论档案学研究重心的偏移与保持

2020-07-23吴雁平刘东斌

档案管理 2020年4期

吴雁平　刘东斌

摘要：档案学研究的重心是档案的“本传”，档案学研究就是为档案撰写一部真实的“本传”。过度热心研究档案的“前传”“后传”“外传”，甚至“别传”“另传”，造成了档案学研究重心的偏移，大有种别人田，荒自家地之势。档案学研究一定要坚守档案这个“本”，只有档案“本”的存在，才可能有档案学的存在，只有保持档案“本传”这个档案学研究重心，才能使档案学得以存续，进而求得发展。

关键词：档案;本传;前传;后传;外传

1 引言

档案是档案学研究的对象，档案学研究的根本是档案，档案学因档案而存在，没有档案这个“本”就没有所谓的档案学，档案学就会成为无“本”之木，其结果必然会成为“枯木”而走向死亡。档案学研究就是为档案撰写一部真实的“本传”，因此，档案学就应该“天经地义”地研究档案，也就是说，档案学研究的重心应当围绕着档案来进行，档案学研究的重心是档案的“本传”。档案“本传”的主要内容就是档案的价值、作用及形成、收集、管理、利用、鉴定销毁等。然而，随着信息论的出现和信息技术的快速发展，世界进入了一个信息时代。在信息时代，信息论为档案学研究提供了一个更大更宽更深邃的空间，信息技术的发展应用也影响了档案管理的一些方式方法，为了适应信息时代的这种变化，档案学研究也做出了积极的应对。但是，随着时间的推移，在应对信息时代的大潮中，档案学研究的重心好像在渐渐地偏离档案，对档案“本传”研究的热情越来越低，而对档案的“前传”“后传”“外传”，甚至“别传”“另传”等趋之若鹜，格外上心。大有种别人田，荒自家地之势。进入信息时代，档案学研究似乎迷失了自我，丢掉了档案这个“本”。随便翻开档案期刊，满眼都是信息、文件、电子文件、数字文件、记录、数据、文件生命周期、电子文件生命周期、文件连续体等非档案学概念和理论。有的文章甚至通篇看不到“档案”俩字。甚至在档案学研究中还出现了一种去档案化的倾向，如有学者就认为对电子文件“必须把所有各阶段文件的管理看作是一项综合性的系统工程，档案部门必须自始至终，从头到尾参与电子文件的全程管理”[1]“不应再人为地将之区分为‘文件管理和‘档案管理两个阶段”[2];长此以往，即便是所谓的理论创新，那还是档案学的理论吗？档案学研究之本应该是档案，档案学研究应该坚持以档案为重心，而对档案“前传”“后传”“外传”的研究都是辅助对档案的研究的，不能喧宾夺主，更不能取而代之。

2 文件——档案之“前传”

所谓档案的“前传”，是指档案的前身。有些研究者不研究档案本身，而是热衷于研究档案的前身。进入了信息时代后，从前端控制，到电子文件管理，再到电子文件单轨制，从文件生命周期理论，到电子文件生命周期理论，再到文件连续体理论，等等，唯独不见档案。诚然，文件与档案有着千丝万缕的联系，但是，文件并不完全等于檔案，档案也不完全等于文件。而且文件管理与档案管理完全是两个系统，既不相同，也不相等。档案与文件间的联系并没有紧密到可以相互替代的程度。对档案“前传”——文件的研究，既不能代替对档案“本传”的研究，更不足以让我们放弃对档案“本传”的研究。事实上，大部分基于域外舶来理论的档案“前传”研究，并没有给实际中的文件管理带来多少有用成果，也未给档案管理带来多少实际成效，顶多是成就了一些研究者理想中的一厢情愿，或者是不接地气的“空中楼阁”。

为什么说研究档案“前传”的，并没有给真正的文件管理与档案管理带来多少实际成效呢？这是因为，文件管理与档案管理是两个完全不同的系统，文件与档案的作用也不相同。文件管理是服务于管理工作的需要，上传下达、贯彻政策法令、处理事务。文件管理又分为发文管理和收文管理，按照《国家行政机关公文处理办法》第二十四条规定：“发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。”“分发是指对印制完毕需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是，要使文件准确合理地进行定向定速定量的流动。”[3]收文管理包括签收、登记、审核、分办、传阅、拟办、批办、承办、催办等程序。“收文办理全部程序可分两个阶段：第一个阶段从签收到登记，称为收进阶段;第二阶段从分办到承办，包括审核与传阅两个程序，称为阅办阶段，这阶段也是收文办理的重点阶段。”“分办是一个关键的办理程序，因为无论什么性质和内容的文件、信函，都要经文秘人员之手才能到达有关领导或部门人员手中。”分办时文件的去向有四类：“（1）事务性文件及承办对象和承办要求明确的文件，可直接将文件分送到有关业务部门。（2）事关全局、内容重要的文件，应先送秘书部门负责人，经确定‘拟办后再根据拟办意见分发与处理。（3）难以确定承办单位的或特别重要的文件，应先送领导批办并附上‘文件处理单，然后按领导的批办意见，将文件送至有关人员和部门。（4）阅读范围明确的参阅性文件，可直接组织传阅。”[4]档案管理则是为了“保存备查”，这可以从档案学研究初期至今在档案定义研究中看出来。1935年周连宽在《档案处理法》一书中认为：“所谓档案。系指处理完毕而存贮备查之公文也。”[5]2005年，陈兆祦、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础（第三版）》认为：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识记录。”[6]英国希拉里·詹金逊的《档案管理手册》（1922年）中称档案是“某一行政管理或行政事务（无论是公共的还是私人的）实施过程中所拟就或使用，作为该事务的组成部分，事后由该项事务的负责人或其合法继承者保管，以备不时查考的各种文件” [7]。至于档案管理的基本程序则是收集、整理、鉴定、保管、利用等，关键的程序是利用，就利用来说，主要有工作查考、经济建设、编史修志、学术研究等。

从上述对文件管理与档案管理及其作用的对比来看，这是两个为了不同目的构建的完全不同的系统。那么，再来看看那些研究档案“前传”的成果对这两个系统有多少作用。就前端控制来说，是要控制文件发文的定向定速定量的流动呢？还是草拟、审核、签发……呢？能控制吗？是要控制文件收文的分办呢？还是什么？能不能控制？就电子文件管理来说，电子文件管理与电子档案管理能融合吗？时至今日，档案管理部门仍在呼吁建设办公自动化系统、业务管理系统要留归档接口，或者要与档案管理软件系统兼容，这说明了什么？就电子文件生命周期理论来说，电子文件与电子档案的流向能是一个生命周期吗？如何解释档案管理部门仍在呼吁信息化建设中的问题？就文件连续体理论来说，文件与档案是连续体吗？从发文的定向定速定量的流动中，能看出多少它们是连续体呢？是文件管理与档案管理的不同，使这些观点与理论设计在文件管理与档案管理中都没有起到作用，其实也不可能起到作用。结果是两头不落好。其关键就在于档案“前传”不是档案“本传”，这种想当然的“长臂管辖”思维，不可能解决问题。其根源是在“长臂管辖”思维下，用档案的视角来看文件、信息，来改造文件、信息，结果是在改造中迷失了档案自我。

3 开放档案和档案文献利用——档案之“后传”

所谓档案的“后传”，是指开放档案和档案文献的利用。研究者不研究档案是如何“保存备查”利用的，也就是不研究档案在档案馆中为什么要有三十年的封闭控制利用期;档案在封闭控制利用期内是如何利用的，都是谁在利用，有什么特点;“保存备查”的利用是什么样的利用，有什么特点，等等。而是热衷于研究档案的“后传”，也就是档案的开放利用、休闲利用等。

为什么说档案的开放利用、休闲利用等是档案的后传呢？因为这是档案开放后的利用。我们认为封闭期的档案是真正意义上的档案，而开放后的档案已经是档案文献。所以称开放后档案的利用为档案“后传”。

第一，利用者大都是历史研究者，也就是常说的学术研究。历史研究者的学术研究利用与编史修志利用并不是一回事，后者及利用的档案都与前者不同。编史修志利用虽然曾经构成我国档案利用的高潮之一，但是，编史修志大都是本单位的利用者利用本单位的档案，而且利用的档案可以是开放的，也可以是不开放的。也就是说，档案开放不开放都不影响他们的利用，档案的开放与他们的档案利用没有直接关系。比如，开封市工业局要编写开封市工业志，其编写利用者是开封市工业局的人员，其要利用的档案也是开封市工业局的档案全宗，其不可能利用其他地市工业局的档案全宗，除非在历史上与某地市的工业局有隶属渊源，那也只是利用有关的某些档案而不是大部分档案。也不可能利用开封市档案局的档案全宗。因此，虽然历史研究者与编史修志利用者的档案利用都与历史有关，但是编史修志的利用大都是利用本单位的档案，是不会受限制的。而历史研究者利用的都不是本单位的档案，所以要受限制，其只能利用开放的档案。

第二，档案开放利用其利用的大都不是档案的核心价值——凭证价值，而是档案的历史参考价值。

第三，档案一旦开放，被歷史研究者利用后，或者由档案馆公布后，其作用和价值就不是档案的作用和价值了，而是档案文献的作用和价值，档案与档案文献还是有差异的，最主要的差异是，档案的主要价值是凭证价值，档案文献的主要价值是参考价值，或者是历史参考价值。档案的凭证价值有一个特性，就是具有专指性，档案凭证价值一般情况下只与和它有关联的当事人、社会组织发生利用与被利用的关系，与其无关的一般情况下是不会发生利用与被利用的关系的。因此，只有与档案凭证价值有关的当事人或社会组织才会去利用它的凭证价值，而也只有这些与档案凭证价值有关联的当事人或社会组织利用才能起到档案的凭证作用。其他无关的利用者一般情况下既不会去利用它，也不能起到档案的凭证价值作用。而且一般情况下也不允许其他无关的人员利用，除特殊公务（公、检、法等）外，如果允许其他无关人员利用，就有泄露隐私之嫌。例如，婚姻档案利用，张三的婚姻档案只对张三能起到凭证价值的作用，对李四是起不到凭证价值作用的。历史研究者要研究婚姻状况，则必须到这些婚姻档案开放后才能利用，其利用的就不是婚姻档案的凭证价值，而是婚姻档案的历史参考价值，也就是档案文献的参考价值。

第四，呼吁开放档案的是谁？呼吁缩短档案封闭控制利用期限的又是谁？他们并不是众多的普通公众，而主要是历史研究者，还有就是不了解档案真正利用情况的档案学研究者。历史研究者占综合档案馆利用者的比例有多少呢？据贵州省锦屏县档案馆1986—1995年档案利用统计，学术研究占0.2%。[8]据河南开封市档案馆1990—1999年档案利用统计，学术研究占0.8%。[9]据河南新乡市档案馆对1990—2002年的档案利用统计，学术研究占0.4%。[10]据对河南濮阳市档案馆1983—2017年35年来有关学术研究的累计利用统计，利用人次只占0.28%。据对甘肃省、地、县三级国家综合档案馆1985—1998年的档案利用统计，14年中因学术研究而利用档案的仅占全部利用档案的1.06%。[11]据对全国各级各类档案馆1987—2003年档案利用目的统计，17年之中，为学术研究而提供服务的平均比重为2.8%。[12]从这些统计数据中可以大致看出，就全国来说开放档案利用（学术研究利用）大致在5%以下，就地市、县级综合档案馆来说大都在1%以下。放着95%在档案封闭控制利用期内的利用者不研究，只研究5%以下的档案开放利用需求，是不是有只研究档案“后传”的意思呢？再说休闲利用，休闲利用基本上是参观、欣赏式的利用，利用的并不是档案的主要价值——凭证价值，而且参观、欣赏与利用档案的凭证价值并不是同一概念。就是与利用档案的历史参考价值也不是同一概念，也不是一回事。说这是档案“后传”，一点也不冤枉。而且，从提出研究档案休闲已经20年了，在这20年中，基本都是理论推演和国外的情况介绍，鲜有国内的档案实践报道。显然，过多地关注对档案的开放利用、休闲利用等的研究，并没有对档案的“本传”研究，也就是档案馆的中心工作带来多少积极的意义和效果。可以说，那些呼吁缩短档案封闭控制利用期限的研究者代表的并不是大多数社会公众意愿，只是用社会公众需要包装起来的个人愿望而已。

4 与档案有共性的其他学科——档案之“外传”

所谓档案的“外传”，是指与档案有共性的其他学科。研究者热衷于研究如何套用、移植、借鉴其他学科的内容来解释档案学科。其研究的成果大都是看上去像是档案方面的，或者只是加上“档案”两字，而实际与档案无关。主要有两种情况：

第一，套用、移植与档案有着某些共性的学科理论、方法、方式等。如在信息时代，用信息观来研究档案，并认识到档案是信息，图书、情报也是信息，在信息的层面上，档案与图书、情报都有一些信息的共性。于是对它们的共性关注的热情在不断地高涨，尤其是1979年钱学森发表了《情报资料、图书、文献和档案工作的现代化及其影响》一文后，更是如此。钱先生的文章认为：“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种‘信息，这种系统工程的目的就是信息的存储、信息的检索和提取，信息的传输和信息的显示，所以这整个技术可以称为信息系统工程。”[13]因而套用、移植图书、情报学科的某些共性的学科理论、方法、方式等来研究档案的越来越多。最典型的例子就是只看到图书与档案的一些信息共性，就将图书信息的传播众广和图书利用率套用、移植在档案方面。于是呼吁要大力开发档案信息资源，研究如何开发档案信息资源、扩大档案利用范围、挖掘档案潜在用户、提高档案利用率，等等。但是，几十年过去了，与研究者所期待的正相反，开发档案信息资源的成效甚微，档案潜在用户也没有挖掘出来，档案利用率长期在低谷中徘徊。究其原因就是只看到了图书与档案在信息方面的一些共性，而忽略了它们之间的差异，也就是图书与档案在信息方面的各自个性。档案之所以是档案而不是图书，是由档案的个性决定的，也就是其与其他信息材料的差异性决定的，而不是由其共性决定的。从图书的价值看，图书最主要的价值是知识价值。从图书的作用看，图书是传播知识的工具。因而，图书信息需要传播范围越大越好，传播受众越多越好。而从档案价值看，档案最主要的价值是凭证价值。从档案的作用看，档案是记忆备忘的工具，主要作用是“保存备查”。档案的凭证价值具有利用越少越好的特点，档案因具有凭证价值而“保存备查”，备查就是不经常查，就是偶尔查。“档案被保存下来的最根本目的就是作为一种证据，而不是为了广泛地传播知识。所以，只有在利用主体的权益受到影响，需要档案作为证据维护其合法权益的时候，利用主体才会有利用档案的主观愿望，进而采取利用档案的实际行动，在平时利用者是没有必要拿出证据来‘利用的。同时，一旦问题解决，利用者在很长一段时间内不会有再次利用这份档案的需求，因为证据只要证明一次就够了，没必要反复证实，反复利用。”[14]正是档案的这种差异特性使得有关套用、移植图书方面的理论、方法失灵了。

第二，移植与借鉴其他学科看似与档案相同、相关的理论、方法、方式等。如“长尾理论”等。虽然，“长尾理论”得到不少研究者的关注，近十年来在研究中同时提及“档案”和“长尾理论”的论文有1250篇之多。但是，在档案实践界并没有得到实际的响应而遭到遇冷。“‘长尾理论在档案界遇冷的最主要原因就是将适用于商业界的‘长尾理论直接套用在档案界，而完全忽略了商业界与档案界的差别，忽略了商品、商品售卖给消费者消费（商品的使用价值）、商业行为与档案、档案被利用（档案的使用价值）、档案工作的不同。而正是这些不同造成了‘长尾理论在档案界遇冷;也正是这些不同使‘长尾理论并不能在档案界直接套用。”[15]

档案“外传”研究存在的问题，就是过多地关注其他学科与档案学科的共性、相似性，而忘记了档案学的差异性，丢失了档案之本。所以，其所研究的成果对于档案学、档案工作大都没有什么实际意义，相反，有些所谓的研究成果甚至还将档案学研究引入歧途以及导致了档案工作决策的失误。

5 档案“本传”真的没有什么可研究了吗？

人们为什么热衷于研究档案的“前传”“后传”“外传”等呢？不得而知，不好揣测。不过，这种现象的本身倒应当成为研究课题。或许是觉得档案“本传”没有什么问题可以研究了？档案“本传”真的没有什么问题可以研究了吗？就以档案三十年的封闭期与档案的开放利用为例来说，为什么加大档案开放力度、缩短档案封闭期的呼吁，并没有得到广大社会公民的响应？为什么虽然还是原来的档案三十年的封闭期，還是原来的档案开放力度，但是并没有阻挡公民利用有关民生方面的专业档案的热情和力度？据南京市鼓楼区档案馆统计，“在近十年档案利用中，非公务的公民个人利用占70%之多”[16]。据山东省宁阳县档案馆统计，“2008年以来，宁阳县档案馆共接待社会各界利用者1788人次，其中查阅民生档案的比例占全部利用量的90%以上”[17]。据河南新乡市档案馆2015—2017年利用统计，“2015—2017年因私查阅人次分别为2381、2654、3078，占当年全部查阅人次的比例分别为88.09%、85.81%、87.07%”，因私查阅主要目的是证明工龄、办理退休等。[18]从上述统计情况看，公民利用有关民生方面的专业档案的利用率已经占到70%～90%是不争的事实。为什么对于公民利用有关民生方面的专业档案的利用率，有些人看到的是政策的原因、档案凭证价值的力量？而有些人却看到了社会公民利用档案休闲的“曙光”？如果一直问下去，还会有更多更深的问题，为什么要设置档案封闭期呢？仅仅是国际惯例吗？这背后有没有更深层次的原因？是档案本身的缘故，还是其他……

6 结语

以上对档案的“前传”“后传”“外传”及有关研究情况进行了分析，而那些仅仅貌似档案“本传”“前传”“后传”“外传”的所谓档案的“别传”“另传”，或与档案没有一点关系，或者只是挂一个有关档案名称的外壳。这里不一一赘述。

或许有人会说，难道档案的“前传”“后传”“外传”就不该研究吗？当然不是，只是不应重心跑偏，舍本逐末。毕竟研究档案“前传”“后传”“外传”的初心，是为了研究档案“本传”。尤其是“外传”，研究“外传”的目的不是研究寻找档案与其他学科的共性，其关注研究的关键点是与这些事物的差异，在于与其他事物的共性比较中寻找没有发现的档案差异性，这才应当是研究“外传”的初心和根本所在。显然，那种认为档案“本传”没有什么可研究的了，档案“前传”“后传”“外传”才是档案研究的重心，明显是走偏了。档案学研究一定要坚守档案这个“本”，只有档案“本”的存在，才可能有档案学的存在，只有坚守档案“本传”作为档案学研究重心，才能使档案学得以存续，进而求得发展。

参考文献：

[1]何嘉荪.论电子文件生命周期[J].浙江大学学报，2001（4）：101-109.

[2]何嘉荪，史习人.对电子档案必须强调档案化管理而非归档管理[J].档案学通讯，2005（3）：11-14.

[3][4]陆予圻，朱小怡，范明辉编著.秘书文档管理[M].复旦大学出版社，2005：58-72

[5]周连宽编著.公文处理法与档案处理法[M].北京：档案出版社，1987：80.

[6]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2005：10.

[7]宋涛.最新办公室内部管理规章制度全书[M].北京：中国物价出版社，2001：406.

[8]吴桦佛.锦屏县档案馆档案利用现状浅析[J].贵州档案，1997（02）：26-28.

[9]吴雁平，张金娜，刘卫华.开封市档案馆1990—1999年档案查询利用情况个案统计分析[J].档案管理，2003（04）：21-23.

[10]周应朝.新乡市档案馆（一库）档案利用统计分析[J].档案管理，2003（05）：23-24.

[11]赵海林.高潮何时再现？——1985至1998年甘肃省各级国家综合档案馆利用工作综析及展望[J].档案，2000（04）：12-14.

[12]李海英.档案利用数量分析[J].北京档案，2005（10）：22-24.