探索事业单位档案管理信息化建设的途径

刘金龙　邢磊　贾宏慧

摘 要：随着信息时代的到来，给我们的生活和发展带来了巨大的影响，同时也让社会中的各行各业逐渐从传统向信息化转变。本文立足于此，阐述事业单位档案管理的必要性和现存的问题，分析信息时代的到来给事业单位档案管理带来的机遇和挑战，进一步探究事业单位档案管理信息化建设的途径。旨在通过本文的论述，能够充分认识信息时代的变化进行事业单位档案管理改革和创新，提高其管理有效性。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

档案管理是事业单位管理工作中非常重要的一部分，不仅是人才信息的重要承载和源泉，还是记录工作、项目等各种信息的一种重要途径。信息时代的到来，传统的档案管理中的各种问题也逐渐凸显，如何充分利用信息技术的优势来提高档案管理效率成为了我们共同探究的课题。

一、事业单位档案管理的必要性

事业单位档案管理在事业单位的发展过程中有非常重要的影响，其重要性和必要性主要体现在以下几个方面：

第一，档案管理在人才聘用的过程中能够直观的展示人才的各种经历和工作轨迹、工作能力等，能够为用人单位展示的更加全面，从而有助于事业单位合理的运用人才。

第二，从单位的决策上看，很多事业单位在发展的过程中，不仅要有绩效考核，还有事业单位未来的规划，这些内容往往和事业单位的发展息息相关。在档案的管理过程中往往都会进行详细的记录，而单位在调取档案的同时就会客观的、全面的对以往的工作进行科学合理的进行评价。尤其是在干部选拔过程中这些档案信息的作用是毋庸置疑的。

第三，从事业单位发展的角度看，档案就是单位成长的记录，同时，也是事业单位工作成长的基础和关键。通过档案可以对单位发展和工作有一个清晰的了解，包括人员的流动、项目的完成、未来的规划等等，从而对事业单位的工作有一个全面的客观的认识，从而提高工作效率。

二、传统事业单位档案管理中存在的问题

1.管理理念落后

從管理理念上看，很多事业单位在档案管理过程中并没有充分认识档案管理的重要性和必要性，甚至有很多单位对《档案法》的法律法规了解甚少，以至于很多事业单位的档案管理并没有得到有效的重视，档案管理工作也缺乏秩序，难以落到实处。除此之外，由于对档案管理的认识不足，在工作过程中，往往都更加注重档案的收集、整理和保存，而忽视了档案的充分开发和利用，从而严重影响其管理的有效性。

2.管理业务较差

从管理业务上看，很多事业单位虽然设立了档案管理部门，但是缺乏有效的管理制度和监管制度，很多工作都是流于表面形式，档案管理并没有发挥其真正的作用。甚至有些事业单位在档案录入、档案销毁等过程中没有合理的制度规范，也没有遵循其相关的法律程序，从而造成不必要的损失。

3.管理设施不足

从管理设施上看，信息技术的发展，让档案管理工作逐渐从人工管理向信息化管理转变，但是由于单位对该工作的不重视，很少在档案管理工作者中投入更多的资金和精力。这也就导致了单位人员的工作意识淡薄，管理工作仍然得不到有效的提升和发展，甚至还有很多单位档案得不到有效的保存，管理设施得不到有效改善，从而严重影响档案管理工作的有效性。

三、信息时代的到来给事业单位档案管理带来的影响

1.信息时代给事业单位档案管理带来的机遇

信息时代的到来，给我们生活和工作带来了颠覆性的转变，同时也让信息化、智能化代替了原有的人工，大大提高了工作的效率。从事业单位档案管理的角度来看，一方面，信息时代的到来让事业档案的业务和功能更加的多元化，从而提高了事业档案的作用和优势;另一方面，信息时代的到来让档案管理从传统人工管理逐渐向信息化管理转变，从而降低了工作人员的工作负担，大大提高了工作效率。

从事业发展的角度看，档案管理作为事业发展的重要部分，同时也是确保事业稳定持续发展的关键。信息时代的到来，进一步促进了事业档案管理部门向信息化管理转变，从而更好的适应信息时代的发展，为事业发展奠定良好的基础。

2.信息时代给事业单位档案管理带来的挑战

虽然信息时代的到来给事业单位档案管理带来了机遇，但同时也面临着重大的挑战。

首先，从档案管理的功能上看，事业档案管理的业务逐渐多元化，同时也复杂化，这样一来对事业单位档案管理的职能就要求更多，就需要有先进的管理设备和完善的管理制度，所以，这是对事业领导者和管理者理念的一种挑战。

其次，信息化时代的到来，计算机的应用和各种软件的使用成为了基本操作，很多档案管理中都是一些年长的职工，因此对其自身的专业能力和计算机水平也是非常大的挑战。

最后，从安全上看，信息时代的到来，单位档案管理都是以电子化为主，开放的网络环境让档案管理的安全性受到威胁，所以从安全的角度看，这是对事业单位网络安全技术和系统安全的进一步挑战。

四、事业单位档案管理信息化建设的主要内容与特征

1.主要内容

一般情况下，事业单位的档案包括文书档案、科技档案、专门档案、声像档案等。文书档案主要由文书转化而形成，涉及到命令、指示、决定、报告、批复、会议记录等;科技档案是事业单位在科技领域、生产技术等活动中形成的档案，涉及到图纸、图表、证书材料、计算材料等;专门档案指事业单位在从事专业性较强的活动中形成的，具有考查、利用和保存价值的，并按照专门管理办法整理归档的各种历史记录;声像档案指事业单位或个人在社会实践中形成的对社会、国家有利的照片、影片以及录像等，有时会附有一定的文字说明，具有很大的保存价值。

2.主要特征

其一，广泛性。通过上述分析可以看出，事业单位档案的门类比较多，时间跨度久，而且伴随着事业单位的不断发展，会一直产生新档案数据，从而使得档案管理具有广泛性特征，这也意味着在信息化建设过程中会涉及到更多的工作量，数据处理强度也会比较大，像信息数据的转化、数据存储方式和载体的变化、数据备份等等。

其二，隐蔽性。档案一般都带有隐私性，不仅关系到事业单位自身，还会涉及到一些国家机密，因此，要确保信息在传输过程中不被泄露。特别在网络开放的环境下，很容易遭受外界不良机构的监听或攻击，造成安全隐患。一般情况下，事业单位档案管理的信息化建设应通过信息加密、专门安全加密渠道传递等方式，保障其隐蔽性。

其三，标准化。无论任何性质单位的档案管理都需要不断进行规范性处理，因此，标准化是事业单位档案管理信息化建设的主要特点之一。标准化处理可以确保档案信息成功被录入数据库，保证档案信息的有效共享。

其四，多样性。事业单位档案管理的信息化建设充分利用计算机及互联网技术，相对于纸质版而言，信息化处理的档案资料能够更方便地在网络平台中进行共享、查询和服务。随着信息技术的不断更新，档案管理系统也会不断升级，服务也更具多样性。

五、事业单位档案管理信息化建设的途径

1.转变管理理念

要想实现事业单位档案管理信息化的发展，管理部门的管理理念是关键和基础。

首先，要从事业领导层上充分认识信息时代档案管理的职能和重要性，能够从传统的管理理念中脱离出来，加大档案管理部门的设备投入和技术投入，为档案管理信息化建设奠定物质和理念基础。

其次，作为档案管理人员要了解《档案法》等相关的法律法规，能够意识到档案管理的重要性，重视档案管理工作，提升自身的专业能力和服务意识。

最后，要加强人事档案管理的队伍建设，定期组织职工进行学习和培训，要求工作人员热爱本职工作，肯吃苦、能钻研、有耐心、保密意识强。熟练掌握档案信息的加工、运行、传递、存储及多媒体使用操作，灵活使用各种安全防范软件和技术，从而不断提升其专业知识和管理技术。

2.规范管理标准

我们常说“没有规矩，不成方圆”，在信息化建设过程中，还要制定明确的信息化管理标准和规范，以此来给予职工要求和约束。

首先，要根据不同事业单位的自身需求来建立一套完善的执行准则，像数字档案的定义、移交、整理;数字档案的格式、压缩等等，对各个环节做出明确的规定。在制定管理标准的过程中还需要遵循以下几个原则：第一，前瞻性原则。主要是针对技术成果和概念进行的统一规定，在建立的过程中对各个标准制定的时机和内容进行全面考虑，既要积累之前的经验，同时还要满足信息化管理未來的发展。第二，兼容性原则。事业单位所面临的通常是社会中的各行各业，所以在设计过程中，不仅要注重和社会各行业之间的有效融合，同时还要注重其标准化与档案管理相兼容。

其次，从档案数据标准的构成上看，主要分为三个体系，第一，档案数据标准体系，主要内容涵盖数据库、软件、多媒体、档案信息技术的术语等等各个环节。在信息化建设过程中，不仅要建立整个职工的档案信息数据库，同时还要遵循其格式和规则进行有效的转化，从而使其管理、查找、传输等各个环节变得更加方便。第二，要建立档案信息资源的标准体系，主要是根据档案信息资源标准来建立相应的资源共享，从而更好的解决在日常应用和操作过程中遇到的各种问题。第三，明确档案信息管理应用系统的标准体系，这里主要包括信息标准和管理体系两个方面，以此来进一步完善和保障事业单位和政府部门的正常运营。

3.提升职工素养

职工作为事业单位档案管理的主体，因此专业能力和信息技术素养是档案管理信息化的基础和保障。所以，我们可以从以下几个方面进行职工素养的不断提升。

一方面，要完善机构设置，提高人员配置。由于事业单位存在其它职能部门兼职档案工作职能问题，档案管理工作人员年龄偏大。因此，配齐配强机构、人员是发展和巩固管理成效的前提，要求档案管理人员必须熟悉本单位发展历史，明晰发展前景，能够正确区分和辨别档案信息的重要性。

另一方面，要更新其管理理念，对档案管理人员进行不定期的理念更新，充分树立其服务意识和服务理念，实行持证上岗，保证档案管理人员具备专业的理论和技能。

最后，要优化人才架构，明确各成员的工作内容和工作范围。不仅要提高管理人员的专业水平，还要提升其计算机技术水平，以确保在档案管理工作中充分发挥自身价值，增强档案管理工作信息化建设的有效性。

4.完善技术安全防护

档案管理信息化建设提高了管理效率，充分体现了信息技术在管理领域的优势。但任何事物都具有两面性，信息技术也是一把“双刃剑”，提高档案信息管理在储存、系统运行、传输等环节效率的同时，还要确保其安全性。

方法一，将内、外网运行机制与防火墙技术角色控制相结合，比如，可以禁止安全级别低的计算机访问高密级工作平台，或者只允许高安全级别的计算机向低安全级别的计算机传输信息，以此优化网络运行环境。同时，还可以建立单位专属的内部运行网站，避免互联网及公众网站信息的干扰。

方法二，将加密手段与角色访问控制相结合。加密手段是为防止信息泄露及窃取提供了高效保障，在档案信息传输中，通过加密设置，防止因传输过程载体的遗失带来的信息安全风险;角色访问控制是建立在细化的岗位分工基础上，不同的职能权责角色拥有不同的访问权，提高档案管理的便捷性和灵活性。

5.健全档案信息化管理制度

事业单位档案信息化建设主要包括信息收集、录入、管理、归档、使用等流程，为了确保整个过程准确规范，必须健全管理制度。比如，在录入环节，档案的参数、指标及载体要求必须执行国家规定的统一标准，并且统一文字型、数字型、图片、音频等格式。再比如，归档环节，档案收集部门要对具体收集时间、范畴和方式形成对应的规范制度，完善目录、附件和相关描述及说明，确保档案信息的完整性。除此之外，还要建立严格的保管制度，明确储存方式、调取要求、维护措施等;规范使用制度，具体包括现场查阅、复制拷贝、系统传输等，要求各个环节实行实名登记，细化具体负责人，为提高档案安全性提供保证。最后，要坚持重要档案信息异地备份制度，增加双重保险。

六、总结

综上所述，信息时代的发展，给事业单位档案管理带来了机遇的同时也面临重大的挑战。所以，作为事业单位管理部门和档案管理部门需要从更新管理理念、规范管理标准、提升职工素养、完善技术安全防护、健全档案信息化管理制度几个方面进行创新和改革，使其更好的适应信息时代的到来，进一步促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

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（作者单位：1.内蒙古自治区赤峰绿色食品产业园区管理委员会;2.内蒙古自治区赤峰市红山区人力资源和社会保障局）