地位，高校管理者对档案工作重视不足，高校档案部门的思想意识落后，高校档案工作人员的专业素质和档案服务水平较差等等原因，高校档案事业发展较为缓慢，档案鉴定及编研工作效果不佳，档案开放力度较低，档案利用手续繁琐，档案馆亲民性不够，档案开放工作浮于表面，档案开放活动范围较小，且影响力较低，一些高校甚至满足于利用多年前的宣传材料来服务当前的档案宣传活动，高校档案文化功能的发挥效果令人遗憾，且事后档案开放利用工作仍处于无人问津的状态。

4.档案服务手段单一、服务意识较差

当前，不少高校档案馆仅能为利用者提供入馆查询，且利用手续十分复杂。我国大多数高校修建新区，地理位置偏僻，入馆查询需要利用者耗费大量的时间成本，有些档案利用者急需学历或学籍证明，却身处外地，无法尽快前往档案馆，甚至由于信息不对称导致一些查询者需要多次前往高校才能完成一次档案查询服务工作，还有高校每年的寒暑假期间档案馆闭馆，这都给档案利用者造成了很大的麻烦。同时，网络时代对于高校档案工作人员的专业知识技能及服务意识等方面也提出了更加严格的要求。因此，当前高校落后的档案服务手段和服务意识已经难以满足越来越多的档案利用者的需求，严重制约了高校档案文化功能的发挥。

5.档案信息化程度较低

当前我国绝大部分档案馆的档案利用服务仅限于纸质档案查询，且要求利用者必须前往档案馆进行查询，档案数字化建设力度较低，档案原文网上查询服务较少，档案数字化系统利用率低，档案资源网络共享情况较差。同时，档案信息化建设需要连续资金投入，将传统的纸质档案转换为新型的电子档案，也需要增加额外的经费，高校领导档案工作不够重视，认为档案工作很简单，只是保管档案资料，能够保证给利用者提供档案查询即可，不需要额外的资金投入，从而使得档案部门普遍存在经费不足、人员编制不足的问题，无力进行档案的信息化建设。虽然大多数高校档案馆虽然都有档案相关网站，但网站内容陈旧、更新速度慢，缺乏网络查档相关服务及上网咨询服务，网站的桥梁作用发挥程度较低。同时，大多数高校档案馆还未通过微信、公众号、微博、邮件等新媒体方式提供档案远程查询，档案服务工作信息化程度低，难以符合信息时代公众对高校档案利用工作的要求。

6.档案育人价值功能未充分发挥

育人工作作为高校的中心工作，历来受到学校及社会各界的广泛关注。全国政协委员、北京史家教育集团校长王欢曾建议“档案部门要利用资源优势，充分发挥档案的育人价值。高校档案工作人员要讲好档案背后的故事，要将档案所蕴含的民族精神展示出来，挖掘档案与学科教育之间的天然联系，为从小培养学生的家国情怀贡献力量”。各个高校都有其独具特色和亮点的育人理念和方法，为社会各界源源不断地输送人才。作为高校工作不可分割的重要部分，高校档案承载着高校的优秀历史和辉煌的办学成就，可以为高校育人工作提供宝贵经验和参考咨询。当前，高校档案馆教育功能的实现方式创新不够，实现档案馆育人功能实现的保障条件与考核机制不充足，且缺乏服务平台，高校档案的价值功能未得到应有的重视，档案育人意识淡薄，档案育人方式落后，档案育人范围及影响力较小，档案育人效果不尽人意，致使高校档案育人功能的实现动力不足。

二、高校档案文化功能的发挥策略

1.完善档案相关规章制度

高校档案工作的顺利开展离不开档案相关规章制度的规范和指导，当前，高校档案相关规章制度的制定是高校育人工作及高校文化传递的必然要求。高校档案部门应依据法律法规和学校发展实际，制定适合本校实际的档案工作制度和规范化标准，明确高校档案工作流程，细化档案部门的工作内容和岗位职责，强化高校档案业务指导、工作检查及业绩考核。将档案工作纳入学校中心工作大框架中去，成立以学校领导为组长的高校档案工作领导小组，建立高校档案工作监督机制，积极开展各种档案专业知识及业务能力培训，培养一支专业化水平高、业务素质过硬的专兼职档案人才队伍，保障高校档案服务水平，提升全校师生及社会公众档案意识，吸引社会公众走进高校档案馆，促进高校档案部门提升服务质量。

2.加强档案馆藏资源建设

高校档案文化功能的发挥的前提需要强大的馆藏资源的支撑。加强高校馆藏资源建设，高校档案部门应从自身出发，完善学校档案门类，加强学生类档案及学校重大会议、活动档案的收集、归档，深入挖掘校史档案及优秀校友档案，形成校史档案文化品牌，提升高校档案文化教育功能及社会影响力。此外，高校档案部门应以满足公众需求为出发点，扩大档案征集范围，加大接收、征集及购买力度，将公众感兴趣的、利用率较高、切身利益相关的档案资源收集进馆，积极与其他单位、组织进行交流合作，实现档案资源共建共享，提高档案的实用性，对档案价值进行鉴定，优化馆藏结构，为公众提供更多接地气、实用的档案服务，为公众解决实际问题的同时，提升公众档案利用意识，丰富公众精神文化生活，提升公众生活水平，促进社会文化事业的有序发展。

3.加大档案开放工作力度

高校档案开放力度直接影响着高校档案文化功能发挥的效果，随着信息公开的实施要求及社会文化事业的稳步发展，高校档案对外开放已是大势所趋。因此，高校应扩大档案开放利用范围，促进更多具有学术研究价值及历史文化价值的档案进一步对公众开放，保障档案开放的时效性。高校档案部门应转变传统档案服务理念，树立以用户为中心的档案服务意识，变被动为主动，简化公众入馆手续，利用馆藏资源优势，举办档案知识讲座、沙龙、主题展览等活动，向公众宣传档案知识，让公众走进档案，拉近公众与档案的距离。拓展高校档案育人价值功能，邀请专家学者或者亲历过档案历史的老人及家属讲述档案背后的故事，让公众重温历史，了解档案，将高校档案馆打造成文化育人实践基地。提前预测公众需求，将高校档案与政治、经济、文化发展、民生等公众关注的热点紧密结合起来，加大力度做好民生类档案的编研工作，开展更多与社会公众息息相关的档案服务。

4.丰富档案服务手段、提高服务意识

高校档案向社会开放后，高校的档案利用者从学校的管理者、师生扩大到了身边的每一个人，不同利用者的不同档案需求给高校档案服务工作提出了更高的要求。高校档案工作者需要掌握先进的互联网技术，及时与利用者进行沟通，根据利用者的不同需求，确定相应的档案服务方式，以用户需求为导向，通过网络、电话、档案数据平台、邮件等方式向用户提供独特的、个性化的档案信息服务。同时，根据对用户档案信息利用习惯进行研究，分析不同类别用户的信息需求，提前预测用户信息需求，有目的性的开展档案编研工作，有针对性的对用户推送其可能感兴趣的档案信息资源，进一步发挥高校档案资源价值，为社会公众提供超前的档案信息服务，提升高校档案社会影响力。此外，还要改善高校档案馆外部环境，将高校档案馆打造成爱国主义教育实践基地和公众文化生活场所，让越来越多人享受高校档案文化的福利。

5.加强档案信息化建设

高校档案部门应加强档案数字化建设力度，组建高校档案资源数据库，完善档案资源目录，编制便捷的检索工具，实现档案原文网上查询及在线阅览，将档案数字化系统纳入到校园数字化建设中来，加强高校办公自动化与档案数字化系统的对接。加强高校档案网站建设，设计用户友好的使用界面及导航，添加馆藏简介、档案利用相关流程及利用手续、开闭馆说明、档案知识讲座及展览时间说明等用户关注的热点问题说明，方便师生及社会公众提前知晓档案馆工作动态。开通档案网上咨询服务，对利用者的疑问进行答疑解惑，通过在线服务解决用户时间，使用户足不出户即可享受网上档案信息服务。利用微信、公眾号、微博、邮件等新媒体方式提供档案网上查询服务，将档案相关知识、校史文化及民生档案信息进行广泛宣传，让师生和公众通过推送信息学习档案知识，了解档案，提高档案意识，丰富公众业余文化生活。

6.充分发挥档案育人价值功能

新时代高校应不断丰富高校档案育人体系，坚持以服务为导向，将档案育人工作纳入日常重点工作的范畴，坚持以发展的理念，与时俱进开展档案育人工作，并将档案育人工作范围拓展为入校新生教育、思想政治教育、学科专业教育等方面。高校档案育人工作应该以师生需求为导向，在开展活动之前进行充分调查，切实了解师生比较容易接收的活动形式，同时完善考核督导机制，针对档案育人的各个环节与各个层面，建立相应的考核指标和考核机制，进一步引导高校档案育人工作的健康发展。高校档案育人活动应以教育活动和文化活动为主，档案工作者应结合档案馆日常工作，开发出针对于不同利用者的档案信息服务、读书活动、专题学术讲座、志愿服务活动等各项实践活动，充分利用好高校档案资源优势，发挥好高校档案育人价值功能。

三、结语

随着信息公开的全面实施和公众文化生活需求的逐步提升，高校档案馆向公众开放已成为国际档案届的共识，高校档案馆文化功能的发挥更是势在必行。高校档案文化价值功能的发挥是一项系统复杂的长期工程，需要社会、高校、档案部门的共同努力，需要档案工作者努力与探索，需要高校师生及社会公众的参与和支持。

当前，我国高校档案文化功能的探索还处于初级阶段，针对我国高校档案工作中存在的不足和问题，高校档案部门应顺应时代发展潮流，不断挖掘高校档案文化价值功能。高校档案馆应加快制定适合本校发展实际的档案相关规章制度，明确和细化高校档案工作流程，指导高校档案工作更加科学化、规范化开展。加强馆藏资源建设，完善学校档案门类，优化馆藏结构，促进档案资源共建共享，提升高校档案服务意识及水平。加大档案开放工作力度，树立以用户为中心的档案服务意识，开展更多与社会公众息息相关的档案服务。丰富服务手段，提高服务意识，通过各种新媒体技术向用户提供个性化的、超前的、便捷的档案信息服务。加强信息化建设，利用各种信息化方式，使用户足不出户即可享受便捷的网上档案信息服务。不断完善高校档案育人体系，坚持以师生需求为导向，积极探索档案育人新模式，充分利用好高校档案资源优势，发挥好高校档案育人价值功能，助力高校大学生成长成才，为高校智慧校园建设贡献档案力量，增强高校师生及社会公众社会文化意识，丰富公众精神文化生活，促进社会文化事业更上一层楼。

参考文献：

[1]周 眙.新媒体环境对高校档案管理的影响及对策创新[J].兰台世界，2020

[2]董金玲.大数据背景下高校档案管理研究[J].兰台内外，2020

[3]朱晓杰.新形势下高校档案管理工作高质量发展的几个重要问题[J].档案管理，2020

（作者单位：西安医学院）