分析电子政务系统中的档案管理

文 / 石婵,湘潭城乡建设发展集团有限公司

为了让档案管理人员可以通过合理的方式更好进行档案管理，同时有效保障档案管理的效应就需要通过新时代中合理的方式来有效打破传统的档案管理模式，通过新型的档案管理模式进行档案管理，这样就可以有效提高电子政务系统中的档案管理效率，从而真正意义上使电子政务系统为社会提供了高效、广泛的个性化服务。从目前的情况中来看，随着信息时代的到来，我国很多电子政务系统中的档案管理模式也需要不断转变，只有通过新型的档案管理模式才能提高整体的经济效益，才能有效推动国家电子政务系统下档案的有效管理。

1 电子政务模式下传统档案管理的问题

1.1 档案管理人员本身的专业技术不高

从传统的档案管理中来看，很多档案管理都对管理人员自身有明确的要求。而且传统的档案管理中很多管理的方式以及内容都比较陈旧，导致这种管理模式无法满足新时代中对档案管理人才的要求。而且很多档案管理人员的自身技术不高，并没有接受正规的档案管理培训，这对档案管理会有很大的影响，也不能更好推动档案管理的进步。

1.2 档案管理中的安全因素没能保障

传统的档案管理模式还存在很多问题，这些问题如果不能迅速解决就会让档案存在很多的风险。例如：电子政务中的档案系统被黑客侵犯，这样不仅会损失档案信息还会对档案信息管理的安全体系造成了一定伤害；而且很多档案管理人员并没有对此存有戒备之心，导致档案出现外泄的风险。

2 电子政务系统中档案管理问题的解决方法

2.1 通过合理的方式来有效提升档案管理人员的专业技术

在电子政务系统环境下，为了让档案管理人员可以更好的保护档案，就需要通过合理的方式对档案管理方式进行转变，通过合理的方式来解决传统档案管理中存在的一系列问题，同时多聘请一些专业技术高的档案管理人员，通过自身高超的技术来更好进行档案管理。针对这些，相关工作人员便针对档案管理制定了相关的数字化档案管理规则，通过数字档案管理进行更有效的工作，完成基本的工作内容。而且档案管理人员在工作的过程中需要遵循一些相应的管理原则。同时为了有效提高档案管理人员的管理水平需要定期对档案管理人员的工作能力进行审核，同时了解档案管理人员的工作情况，并将一些新时代出现的各种有关档案风险的资料做成考题，将其设置为重要考核目标。通过这种考核模式不仅仅可以有效提高档案管理人员的管理效率还可以让更多的档案管理人员提升自身的工作能力。但是由于新时代发展的非常迅速，因此针对这种情况就需要相关部门定期对档案管理人员进行培训，让档案管理人员可以了解到新时代中存在的一些管理方式，并在培训的过程中积极引进先进的档案管理技术，这样才能提高档案管理人员的工作能力，并更有效地使档案管理在电子政务系统环境中良好开展。具体如图1所示。

图1 电子档案管理系统示意图

2.2 通过合理的方式来积极完善安全管理措施

从具体的情况中来看，电子政务系统是以互联网为载体，面向政府机关的信息服务与信息处理系统。而且电子政务系统中采用的档案管理不仅仅需要利用现代的高科技技术还需要对政府内部的信息进行有效改造，从而有效提高政府部门中档案的管理水平。对于我国来说，档案是非常重要的所在，通过档案不仅仅可以查找相关的信息还可以帮助政府完成一系列的任务，所以为了更好的保护档案就需要政府部门派遣相关的专业人员通过新时代中的合理方式来进行档案管理,这样便可以更有效完善安全管理措施。而且在数字化档案管理人员的培训中，还应积极建设一套完善的防盗体系，档案管理人员在遇到一些不明软件的时候，不要随意点开，以免给电脑带来病毒。档案馆与图书馆中的信息管理之间是存在很大的不同的，因为图书馆中的很多信息都可以直接面向大众，而档案馆中的很多信息都是需要保密的，所以对于档案管理人员来说保证档案的严密性以及安全性就是非常重要的。

3 结束语

综上所述，随着时代的不断发展，现阶段越来越多的人都将注意力放在电子政务系统中的档案管理中，只有通过合理的方式进行档案管理，才能保证档案的安全性，从而为日后查找档案打下坚实的基础。但是一直到目前为止，我国很多电子政务系统中的档案管理方式还存在很多没有解决好的问题，这些问题的出现不仅仅降低了档案管理的效率还影响了档案管理人员的工作效率，以至于很多档案都存在泄露的危险。因此为了解决这些问题就需要相关工作人员注重电子政务系统中的档案管理方式，并加强对档案信息的采集和保护，这样才能有效增强档案管理人员的服务能力，并保证档案信息的稳定和安全，从而更好地促进数字化档案信息资源有效管理。