行政体制改革背景下机构档案工作的创新实践路径探讨

牛鑫 陈一鸣

档案管理指的是采集、归纳、储存、调取个人档案资料的管理行为。其是行政单位中不可或缺的部门之一。该部门储存着很多重要的行政资料，行政单位的活动开展与效率和其密不可分。信息时代对档案管理工作创新提出了更高的要求。档案管理工作内容十分繁琐，为了加强档案管理工作的科学性与准确性，必须确保在档案信息真实准确的基础上建立符合未来发展规划的管理机制和创新路径，并在实践中不断调整完善。

  一、行政体制改革的背景和发展现状

机构档案管理工作的创新包含着理论创新和实践创新两个重要的组成部分，行政体制改革是伴随着我国经济发展趋势所适时调整的政策决策，其是根据我国的具体国情与社会性质的发展所不断完善的政策因素。科学的行政体制调整，必须伴随政府管理职能的变化以及众多管理因素的有效结合，加强管理结构的合理性与科学性，促进政府事务的有效开展。所以，必须在短时间内大力严抓档案管理工作，出台相应的管理措施，使档案管理工作跟上社会发展的步伐，为行政部门的科学运作提供保障。

目前，行政事业机关档案管理存在缺乏档案管理意识、档案管理的制度陈旧、档案管理设施过时、设备落后、档案管理人员素质有待提高等问题。

  二、行政体制改革下机构档案工作的创新方向

（一）明确机构档案工作创新的根本

使用先进的互联网信息技术弥补档案管理的不足是当务之急，因此，接受适应新的工作理念和工作模式，已成为档案管理工作者面临的新挑战。

1.根据档案管理发展的要求培养专业人才。进行人才培养时，首先必须使档案管理人员具备当前档案管理的基本要求，同时加强人员的理论培养，不仅需要相应的理论知识，还要加强人员电子信息技术的培养，使档案管理工作者逐渐向复合型人才发展。

2.观念创新、知识创新和能力创新。首先是观念创新，第一线档案管理工作者要主动探索新的方式工作，适应信息的高速发展，更好地做好档案管理工作。其次是知识创新，由于档案管理包含了信息的收集、整理、保管、开发利用等丰富的应用特点，同时具备相关信息科学和管理理念。再次，必须加强能力创新，档案管理从业者必须在已有的技术基础上不断拓展学习，使自身能力跟上时代的发展，加强自身综合业务技能的提升。

（二）笃实机构档案工作创新的基础

1.提高档案馆的设施基础

加强机构档案馆的基础设施建设，对功能老化的设施设备进行及时更换。新建的档案馆必须能够满足将来管理与发展的需求。所以，在建设过程中必须融入更多的创新方式，在结构、设施、技术等方面都要有更高的表现。

2.提高档案收集和开发与信息服务

将档案馆所涉及的业务有效整合，将档案资料的搜集、开发、信息服务设为档案馆的核心服务。在传承之前有效管理模式的同时，紧跟时代步伐而变化，设立一些新的档案类型，如科技档案、数据档案等，在此基础上加强对新型载体与制度建设方面的探索。

3.加强档案管理的工作效能

档案管理制度的完善，必须建立在提高档案管理工作效能的基础上，管理方式随之更加标准，进而在档案管理过程中做到信息收集完整、整理置放合理、保管时间准确，保管环境更加安全规范。

4.加强机构档案工作的创新

（1）加大档案的开发利用。开展档案管理工作的过程中，档案管理部门必须紧跟行政体制改革的步伐，恪守自身服务原则，在行政体制的改革中实现相应的职能转变，结合效益跟服务的关联，在规范档案管理服务的过程中提高其利用效能，强化服务功能，提高自身的服务优势，使服务更加凸显，为行政机关与相关人群提供更加全面、高效的服务。

（2）建立符合现代档案管理工作的守则。构建一个契合现代符档案管理工作要求的相关规则，本身在机构中，档案管理工作并不是作为一个独立个体而存在，其是作为每个业务的信息集合点而存在，發挥信息资源的整合作用，同时，也起到向外开放的节点功能，在这样的背景下，必须对工作理念进行明确，确保其高效性和开放性，从而更好地满足档案工作的各种需求。

（3）保持信息的协作需求。机构档案信息的建设应紧跟社会经济发展的变化而积极推进，档案管理信息化建设水平要与当地信息化建设水平相适应。在互联网和大数据时代，信息互通和信息安全是档案管理必须面对和解决的现实问题，在确保安全的基本前提下，在一定范围内实现信息互联互通和工作协作，提高档案资料的使用效能。

  三、改变传统档案管理思路，完善档案管理机制

（一）改变传统档案管理思路

研究机构档案管理的流程与问题，根据实际存在的问题，给档案管理人员制定详细的日常工作内容，对档案详细检查频率进行相应提高。必须保证文件调取的过程能够快速准确。组织专人做好对机密文件的保存工作，建立安全高效的档案存储环境，从而加强档案管理工作的开展。同时，应严格监视档案室的人流，及时排查档案文件，防止文件丢失等问题的产生。

（二）完善档案管理制度

科学的管理制度是保证档案管理工作顺利开展的基础。随着现代信息的发展，传统管理制度和选用的档案管理系统难以满足现今的档案管理需求。要及时更新档案管理系统，发挥行政机关工作的重要职责，早日实现档案管理的目标。确保档案管理制度的建立与我国的法律保有一致性。

（三）强化有关人员和经费的配备，重视档案管理人才培训

行政部门在进行档案管理人才招聘时应当对应聘者进行全方位的考核，让更多专业技能强、知识面广的人才投入到档案管理工作中，使档案管理更加规范、科学。确保人力资源的充足，可以建立由分管领导直接负责档案管理工作领导小组，在办公室配置相关的专职档案工作人员，明确责任目标和具体工作任务。同时，强化经费保障，加大硬件设施的投入力度，严格根据所制定的相关国家标准和档案室规范，做好档案工作，确保其安全性和保密性。

目前，我国的社会经济、科技力量、社会体量都在逐渐发展扩大，因此，广大人民群众更加关心档案管理的创新模式。行政部门必须注重档案管理工作，不断创新、完善相应的档案管理机制，组建专业的管理团队，确保档案管理工作跟上时代发展的步伐，使档案管理问题朝着更加合理规范的方向发展，以满足更多的社会需求。

（作者单位：中共太原市杏花岭区委党校）