外贸函电撰写“三位一体”策略构建探究

吴石梅

摘  要：《外贸函电》课程作为商务英语专业的核心课程之一，其课程教学目标是培养学生函电撰写能力。函电撰写能力是商务英语专业学生必备的专业核心能力之一。本研究依据外贸函电特点，从语言、语气和内容三个层面构建“三位一体”函电撰写策略，以期为提升外贸函电教学质量提供一定的参考。

關键词：外贸函电;三位一体;策略;构建

中图分类号：G640       文献标志码：A         文章编号：2096-000X（2020）24-0120-03

Abstract： As one of the core courses for business English majors， Foreign Trade Correspondence aims to cultivate students' ability of writing correspondence. The ability to write correspondence is one of the essential core competencies for business English majors. According to the characteristics of foreign trade correspondence， this study constructs the writing strategies of foreign trade correspondence from the three aspects of language， tone and content， hoping to provide some reference for improving the teaching of foreign trade correspondence.

Keywords： Foreign Trade Correspondence; the trinity; strategies; construction

《外贸函电》课程作为商务类专业的核心课程之一，其课程目标是培养学生毕业后必备的核心能力，即函电撰写能力。该课程内容主要包含建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等不同主题信函的撰写。《外贸函电》课程中的信函实际是指有着国际贸易关系的合作双方由于彼此的业务往来而产生的信件。外贸函电信件是指用简单朴实的语言，准确表达意愿，让合作双方非常清楚地了解写信人的意图。从某种程度上说，外贸函电的沟通类似于一场马拉松式的谈判。[1]而外贸函电的基本要求则是主题明确、内容简洁、语言精炼、表述完整。同时，外贸函电也有其固定的语言特点、习惯用法、常用句型以及特定的写作规范。本研究以《外贸函电》课程中的信件为语料，从语言、语气和内容三个层面构建“三位一体”函电撰写策略，为更好地达成贸易交易和提高教学质量提供参考和借鉴。

一、外贸函电的语言表达策略

外贸函电写作有别于其他类型的英文写作。传统的英文写作格式灵活，作者可根据自身喜好和写作习惯，选择复杂句型结构和词语来表达情感。而外贸函电撰写过程中，写信人与收信人之间的关系是贸易合作伙伴关系，相互沟通和谈判的目的旨在更好地促使双方愉快、顺利地交易。因此，写作时需考虑双方关系及利益，信函内容兼顾目的与效率。成功的外贸函电应达到两个目的，一是收信人正确、全面地理解写信人意图;二是达成写信人的目的。因此外贸函电写作有其自身的语言特点。

（一）语言的专业性

外贸函电属于专门用途英语（ESP）范畴，Duley Evans和St John（1996）指出，专门用途英语发展的最大领域当属商务英语，而外贸函电课程教学是我国商务英语教学的起源。[2]在对外交易中，处理不同的贸易环节时，都需要较强的专业知识，这就必然导致《外贸函电》课程的专业性特点。[3]《外贸函电》教学也经常会使用国际通用的专业词汇和缩略语。如常用的专业词汇如一般询盘（general inquiry）、报盘（offer）、还盘（counter-offer）、支付条款（terms of payment）、保险（insurance）、索赔（claim）等;常用的国际贸易术语缩略语有：离岸价格（FOB）、到岸价格（CIF）和成本加运费（CFR）等。在外贸支付中，应用的缩略语，如付款交单D/P（Documents against Payment）、 承付交单D/A（Documents against Acceptance）、信汇M/T（Mail Transfer）、 电汇T/T（Telegraphic Transfer）、票汇D/D（Demand Draft）。在外贸运输中，常用缩略语为：提单B/L（bill of lading）、集装箱货运站CFS（container freight station）、集装箱堆场CY（container yard）、门到门D/D（door to door）等。 因此，在外贸函电撰写中，应该掌握相关的专业术语，准确发表含义，达成写作目的和交易目的。

（二）语言简洁明了

语言简洁明了实际是指在函电撰写时，语言力求简介明了，表达内容能够使读者快速捕捉和领会，并且能够按着写信人的意愿做出行事判断。因此，写信人在进行函电撰写时，首先需要考虑的问题是要了解读信人的实际情况，在遣词造句方面力求清晰明了、言简意赅。

1. 正确选用词汇

初学写作的人一般认为词越难越正式越好，殊不知一份晦涩难懂的信件只会浪费对方时间，甚至因对方理解不了信函的意图和目的，而将其搁置一边，失去双方合作机会。通俗易懂、言简意赅的信函会提高彼此的工作效率。因此，外贸函电中尽量采用短的、广为人知的单词代替生僻的词汇。但简洁不等于简单，简洁性在信函写作中体现为：使用简洁的词汇、少用陈词滥调、避免冗长的表达和不必要的重复;信函中可以引入表格数据、实例、图片等说明观点，突出写作目的。

2. 避免模糊表达

外贸函电中模棱两可的表达会让读者产生误解，影响商务沟通。因此，信函措辞应尽量选用具体词汇，指代清楚。如“Does the radio advertisement have a positive effect？”这句话意思就比较模糊。应该改为“Does the radio advertisement increase our sales？” 修改之后意思就会更加清晰明了。同时，应该避免使用产生歧义的词汇。如“As to the ship sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services.”翻译中文的意思就是“从香港到旧金山有直达船”，但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？很明显，在句子中并不明确。因此，在信函中避免模糊，要清楚地说明“一个月两次”还是“两个月一次”。第一个句子“We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.”意思为每月两次直达船。第二个句子“We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.”意思为每半月一次直达船。第三个句子“We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco every two month.”意思为每两个月一次直达船。

3. 注意修饰词位置

在外贸信函中，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意。如句子“Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible.”和句子“Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter.” 以上两句中“as soon as”所在的位置不同，所修饰的内容就会不同，句子所表达的意思也就截然不一样。如第一句可译成“请告你们要我们为此尽快做些什么”。第二句的意思则是“请尽快告知，你们要我们为此事做些什么”。由此可判断，修饰词在句子中的位置，可以决定句子的意思。

4. 适当架构句群与段落

外贸函电中应该避免使用复杂从句和太长的句子。尽量使用简短的句子，这样更加便于读信人阅读。如 “We are sending you our price list and catalogue for the new season， and you will find plenty to attract you in it and will notice that every product of ours is made from 100% natural ingredients.”将此句改为“We are sending you our price list and catalogue for the new season. You will find plenty attractive ones in it for every product of ours are made from 100% natural ingredients.”前句句型复杂，句子相对较长，所包含的信息过多，不便于读信人更好地理解句子内容的表达。将前句修改后，句子由原句一句话变成了两个句子。很显然，修改后的句子，其中后半句是前半句的解释说明，使得读信人能够更好理解句意。此外，句子之间采用合适的衔接词进行连接也显得尤为重要，例如“such as”“as soon as”等能更好地帮助读信人理解句群关系。

（三）语言的非正式性

贸易交往中崇尚真诚而自然地沟通和交流，而外贸函电作为交流的媒介，传递的是对彼此的关切与尊重，而关切和尊重则从语言的表达上体现出来。函电写作中语言的表达则大多应采用非正式或中性的语言。

二、外贸函电的语气构建策略

（一）体谅原则（Consideration）

在商务交往中，贸易的双方应该站在对方的角度思考问题。经验丰富的商务工作者，往往能够预判客户需求和疑问，能够及时地站在对方的立场考虑问题。因此，在函电撰写过程中，不仅要体现在礼貌的用语，而且更重要的是学会换位思考，体现体谅的原则来表达相互的尊重。对于信函给予及时的回复，字里行间体现出对对方的关心和友好，以此建立良好的贸易伙伴关系。在函电撰写过程中，我们可遵循两个原则：第一，以对方为主的写作态度（You-attitude）。通过这样的语言表达，让对方感到备受尊重。第二，措辞得体（Appropriate wording）。贸易交往中，合作双方出现意见分歧和争端是不可避免的问题。即使在这种情况下，贸易的双方也不应在信函中表达出现出言不逊、相互指责和恶语伤人的现象。我们应保持礼貌和体谅的态度，冷静处理问题，有礼有节的表明自身立场，维护良好的贸易合作关系。

（二）礼貌原则（Courtesy）

礼貌是贸易交往中的核心法则，礼貌的言语表达和谦虚的态度可有效促进双方之间的合作关系。因此，在信函中多用“thank you for”“We regret that…”“It will be highly appreciated that…”等礼貌用语。在商务关系处理中，不可避免的出现纠纷和摩擦，礼貌温馨的言语表达将成为化解双方僵局的润滑剂。当处理索赔和拒绝接受信函时，措词要力求委婉礼貌。在进行函电撰写时也可考虑使用适当的方法和技巧。第一，采用被动句式。被动语态能使请求的语气显得更加委婉礼貌。如“You made a very careless mistake.” 若改成“A very careless mistake was made.”會更好。其次，采用疑问句式。试比较以下三句话“Make payment by D/P”“We request you to make payment by D/P.”和“could you make payment by D/P？”通过分析比较得出，这三句话分别采用不能的句式来表达同样的意思。但因为句式不同，所表达的效果截然不同。第一句是祈使句，口气太强硬，有命令对方接受之嫌;第二句为陈述句，语言表达太过直接，没有委婉之意;第三句则是疑问句，表达效果最佳，即表达了自身的意愿，还避免了语言的过渡直率和咄咄逼人。由此可知，在信函中如果要向对方提出请求时，三种句式比较，疑问句的表达和使用会取得更好的效果。

三、外贸函电内容构建策略

（一）完整（Completeness）

信函的完整性不仅指对对方问题的一一回复，还就信函所要表达的重要内容和目标要强调清楚。信函内容的完整有利于构建良好的企业信用和形象，提高工作效率，避免不必要的纠纷，有助于建立良好的合作关系。一封信函写得是否完整，可用五“W”对信函进行检验。即“Who， What， Where， When及Why（包括How）”如在定货的信中，要明确阐述“需要什么商品”（What you want）、“什么时候需要”（When you need the goods）、“货物发到何地何人收”（to Whom and Where the goods to be sent）和“如何付款”（How payment will be made）来检查信函内容的完整性。

（二）具体（Concreteness）

外贸函电中，信函内容具体是指内容具体、确定，言之有物，而不是笼统抽象。尤其是写信人要求对方回应解决纠纷、咨询或提供帮助等信息时，更应该讲究具体原则。信函中可用具体数据、事实说话。如此句话中“We thank you for receiving your letter yesterday.”，像类似“yesterday”和“today”这样表示时间的词汇在句子中就非常抽象模糊、不具体。此类表达时间的含糊词汇不适合在外贸信函中使用，势必会引起不必要纠纷和误解，从而导致双方合作的失败。因此，这句应改为类似下面的句子“We thank you for your letter of April 1st， 2017.”类似的另外一个例子，如“I will send the catalogs to you soon.”就不如“I will send the catalogs to you in three days.”

（三）准确（Correctness）

对外贸函电而言，准确是指信函中语法、单词拼写的正确和标点符号使用的规范。此外，它还包含语言的恰当表达、良好的语言风格和务实的态度。如“This product is absolutely the best one on the market.”此句的描述就太过夸张，不够准确。应改为“This product is the best one we can supply.”两句相比较，后一句明显准确具体，给人信任感。信函撰写者应该依据信函的内容，来选择信函的表达方式。如当信息对收信人来说是好消息时，在信函撰写时，一般选择直接告知的方式;如果不利于对方的信息或是坏消息时，信函内容的逻辑则采取间接方式先解释说明。合适的告知方法则更有利于双方交易的达成。

四、结束语

随着国家“一带一路”重大战略部署的推进，我国外向型经济的发展意味着日益频繁的对外贸易活动与信息交往。[1]外贸函电在对外贸易活动中，起着重要的沟通交流媒介作用。本研究从外贸函电的语言特点、语气的表达及函电内容三个层面，构建了如“三位一体”函电撰写策略，以打造客户至上的外贸函电信函内容，构筑和谐轻松的贸易合作关系，有效顺利实现贸易交易目标。

参考文献：

[1]熊小秦.以客户为中心的外贸函电沟通策略[J].对外經贸实务，2020（01）：64-67.

[2]邬孝煜.浅谈进出口英语函电教学的边缘化与课程建设问题[J].商务英语教学与研究，2010（00）：53-62.

[3]吴立媛.职业教育体系中《外贸函电》课程教学改革策略研究[J].吉首大学学报（社会科学版），2017，38（S2）：186-188.