加强疫情防控时期疾控机构档案工作的思考

2020-07-29储丽丽

档案与建设 2020年6期

储丽丽

摘要：作为疾病预防控制机构，疾控中心需要重视档案管理工作，以便为各项工作做好记录和提供借鉴。文章从疫情防控期间疾控机构档案管理原则、存在问题以及应对策略三个方面，对其加强档案管理工作提出建议。

关键词：疫情防控；档案管理；疾控中心

疾控中心作为政府主管的疾病预防控制以及公共卫生技术管理和服务的公益性机构，其职责主要包括疾病伤害的预防控制、创造健康环境、保障人民身体健康、维护社会的安全和稳定。疾控中心的档案管理工作在整个疾病防控体系当中是一个非常关键的环节，其工作质量和管理水平对实现疾病预防控制闭环管理具有较高的应用价值。2020年初，新型冠状病毒肺炎疫情突然暴发，全国上下打响了疫情防控阻击战。此次新冠肺炎疫情对疾控机构来说是一次严峻的考验，对疾控部门疫情防控档案的管理工作更是一个新的挑战。疫情期间，如何根据疫情防控工作中文件材料的形成特点、范围和工作要求，切实地、有针对性地改进档案管理工作模式，做好疫情防控档案的收集、整理等工作，提高应急反应速度和工作效率，完整记录疫情防控的全过程，对于今后疾控机构更好地履职履责，更多地积累突发性公共卫生事件处理经验，作用关键，意义深远。本文以南京市秦淮区疾控中心为例进行阐述。

一、疫情防控期间的档案管理工作现状

1.完善工作机制，夯实档案管理工作的基础

疫情防控档案管理和疾控机构日常档案管理工作不同，涉及的业务领域交叉重叠、业务种类复杂繁多、处理时效要求特殊、机构部门覆盖面广，明显加大了疫情防控档案工作的难度和工作量。同时，当公共卫生事件突然发生时，疾控部门作为疫情防控的重要阵地之一，各部门及业务人员都处于高度紧张和高强度工作状态。在工作启动初期，建立一整套系统完善的档案工作机制，并使工作机制高效衔接、运转流畅，将使得疫情防控期间的档案工作事半功倍。秦淮区疾控中心将疫情防控档案工作作为一项政治任务摆上重要位置，围绕市委市政府开展疫情防控工作的重大决策部署，根据市区两级防控指挥部、档案部门的工作要求，按照《关于南京市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控档案管理工作方案》及《南京市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和文书、声像档案保管期限表》规定，组织本单位各工作组人员进行档案业务学习。同时，结合本区、本单位实际，制发相关工作方案，细化工作要求；与上级部门及兄弟单位共同交流研讨疫情防控时期的档案工作，探讨不同门类、不同来源、不同载体、不同格式档案的管理，力争早部署、早发动、早落实；建立联动机制，打造本单位新冠肺炎疫情防控档案专题数据库，并实现与其他来源档案资料的共建共享，确保做好疫情防控期间各种文件材料、声像资料的收集工作，确保真实、完整记录疾控中心新冠肺炎防控工作的全过程。

2.构建管理网络，推动档案工作措施和策略的规范落实

和所有的突发性公共卫生事件类似，此次新型冠状病毒肺炎疫情起势急、蔓延快、成因不明，使得疫情防控工作在应急反应、医疗物资准备、医护人员组织等方面面临巨大压力。因此，为认真做好疫情防控档案工作，缓解人手不足、特别是具备档案专业知识的人员缺乏的情况，迅速构建一套由点及面的档案工作管理网络体系就显得尤为重要。秦淮区疾控中心在本单位成立疫情防控工作领导小组的同时，同步组建档案工作专兼职工作团队，负责落实档案工作各项管理措施和细则。確定中心各部门档案工作联系人，建立档案工作微信、QQ群，定期开展疫情防控档案工作指导，及时解答、解决档案工作中出现的各类具体问题、难点难题，提高了工作效率。加强特殊时期档案工作的知识培训和业务提升，及时准确地向工作团队成员解读档案管理的收集范围、收集方法、整理规范、归档时间等内容，明确职责分工和任务要求，在上级档案部门的指导下，用科学细致的管理手段和接地气的业务指导，确保档案工作应收尽收、应归尽归、应管尽管，丰富和完善疫情防控档案资源库。

3.加强利用服务，充分发挥档案管理工作价值作用

及时有效的信息支撑是赢得疫情防控阻击战的关键。疾控机构的档案信息中留存着历年来及现阶段流行病的监测分析防治、突发公共卫生事件的应急处置、疫情的监控和信息管理的记录。通过对大量档案资料信息进行查阅、梳理与总结，定向深层加工利用，挖掘档案中疫情防控信息资源的价值，整理汇编各类文件制度、工作机制、业务数据、防控措施及效果、典型案例等，及时提供给各级领导和决策部门，争取为疫情防控提供积极有效的信息支撑。在此次疫情发生初期，秦淮区疾控中心即认真分析，按照疫情防控档案资料利用服务时间紧、需求急、跨度大、整体性要求高的特点，尝试梳理2003年抗击“非典”形成的疫情防控有关文件、档案资料，编制疫情防控专题档案信息，为此次新冠肺炎疫情的防控提供工作参考。

二、疫情防控期间的档案管理特点

1.紧抓疾控档案的形成源头

此次新冠肺炎疫情来势汹汹，疾控工作涉及面甚广，各部门因职责不同，均独立承担本部门的工作，如果没有较强的档案意识，极易造成文件材料的散失。基于这种情况，文件材料的收集更侧重于抓重点、找源头。疫情防控文件材料主要形成于疾控部门党政、人事、传染病控制、财务、信息、总务等职能科室，针对这些部门，要深化对档案专业知识普及，提高工作人员的档案意识，为文件材料的形成质量和收集完整提供较为良好的工作基础。因此，档案人员要抓住疾控档案的形成源头，积极争取中心领导支持和相关科室配合，加强对本区范围内区级医疗机构、社区等单位的文件材料形成和收集的指导，进一步密切与各职能科室兼职档案员的联系，注重流行病学调查报告、疫情防控预案和指导方案、应急物资储备进出库数据等的收集。制定针对性的文件材料收集范围，明确收集要求，确保疫情防控期间文件材料的完整齐全。

2.档案管理与疾控工作部署同步推进

因疫情暴发起势猛，蔓延迅速，疾控工作面临的形势严峻、任务非同寻常，这其中每一步、每一刻的经验和教训都是珍贵的。作为疾控机构的档案人员，应以对党、对人民、对历史高度负责的态度，确保新型冠状病毒肺炎疫情防控过程中的疾控档案完整齐全。在此次疾控档案管理工作中，采取全面铺开、重点关注的原则，根据新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的变化随时调整工作部署。随着对新型冠状病毒肺炎的认识加深，疫情防控阻击战的实践逐步趋于成熟，但同时也有更多不可预知的偶然事件，很多文件材料都是在突发和偶然的情况下产生的。因此，疫情防控期间的档案管理工作需要更加专业的素质、高度负责的责任意识，在疫情防控的全程中严格按照标准和要求规范推进，充分抓住档案的留存时机。

3.坚持档案管理规范标准、流向安全

疾控档案具有内容丰富、载体多样的特点，疫情期间文件材料的收集始终按照前端控制、覆盖面广、结构丰富的要求，全面完整深入地推进和开展。按照内容不同，此次疾控档案可分为九类：（1）组织领导、工作机制、决定、会议记录、纪要、大事记等材料；（2）有关疫情防控的重要批示、指示和讲话；（3）本机构的疫情监测报告、预防救治方案、疫情调查研判、检测治疗标准、应急预案、数据报告等；（4）业务工作的重要报告、简报、信息、专报、总结等材料；（5）本单位有关新冠疫情发文材料；（6）接受捐赠物资、资金等材料；（7）先进事迹表彰和失职处分材料；（8）疫情病例档案；（9）与之相关的照片、声像、实物及其他。文件材料的载体是纸质为主，其他载体为辅。所有文件材料收集整理完成后，根据档案管理要求及时归档保存，科学管理。

三、存在的问题

1.文件材料收集不够平衡

在疫情防控过程中，疾控中心职责涉及范围比较广。在各项职能中，与疫情防控相关度较高的内容包括：突发公共卫生事件应急处置、疫情及健康影响因素的监测和干预、实验室病例检测等。其他次级相关的职责包括：防疫与健康知识宣传教育、公众防疫与健康水平促进、技术管理与应用研究等。其涉及的领域多、部门多、业务工作交叉范围大。因此，需要归档的文件资料来源复杂、交叉性高、覆盖面广。同时，疾控包括卫生监测和疾病控制两大部分，有些工作因其本身工作周期长、成果形成慢等特点，客观上也导致了疾控档案管理的复杂和不可控性。在此次疫情防控工作中，事先明确的文件材料收集归档范围、移交管理制度等在一定程度上减轻了这些因素的影响，但上述情况依然给疫情防控时期疾控档案的管理带来不少困扰。

2.流程管理存在缺失

因应对重大突发事件的档案管理经验较少，对新冠肺炎疫情的了解认识不足，此次疾控档案的管理也因疫情防控的紧迫和突发，不同程度地出现流程管理上的缺失。疫情防控期间，县区级疾控中心的主要工作包括流行病学调查、密切接触者管理、信息登记与统计、检验人员采样和送样、消杀工作等。这期间的文件材料收集整理归档应该是全流程同步进行的，但在实际操作中无法达到完全理想的效果。一方面，为了防止感染，作为疾控部门这类阻断疫情的第一线，始终必须按照非常严格的程序开展工作，每个人都处于高度忙碌和紧张的状态。另一方面，新冠肺炎作为传染性极强的传染病，除医务人员外，其他人员一般难以进入基层一线。这期间对文件材料的收集程度更多地基于基层工作人员的档案意识和工作强度。一些文件材料得不到及时归档保存，导致容易丢失和遗漏，无法进行后期弥补。

3.信息化手段不够同步

疫情防控的特殊性使得疾控档案管理工作具有极大的随机性和不可预见性。而且，在文件材料收集、整理、归档、利用过程中，因疫情的危害性，档案工作人员深入一线的工作模式同样受到挑战。同时，因新冠肺炎疫情在全球的蔓延，疾控档案不可避免地会涉及其他的流行病和传染病问题，这些问题受人的因素影响较多，不因地理位置的改变而改变，所以会涉及全球各地区。这些新的挑战为使用先进的信息化手段提供了契机。然而，近年来疾控机构在档案信息化上所作的努力，远不及疾控各项专业职能的信息化建设。这种不平衡的发展，加之疾控档案管理工作的复杂，使得疾控机构在档案信息化建设上的短板更加凸显，无法发挥出足夠的效用。

四、应对策略

1.强化机构职能，增强管理意识

疾控机构作为政府管理的公益单位，部门多，职能多。档案管理工作，尤其是疫情防控期间的档案工作，需要更加牢固的档案意识作为基础，在机构管理中更加重视档案管理，引导全机构人员将档案工作融入专业技术工作中，确保文件材料的齐全完整。档案人员应树立更加积极主动的工作态度，主动与部门工作人员对接，力求归档文件全面完整。同时要促使各职能部门和广大干部职工形成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，为疫情档案管理工作争取更多的支持，营造良好的工作环境。

2.建立严格的档案管理工作制度

以档案法律法规为基础，完善档案管理的各项制度，让档案管理更加规范科学。既进行前端控制，也加强过程管理。档案人员及时下沉到机构各部门中，协助各职能科室对已形成的文件材料做好收集、整理和预立卷。设立科室兼职档案员，定期开展档案工作培训和交流讨论，解决工作中存在的各类业务问题。

3.严格进行疫情防控归档材料的审核工作

疫情期间文件材料的形成将随着疫情的控制而逐步减少减缓，并将随疫情结束而结束。进入这一阶段后，档案管理的主要工作将立足于归档，各职能科室将已收集整理并完成预立卷的文件材料移交档案室。根据文件材料收集及保管期限的要求，档案室对移交的文件材料进行审核，或根据不同类别文件材料的不同要求进行归档保存，或退回相关责任科室作进一步整改。

4.以档案信息报送和成果编研满足资政需求

档案的价值在于反映历史，其最终目的并不是简单的储存保管，而在于为利用者提供服务。疫情防控是一项全方位的系统工程，各项工作都要为打赢疫情防控阻击战提供支持，档案工作也不例外。一方面政府部门建立起疫情信息报送机制或信息系统，既能第一时间汇总疫情档案数据，快速满足现实工作需要，又能为日后建立疫情专题档案或编研积累素材，留存疫情防控工作的完整记忆。另一方面疾控机构的档案工作人员应靠前服务，充分发挥档案资源优势，深入挖掘室藏，及时整理出疫情防控的档案材料，并送疾控部门领导班子及专家，为领导防疫决策和有关业务工作提供重要依据和参考。

从SARS、H1N1、H7N9禽流感到新型冠状病毒肺炎，疾控机构已形成一系列突发疫情疾控档案，这为今后科学地开发利用研究打下了坚实的基础，将为今后做好公共卫生突发事件的处置和应对提供丰富的参考经验，真正实现疾控档案价值的最大化。