基于利用服务视角谈如何提高科研单位基建档案管理水平

陈欣

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）04- 098- 02

摘 要 基建档案是基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。基建档案既是建设过程中的真实反映和记录，也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。而一份好的基建档案它真实的反映了工程施工中每一个环节的实际情况，也详实地反映了工程项目建设的全过程。人们普遍认为，基本建设档案工作就是档案的归档、移交、接收、编目、上架、保管、统计、鉴定、销毁、查询、利用等。但做到基本建设档案服务利用的高效管理并非如此简单。作为一名档案工作者，要认识到基本建设档案工作所面临的新形势、新任务、新问题，要从档案利用的主体、客体多方面，采用相应措施来提升基本建设档案利用服务水平才是当务之急。

关键词 基本建设档案 档案利用 档案数字化

基建档案[1]是工程建设期间形成的具有保存价值的文字、图纸、音像、电子文件等重要资料。随着我院建设项目逐年增多，基建档案在整个单位档案库中有着非常重要的地位。对档案资料加强前期收集[2]，是影响基建档案质量好坏的重要因素。将基建档案管理好，才能够为单位日后的工程扩建、改建、维修等工作提供齐全且真实的资料，因此，对其进一步加强收集、管理的管控，会为今后的服务利用奠定了坚实的基礎。

一、基建档案及相关定义

基本建设项目档案[3]：是指从建设项目（工程）的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

档案利用[4]：是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。

二、我院基建档案发展历程

（一）我院基建档案管理情况

（1）我院目前与院内各部门及相关单位工作关系图：

以档案室为核心枢纽，对相关单位、部门进行监督、指导，建立沟通协调机制，相关人员积极配合，必然会形成一套完整、准确，高质量的基建档案，为日后的档案利用提供基本保障。

（2）随着基建档案项目逐年增多的趋势，档案的利用需求量也明显增长，以2017年-2018年为例，如图：

（二）档案利用的作用

通过历史档案工作来看，档案利用服务水平的高低，从某种程度上体现着建设项目档案管理水平的高低，故档案利用服务发挥着重要作用，档案利用是档案实现价值的最终途径，档案利用的作用主要表现为以下几方面：

（1）档案利用工作能够检验和促进档案基础工作的发展。

（2）扎扎实实地做好档案利用服务工作，可以通过在档案利用中发现问题，并找出解决办法，不断地促进档案管理工作水平的提高。

（3）档案利用的过程实际上是档案的宣传过程，可以获得更多的部门对档案工作支持。

综上所述，档案工作的最终目的就是档案利用，便于各方面的利用是检验档案工作的主要标准，是档案工作的关键环节，档案利用工作在整个档案工作中占有主导地位。

三、影响档案利用服务的主要因素

（一）档案意识

进一步加强档案意识，加强档案培训力度。部分人员对档案管理工作重视程度不高，过于看重项目审批和建设过程，而忽视了档案管理的重要性。归档时间拖延过长，岗位职责不到位等问题。

（二）档案完整性、有效性

（1）设备文件归档不齐全。如：设备运行使用、检修维护文件；

（2）部分竣工图有修改地方没有修改人的亲笔签名、竣工图纸加盖或签署的印章不齐全，如：竣工图章、出图章、建设单位和施工单位公章无有效章；

（3）早期基建档案的声像档案从收集、整理、归档都存在着一些问题。如：拍摄后整理的情况欠佳；部分改建、扩建的项目未提交建筑施工前的拍摄照片及施工后的对比照片；个别提交的，仅为彩打照片，非正式冲洗照片；管、线等隐蔽工程的声像档案欠缺。

（三）图纸老化、频繁利用

（1）图纸老化：由于档案室保管的基建档案年代最久远的为四五十年代的图纸，年代久远、纸张老旧、频繁使用，一些图纸有的数据字迹模糊，影响了利用者利用。

（2）因改造、扩建、维修等原因需频繁利用，加剧了档案寿命的缩短，也影响档案的利用服务水平。

四、提高基建档案管理水平的举措

（一）进一步提高档案意识，严把审核关

档案意识[6]方面：提高档案意识是取得领导支持和重视档案的内在要求。只要领导对基建档案工作足够重视了，基建档案工作才好开展。档案工作不是突击性的，是要靠平时的积累，注重收集。有些工作人员对档案工作的重视程度不够，没有收集的意识，导致一些重要档案资料流失。

（二）提前介入、全程监控

在项目立项阶段，做到专人负责，从源头跟踪收集项目前期文件，及时进行监控管理。

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，是档案业务工作的基本内容，而基建档案的收集工作是基建档案利用的重中之重，加强基建档案[4]收集整理工作，力争基建档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的基建档案原始资料，才能形成高质量的基建档案，才能在提供利用上掌握主动权。要想充分发挥档案的利用工作，必须依赖于基础工作，基础工作做不好，就谈不上档案利用工作。

（三）加强档案数字化建设，提高单位档案利用服务水平

目前对档案实体的收集、整理和保存基本都是通过人工方式完成的，工作进展缓慢，效率低，已无法适应信息时代发展的要求。近年来，我院建设项目日益增多，而这些项目的档案都以纸质档案的形式保存下来。但频繁的利用会减少档案寿命，影响日后档案利用。结合我院实际情况，本人建议如下：

1.基建档案数字化[7]。对历史基建档案数字化时，首先分为重要档案和一般档案两类逐步开展。

（1）将重要档案，如：竣工图，优先数字化，形成数据库，为使用者提供快捷检索方式，从而提高此类档案的利用服务水平。

（2）对年代久远的基建档案优先数字化，由于这些图纸老旧破损、字迹模糊不清，在日常的档案利用中对利用者造成了很大的麻烦。

（3）加强业务部门的调研反馈，深入了解其对档案查阅的需求。

通过采用“利用效果调查表”和“借阅申请单”方式，档案人员了解到利用者查询的目的和原因，通过统计分析，可以对使用频繁、利用率高的档案优先数字化，以提高利用服务水平。

目前我院已安排专人负责数字化扫描工作，可以通过扫描对折痕进行处理，并进行色彩还原。数字化备份后可以减少对纸质档案的利用，从而提高了今后利用服务水平。

2.实行“双套制”过渡管理模式。对于今后形成的档案要实行“双套制”过渡管理模式[7]。基建部门应当配备相应的硬件设施和软件管理系统，即：传统的纸质档案和电子档案同时归档。

由于电子文件自身缺陷，使其不能单一成为档案的存储形式，所以采用“双套制”就成为了今后档案保存模式的必然选择。

具体来讲，可以将数字档案以及纸质档案的归档一同进行，通过扫描完成机读档案的构建，进行相应的移交工作。不要将数字、机读以及纸质档案中任何一项遗漏，将其进行整理核对之后，便可以在档案管理系统内录入相应的目录信息，从而使基建工程档案管理工作实现现代化和信息化的发展，数字档案可以使基建档案利用水平、利用效率提高。这样既不会因为频繁利用影响档案寿命，减少了原始档案破损现象的发生，缩短了档案利用时间，提高了利用效率。

五、结语

综上所述，基建档案利用工作是基建档案管理的目的和归宿。基建档案的利用服务水平高低也体现着领导对基建档案工作的重视程度。

（1）提高项目管理人员和档案人员的素质、加强档案管理意识，重视档案管理人员及相关项目参与人员的培训，找出影响档案利用质量的原因，提出改进的措施，提高档案利用率。

（2）今后要不断推进档案信息资源的数字化，使用档案管理系统，在不久的将来从实现条目检索，逐步提升到电子档案的收集、保管、利用工作，为网上档案利用创造条件，建立完整、系统、有效电子档案数据库，实现全文检索，从整体上提高基建档案的数字化水平。

基建档案在单位的发展中发挥着无可替代的历史凭证和法律依据作用，是极其珍贵的档案。档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为单位和基建工程各部门提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平，使基建档案工作在我院的发展中真正发挥重要作用。

参考文献：

[1]付钰.浅谈工程档案管理存在的問题及解决策略[J].办公室业务，2015（24）：5.

[2]冯惠玲.档案信息资源在国家经济社会发展中的综合贡献力[J].档案学研究，2006（3）：13-16.

[3]和宝荣.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：474-541.

[4]陆莹.规范重点建设项目档案管理工作的思考[J].包头职业技术学院学报，2015，16（1）：88-89.

[5]苏磊.提高档案归类效率方法有效性的研究[J].办公室业务，2013（27）.

[6]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].图书与档案，2011（3）：380-381.

[7]刘岩岩.基建档案建设与管理工作的探讨[J].四川有色金属，2011（12）：65-67.