提升单位档案管理规范化水平的措施分析

白莉娟

【摘要】随着我国市场经济的不断发展，在事业单位当中，人事档案管理工作的作用得到凸显，通过管理事业单位人事档案，及时了解单位内容工作人员的实际情况，将事业单位的发展方向反应出来，达到优化内部组织结构的目的。

【关键词】事业单位  人事档案  规范管理

引言：现阶段我国的事业单位的档案都是具有较高的秘密性与权威性，档案记录了整个单位的发展过程和单位基本信息，事业单位是社会各个领域服务机关和国家机关，事业单位的优先发展关乎到国家各项工作的有效开展，也关乎到国家工作效率的提升。事业单位的核心就是单位行政人员，行政人员对服务社会起着至关重要的作用。

一、事业单位人事档案管理规范化的意义

（一）有利于提高行政效率

随着我国经济的发展，社会上越来越多的企业更加追求专业的人才，对本公司有帮助的人才，在人才的管理上，就需要企业有完善的人事档案。同样行政部门也不例外，现在行政事业单位主要采取合同制的方法来招聘事业单位人才，同样，事业单位也会出现大量的人员调动，在这是人事档案就发挥了它的强大作用，人事档案会记录那个人员的各个资料，这有利于我们更了解单位人员，在人员调动时能及时找出资料，提供更有效、高效的人事档案管理，事業单位的人事档案也具有权威性，它能准确的找出每个人的资料，并能真实的反映出来，减少我们查阅的时间，从而提高行政效率，减少人才浪费，节省时间，利于工作的有效开展。

（二）有利于优化人才管理

事业单位对于人员的要求十分严格，能够进入事业单位的必须是各方面条件都非常完美的，事业单位关乎到国家的发展，所以对于人才的掌控十分严格。为了能了解每位人员的资历，运用人事档案进行记录，记录就每个人的学习历程，工作时间，入职日期，以及调动升职的等等一系列的情况，所以人事档案对于事业单位非常重要，通过人事档案，单位就能清楚的了解每位基本经历，并且以此作为凭证，来判断事业单位是否缺少某方面的人才，利于对于人才的招聘，不会因为或是而错过了对于国家有用的人才。通过人事档案，单位也能清楚的了解到那个人的状况，把每个人的不足和缺点站出来并加以改正，集中的对于事业单位人才进行培训指导，从而提高整个事业单位的行政效率和整体素质。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）缺乏档案管理意识

人事档案的管理对事业单位起着举足轻重的作用，规范的人事档案管理是促进事业单位发展的基础。但是现在的人事档案管理，有些事业单位还是缺乏规范性，缺乏对于档案管理意识，认为档案管理并没有关键作用，导致每个人的工作得不到保障，在人才选拔面前不能发挥其优势，同时也不能提高工作效率，使整个事业单位没有一个统一的管理标准，在这个过程中会出现管理不当的情况，使单位很远不能及时得到管理培训。现在的档案管理缺乏创新性，管理方法比较落后，多数的还是依靠人力管理，效率低、安全性低、不能形成有效的管理措施。

（二）管理人员专业素质低

人事档案管理对于事业单位的作用如此重要，当然它的工作也是相当的复杂重要，因此对于人事档案的管理需要有一个可靠并且专业知识过关的管理人员。然而，现在的有些人事档案管理人员专业水平不高，责任心不强，不能对于档案管理有一个清晰的信息分类，当单位人员需要查找相关档案时，管理人员会耗费大量的时间，为事业单位的规范管理和工作效率产生巨大麻烦。有很多的事业单位为了减少单位开销，会雇佣没有经验的人员来管理档案，造成了档案混乱，单位也没有定期对于管理人员进行培训，造成档案管理人员管理意识不足，工作效率低。单位也没有制定对于档案管理人员的工作标准和管理标准，从而造成事业单位人事档案管理的不规范。

三、提高事业单位档案管理规范化的策略

（一）充分发挥人事档案作用

为充分发挥事业单位人事档案管理的实效性，应树立明确的管理目标，保证档案管理服务的真实性，在落实这项工作时，根据档案记载内容作为工作标准制定依据，提高档案信息的参考价值与档案管理的规范性。另外，为将档案管理的考核价值充分发挥出来，事业单位内部进行领导选拔或者岗位调动，都应其作为参考。人事档案管理还应将其参谋价值充分发挥出来，保证事业单位内部结构分析情况，调整参考结构时同样需要依据内部结构，对档案事业单位人员结构进行优化完善。

（二）提高人事档案管理职能

事业单位进行人事档案管理工作，应将人事档案的管理职能充分发挥出来。第一，根据事业单位的实际情况，制定与其相符合的档案管理制度，定期检查与审查档案管理制度，积极落实与执行各项措施，严格规范与档案管理相关的工作。第二，根据档案使用需求与查阅特点，保证档案管理工作的便利性与便捷性，根据人事档案工作进行合理分类与编排，方便后期的查阅。第三，将档案管理的服务作用充分发挥出来，在使用、利用、查阅档案信息时提供便捷的服务，保证档案信息的精准性与及时性。第四，进行档案信息归档处理时也应保证及时性，提高档案资料的安全性与人事档案管理的时效性。

（三）增强人事档案管理水平

为保证事业单位工作效率，应提高事业单位人事档案管理水平。在平日的工作当中，首先，为认识档案管理工作的顺利开展提供相关保障制度，将其与事业单位管理体系相互结合，由专职人员进行管理，时刻监督档案管理工作。其次，在进行事业单位人事档案管理工作时，给予充足的经费支持，加大资金投入改变现有的档案储存环境，定期更新相关安全保证设备，保证档案管理的安全稳定。最后，有专职人员保障事业单位人事档案管理，选择专业素养过硬、思想品德良好、责任心较强的工作人员从事档案管理工作，选拔档案管理工作干部，定期培训相关人员，增强其专业能力。

四、结束语

总而言之，影响事业单位发展的主要因素之一就是档案管理工作，为保证这项工作的顺利开展，需要管理人員具有过硬的专业能力，在单位内部更好的奉献自身技术，促进单位今后的发展。另外，人事档案管理工作是事业单位档案管理的重点，提高人事档案管理工作效率，为事业单位今后的发展奠定基础。

参考文献：

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