论档案管理的信息化建设

田小宁

摘 要：近年来，伴随着我国信息技术的迅速发展，网络科技在人们的日常生活和工作中的应用也越发广泛。怎样将信息化建设融于档案管理中，是我国档案管理工作者共同关注的话题之一。基于此，本文将通过分析信息化建设在档案管理工作的内涵及积极作用，谈谈怎样有效落实档案管理的信息化建设，希望能够对我国档案管理工作的水平提升有所裨益。

关键词：信息化建设 档案管理 积极作用

信息化建设档案管理工作的内容包括应用计算机技术和现代信息技术来提升档案管理工作的整体效率和水平。不仅需要建设信息化、系统化的档案管理体系，更需要从档案资料的利用、归档、收集、整理以及分类等方面进行具体的优化。【1】在减轻管理人员工作压力的基础上，有效提升其档案管理效率及管理水平，实现信息技术的全覆盖。

一、信息化建设档案管理工作的内涵及其积极作用

1.信息化建设档案管理工作的内涵

信息化建设档案管理工作是一项长期任务，对于管理人员和工作本身而言，既是挑战，也是机遇。信息化建设档案管理工作是科技发展的必经之路，也是促进其数字化转型有效途径。现阶段，计算机技术、信息技术以及生物科学技术成为判断一个国家文化软实力的基础条件，有效融合信息化建设与档案管理工作，能够在一定程度上促进我国文化内涵和科学技术的全方位融合，有效提升我国的文化软实力。对于档案管理工作本身而言，朝着更加智能化、系统化、信息化的方向去转型，能够有效解决信息安全防护、信息管理以及信息保存等方面的很多存在问题。但这些问题的解决并不是一蹴而就的，需要管理人员和技术专家通过不断的实践进行改进，才能够有效提升我国档案管理工作的整体效率和水平。“

2.信息化建设档案管理工作的积极作用

互联网+”时代的到来，意味着我国走入了现代化社会。为了有效提升档案管理工作的整体水平，我们需紧跟时代的步伐，真正实现档案管理工作的信息化建设。促进数字化平台的开发以及大数据系统的应用成立我们建设信息化档案管理工作的真正目的。建设信息化档案管理工作，不仅要确保档案材料和信息能够实现科学管理和有效应用，更要满足新时代背景下个性化、共享化、资源集成化的管理目标，为档案资源的保存、管理和使用提供有力保障。建设信息化的档案管理工作的积极作用主要体现在以下两方面：一是借助网络资源和技术实现档案材料和信息的共享，能够通过构建智能网络平台，为档案资源的使用提供更多有效途径，充分发挥档案信息的服务职能;二是减少对纸质文献资料的损害，通过网络化建设，在一定程度上实现对实体资源的保护。

二、信息化建设档案管理工作的有效途径

1.构建更加高效信息检索系统

我们在查找和利用档案资源信息的过程中离不开信息的检索。在信息化建设档案管理工作的过程中，最首要的就是要建设具有一定科学性的信息化检索体系，借助网络技术和多媒体工具面向全体用户需求构建系统化的检索体系。此外，我们在信息化建设档案管理工作的过程中还要注重基础设施建设的完善，为实体资源和纸质文献的存储提供更加专业的途径和空间，从而延长其使用寿命。[2]通过数字化处理纸质资源，用信息资源数据库来保存那些年代久远、保存价值较高的纸质文献，让用户在使用的过程中能够具有更高的导向性，精确地找到自己想要的资源和数据，从而充分发挥数字化检索系统的积极作用。

2.将档案信息资源检索目标进行分类

在信息化建设档案管理工作的过程中，我们不仅要构建智能化的检索系统，还要重视检索目标的分类建设，以确保档案资源信息得到有效应用。根据不同的档案管理目标和用户需求来确立档案资源信息的检索目标，基于合理利用的角度去进行检索流程的规划，通过电子文献查询法、文字检索法以及图片检索法，面向不同的用户需求进行调整和优化，使用户能够在科学的实践范围内获得自己想要查询的档案资料。一方面能够有效提升档案管理工作的科学性和服务职能，另一方面也能够在一定程度上避免档案资源的浪费，為档案资源及其有关信息的高速流通、合理使用以及科学管理提供有力保障。

3.科学构建档案资源查询体系

为有效使用档案资源，促进档案管理工作的的信息化建设。我们需要利用计算机技术来构建科学的查询系统，确保资源的合理使用。管理部门需要培养和引进具有一定计算机技术的管理人才，借助现代科技进行档案信息的归档、分类、整理以及收集等工作，形成现代化的信息管理体系。结合用户需求，将不同的档案信息归类到有关数据库中，构建科学合理、操作便捷的查询系统，全面优化用户的使用体验。

4.促进信息化档案管理人才的培养

人才的竞争是信息化时代的最大竞争。因此，档案管理部门在促进自身工作智能化、信息化的过程中，也不能忽视对管理人才的培养力度。否则就算我们拥有了最先进的检索技术和查询体系，缺乏具体的操作人员也是枉然。首先，档案部门要对工作人员进行定期培训。[3]通过科学的调研，了解到管理工作人员的工作需求及不足之处，将培训工作与信息化发展相结合，全面提升档案管理人员的信息化操作水平。其次，建立系统的培训计划。重视培训人员的素质提升，以及实践、研讨、自学及课程教学之间的有机结合，让管理工作人员能够在培训过程中培养自身的信息技术和管理应用能力，掌握更多的信息化知识和技术。最后，就是为档案管理人员提供更多自我锻炼的机会，借鉴优秀经验、不断拓展自身知识面，更新自身知识储备。

结语

综上所述，信息技术在我们生活和工作中的覆盖面积越来越广。为有效提升档案管理水平及其资源使用效率，信息化建设档案管理工作势在必行。我们不仅要正确认识现代科技带给我们的积极作用，更要合理应用，建设具有较高精确性的信息检索系统和查询系统，以确保档案资源的合理应用和有效保存，尽可能降低对纸质文献资料的损害。

参考文献

[1]王哲.关于做好档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2020（06）.

[2]林雯雯.做好档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2020（06）.

[3]吴金凤.档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].化工管理，2020（08）：13-14.