办公设备销售企业销售财务流程自动化与风险控制

陈莉蓉

摘 要：随着我国市场经济的快速发展，企业的发展空间得到了较大的提升，很多企业在销售过程中应用了ERP、RPA等先进的信息化软件，实现了销售财务流程的自动化，但在销售财务流程自动化的过程中也会出现一些管理问题，这些问题增加了销售财务风险，因此要加大对销售财务流程自动化风险控制的研究力度。本文以办公设备销售企业为例，从销售流程自动化出发，分析了销售财务的日常财务风险，并提出了幾点销售财务流程自动化和风险控制的对策，目的在于提高销售财务流程自动化水平，规避销售财务风险，提升办公设备销售企业的综合竞争实力。

关键词：销售财务流程;自动化;风险控制

一、销售财务流程自动化的应用

在大数据时代背景下，企业销售模式正面临IT新技术的挑战，大量新技术的广泛应用给企业的管理人员和员工工作带来了较大的冲击。软件流程自动化，也被称作RPA，是指用软件自动化方式实现各个行业中本来是人工操作的业务由计算机完成。它让软件机器人自动处理大量重复的、基于规则的工作流程任务。比如：在企业的业务流程中，通常有纸质文件录入、证件票据验证、从电子邮件和文档中提取数据、跨系统数据迁移、企业IT应用自动操作等，而软件机器人能准确快速地完成这些工作，减少人工错误，确保零失误，提高效率，大幅度降低运营成本。RPA依靠先进的软件自动化技术，极大降低了开发成本，缩短了开发周期，实现了企业内部跨系统及工作流程的自动化，提高了生产效率，因此很多企业在销售过程中已经实现了财务流程的自动化，并取得了显著的效果。企业销售财务流程自动化的应用效果主要体现在以下几个方面。

（一）申报增值税方面

某办公设备销售企业在应用RPA之前并没有实现财务、税务软件之间的无缝衔接，因此该企业希望在发票开具、税务信息录入、纳税申报方面实现流程自动化，避免人工录入失误问题。在该企业引入RPA之后，填报、汇总一家公司的财务数据仅仅需要十分钟时间，既提高了该企业的财务工作效率，还可以对原来的税务系统进行完善，降低人为填报出现错误的几率，也大大简化了税务申报工作，规避了可能出现的税务风险。

（二）核对报销单据方面

办公设备销售企业在财务报销的过程中有很多费用要审批、单据要核对，工作量大，若不谨慎细致，极有可能出错。在应用RPA之后，有效解决了重复审核问题，财务人员可以从重复性的审核工作中解脱出来，有足够时间来完成其他财务分析工作，也大大提高了核对报销单据工作的效率与水平。

（三）合并财务报表方面

某办公设备销售企业在月末合并财务报表时，希望利用现有软件快速完成汇总报表、抵消合并财务报表，提升合并财务报表的工作效率。在应用RPA之后，该企业从原来合并财务报表需要花费一个小时，缩短为两分钟内完成，并且可以随时更改合并财务报表，大大缓解了财务人员月结的工作压力，为管理者提供了及时准确的财务报表。

二、销售财务管理的日常风险

（一）实际销售数据与预算差异较大

销售财务的一个突出问题是销售额的提升以及如何控制市场销售费用，将有限资金的效力发挥到最大。然而，在完成预算和批准报告之后，内部各个部门对费用进行自行控制，由于未得到相关预算系统的链接与控制，在报销实际费用时缺少了预算数据进行比对控制，这就会导致实际费用大大超出预算。

（二）增加成本，浪费大量存货

一些企业在加快存货周转速度时，虽然使资金使用率得到了提升，但也对存货报废的数量进行了非正常削减。例如：将长期库存积压率作为业绩考核指标，为降低库存占用，企业对存货的入库量进行了严格的控制，同时为减少库存积压，将长期存货申报报废处理，这样反而增加了成本，造成大量资源浪费，不利于办公设备企业销售业务的正常运转。

（三）线上销售的竞争压力大

企业的线下销售正面临线上销售的竞争压力，因此现阶段急需解决的问题是如何为线上客户提供高质量的服务，提升线上商铺的信誉水平。例如，某公司作为世界排名第三的打印机销售公司，为适应国际经济市场竞争需要，提高了线上销售的比率，但也随之出现了一些问题，如七天无理由退货导致二手商品较线下销售翻倍增加，延迟开具发票或延迟退款的现象频发，这会引发经营性罚款、降低企业商铺信誉等。

三、销售财务流程自动化和风险控制对策

（一）销售财务流程自动化一揽子解决方案

一方面，搭建ERP系统。通过ERP预算系统实现自下到上地填报财务预算数据，细分每一项销售业务活动费用的性质，如网络平台促销费用、广告制作费用、会展费用、装修店铺费用等，在经过逐层审批后，把最终确认的预算管理数据嵌入到日常报销费用的系统中，实现预算管理和费用报销业务的融合控制。

对销售型企业的财务活动来说，其日常报销中最复杂的工作就是审核单据以及网上转账工作，因此可以将预算系统与报销系统直连、SAP系统与报销系统直连，实现销售财务流程自动化。具体流程如下：首先，预算数据自动联入费用报销系统，对实际报销进行自动控制，保证报销不超出预算;其次，为了日后比较分析预算与实际，实际报销使用的明细科目应与预算系统费用明细目录保持一致;再次，经过审核之后未完成支付的单据，需要采用银企直连的方法自动上传到网银，在生成数据包后进行审核支付;最后，对于支付成功的数据，要实现SAP账务系统的自动对接，财务部门可以通过系统来纠正人工出现的偏差。

另一方面，灵活应用RPA人工智能。近年来，人工智能（AI）已经是一个热度很高的名词，很多企业在经营过程中已经广泛应用了人工智能，企业在财务管理过程中也要灵活应用RPA人工智能，例如：财务部门可以利用RPA系统完成发票抵扣联的扫描和认证以及收款清账工作，实现客户订单与网银系统的对接，自动进行清账处理。

（二）做好防控风险的日常工作

首先，对于存货，要把长期库存占有率纳入到业绩考核中，对库存报废进行严格审批，这样可以防止一些人员为了业绩考评而出现虚假报废的问题。

其次，加大对信用的控制力度。企业在销售过程中为避免发生坏账，需要制定相关的信用控制计划。第一，设置控制信用岗位，采用实地拜访客户的方法了解其实际情况，这样可以合理判定其信用额度，提高应收账款期限的合理性;第二，构建信用控制系统，合理使用天眼查、企业查等追踪信用软件，增加信用维度，如客户近期是否有抵押、客户自身风险情况、抵押的实际情况、客户是否存在重大诉讼、客户变更工商登记情况、客户法人变动情况、客户高管人员的变化情况等，也要从企业年报、客户公司的新闻舆情、行政处罚等纬度透析该公司的潜在信用风险情况;第三，与第三方评估公司签订合约，这样可以直接取得客户的信用评级报告，降低坏账损失发生的概率。

再次，对于线上销售管理，销售型企业可建立一个集中管理平台，即ECP管理平台，实现统一标准的及时服务，如微店、京东、苏宁易购、淘宝、天猫等将所有销售订单都汇入到ECP系统中进行管理，实现了实时推送电子发票。如果客户提出特殊要求，如改变快递接收地址、要求开具增值税发票、退款等，可以将要求传送到ECP系统中，这样就可以大大降低投訴量，提高商铺的好评率。

同时，企业不应忽视流程上线后对系统的持续监督。数字化操作与人工操作一样，都需要监督。如果销售财务自动化系统投入使用，就需要持续进行监督。监督涉及管理工作队列、日程安排、执行规则以及系统的端到端可视性、系统活动的实时仪表板，还要实施自动化与控制和调度的职责分离。

（三）培养高素质的销售财务流程自动化人才

鉴于销售财务流程自动化是一项相对较新的技术，企业能雇佣到的有相关经验的人才非常有限。一个有效的选择是引入外部咨询公司力量，以应对销售财务流程自动化实施初期的挑战。同时，企业应加强培训，也可以借助外部咨询力量对内部财务和IT人员进行培训，并建立自己的人才储备。

四、结语

销售财务流程自动化是办公设备销售企业适应大数据时代的必然选择，也是其提升自身核心竞争力的关键，因此，企业管理者要认识到销售财务流程自动化的重要性，从销售财务日常问题入手，积极采用合理方法来防控销售财务流程自动化带来的财务风险，这样才能充分发挥出销售财务流程自动化的作用，提升办公设备销售企业的管理水平。

参考文献

[1]张媛，王晖，陈雪梅.浅议财务知识管理模式下的财务数据处理信息系统的构建[J].全国商情·理论研究，

2016（29）：86-87.

[2]朱雁鸣.企业财务管理信息系统的研究[J].中小企业管理与科技，2017（3）：59-60.

[3]杨树伟.销售企业财务管理风险控制思考[J].今日财富（中国知识产权），2019（5）：161.