医学生电子邮件礼仪教育

王弘 唐泽丽 胡启平

[摘 要] 电子邮件在正式交往中已被广泛应用，遵守电子邮件礼仪让沟通和交流更加高效，医学生学习电子邮件礼仪有助益其职业发展。本文调查研究发现，医学生在电子邮件礼仪方面所受教育不足，缺乏对电子邮件礼仪的了解及实践，期望得到电子邮件礼仪方面的教育。因此，本文梳理了电子邮件礼仪，对医学生使用电子邮件给出自己的建议。

[关键词] 医学生;电子邮件;礼仪;教育

[课题项目] 广西医科大学教育教学改革项目（2018XJGQYA01）;广西高等教育本科教学改革工程项目（2015JGA174）

[作者简介] 王 弘（1987—），男，贵州普安人，理学博士，广西医科大学基础医学院细胞生物学与遗传学教研室教师，讲师，硕士研究生导师，主要从事生物节律与衰老及现代化教育;唐泽丽（1989—），女，广西桂林人，广西医科大学基础医学院细胞生物学与遗传学教研室教师，讲师，主要从事病原生物功能蛋白的免疫学及现代化教育;胡启平（1972—），男（瑶族），广西富川人，广西医科大学基础医学院细胞生物学与遗传学教研室主任，教授，博士研究生导师，主要从事肿瘤分子遗传与分子诊断及网络化教学。

[中图分类号] G455    [文献标识码] A    [文章编号] 1674-9324（2020）26-0137-02    [收稿日期] 2020-02-26

电子邮件在工作交流等正式交往中已被广泛运用。在一些企业中，收发电子邮件和吃饭睡觉一样重要[1]。移动即时通信更方便，但电子邮件以延时互动性、办公高效性、客户端随意性等优势而不可替代[2]。电子邮件需要遵守一定的礼仪[3，4]，否则会导致麻烦[5]。在工作中发现，绝大多数学生没有很好地遵循电子邮件礼仪。良好的电子邮件礼仪有利于学生在校的沟通，也将助益其职业发展。本文通过问卷调查确证学生缺少电子邮件礼仪教育，缺乏对电子邮件礼仪的了解及实践，希望得到电子邮件礼仪方面的教育。因此，笔者根据多年的经验，对医学生给出自己的建议。

一、医学生电子邮件礼仪教育的现状

为了弄清医学生对电子邮件礼仪的认知状况，笔者对我校2016—2019级临床及相关专业的学生进行了问卷调查，依次收回323、351、299、58份问卷。问卷调查发现，2019级新生近27%未使用过电子邮件，显著高于其他各年级（p=0.00）（Fisher精确检验，下同）。2016—2018级95%以上的学生使用过电子邮件，年级间无显著差异。2019级仅13%的学生关注电子邮件礼仪，显著低于其他各年级（p=0.02），其他年级间无显著差异，仅占20%。不到10%的学生能够分清收件人（To）、抄送（Cc）及密送（Bcc），各年级间无显著差异。超过70%的学生没有使用过电子邮件的抄送功能，各年级间无显著差异。88%以上的学生直接用QQ号或手机号作用户名，各年级间无显著差异。数字用户名不便识别，更有可能被当成垃圾邮件。显然，学生对电子邮件礼仪的关注及理解还有待提高。了解了电子邮件礼仪后，90%以上的学生认为应该加强电子邮件礼仪方面的教育，各年级年间无显著差异。

二、电子邮件礼仪简介

每一封正式场合的电子邮件都需要被认真对待，电子邮件代表自己甚至单位的形象。使用电子邮件需要与人方便、注重礼仪，要为接收人节省时间。电子邮件很容易被转发或截图，一旦发出则难以收回，须非常谨慎。

（一）电子邮件地址需要专业大气、方便沟通

用户名要能清晰地识别出发件人，越简单越易识别越好。如姓、名的全拼或首字母的各种组合，慎用数字。工作中的电子邮件，域名最好是自己单位的，单位域名是个人身份的一种证明。私事则可能要避免使用单位的电子邮箱，一些单位規定其邮箱往来邮件属于单位。电子邮箱昵称或发信名称用真实姓名，这将作为发件人显示给对方，必要时冠上单位或者部门的名称，准确而具有足够的识别度。

（二）电子邮件附件需要精心准备、方便查阅

正文能够交代清楚的，不要添加附件，以便对方阅读。若有附件，可先把附件加上，避免忘记。正文中要加以提及乃至介绍，以便对方对应着查看。压缩或打包不便移动端预览，需慎用。需要收件人进行打印的文件，预先调好格式，可附上PDF格式的，PDF最好嵌入字体。附件的文件名应该简洁而有意义，方便收件人查找和保存。如果是对方发来让填写的文件，除非另有要求，一般不改变原来的文件名，而是在原名的基础上加上一些信息加以识别。

（三）电子邮件正文需层次清晰、简单大方

正文开头要有合适的称谓，根据不同的场景使用不同的用语。接下来一般要直接进入正题，效率才是正道，很多人不想浪费时间看那些客套的问候语。主题能讲清楚的，有时正文只需要写“如题”或“见附件”。如果先前不曾有过交流，第一次发电子邮件，应做简短的自我介绍。正文要简明扼要，每段只讲一件事或一个关键点，重点或概括的内容放在段首。能用文字则不用图片，切忌把文字做成图片，影响查看还不便检索。注意字体字号等细节，全文统一，慎用高亮加粗等突出显示，突出太多便等于没有重点，并影响阅读体验。文末须要有个简短的问候或感谢，表示已经说完了。署名是必不可少的，可以设置在自动签名里。

（四）电子邮件主题需要言简意赅、足够具体

电子邮件主题是不可少的，意义要具体而明确，尽可能简短。同一系列的电子邮件主题可包含恒定的关键词，方便收件人管理电子邮件。必要时加上比如“！”“【紧急】”之类提示，但要慎用，以免丧失信用。

（五）发送电子邮件需要目标准确，确保送达

电子邮件的接收人分为收件人、抄送、密送等。收件人在正文中被称呼，需要认真对待来件，并负责回复。抄送人通常是仅需知情的人，不负责回复，甚至不用查看。需要正确使用收件人和抄送，以明确对方该做出的应答。密送能看到收件人和抄送，而不能被其他所有的接收人看到。使用密送需谨慎，避免被打小报告的嫌疑。勿把无关的人加进来，也不要弄错地址，以免打扰别人，甚至误事或泄密。根据紧急程度决定何时需要确保对方已收到。不是很紧急的电子邮件，等待对方处理时回复，不必急着询问。超出预期没有得到回复，要及时联系，以确保对方收到。

（六）回復电子邮件需要及时明确，并保留历史

若被列为收件人，除非另有约定，需要回复且用电子邮件回复。若所交代的事情需要耗费一定的时间才能完成，则需要及时回复确认，必要时预计一个完成的时间节点。不能及时查看电子邮件则需设置自动回复，说明情况。回复电子邮件须遵守写电子邮件的规则，回复、回复所有、增减接收人，要视情况而定。如要加人，需要相关的人同意，并不一定是所有人都愿意让更多的人知道先前交流的内容。电子邮件往来可能会包含一些机密的信息，回复或转发泄漏可能会导致严重后果。另外，可以在电子邮件主题中说明邀请了谁加入。回复电子邮件通常要保留原来的主题，可加上一些信息，比如可保留系统自动添加的“回复：”等字样。必要时加上简明的词句，概括回复的内容。回复电子邮件时，系统会把原电子邮件内容附在后边，通常不删除，以便追溯，使对方确定收到的是在回复相应的电子邮件。刻意删掉可能让对方不安。

回复字数不宜过少，即便仅表达收到，也最好不要只回“收到”二字，可以表示感谢，或者表示已经阅读，将会处理等。在一定的字数范围内多一些字不会增加阅读负担，却会增加对方的好感。

（七）转发电子邮件需要小心谨慎，注意历史

电子邮件需要转发时，前文提到的注意事项同样适用。除非另有约定，要征求原来参与人的同意，不能随意转发别人的电子邮件。往来多次的电子邮件，应留意往来的历史，避免携带需要保密的信息给无权查阅的人。转发电子邮件往往要抄送原来的发件人，让其知晓。

（八）使用电子邮件需要具体分析，入乡随俗

不要过分依赖电子邮件，若电子邮件反复讨论也说不清楚，要及时转用更合适的方式，比如视频、当面讨论等。有时当面讨论清楚了，补个电子邮件作为记录或加以确认，以免日后忘记或说不知情而扯皮。作为负责人，事情讨论清楚后整理成电子邮件，大家按照电子邮件逐条执行，以便提高工作效率。用电子邮件客户端收取、过滤、归类电子邮件，可以提高效率。正文中提到附件而未添加时，有的客户端会提示。可设置延迟发送，点击发送后再检查一下。

参考文献

[1]孙泠.电子邮件重回企业社交中心[J].IT经理世界，2015（21）：62-63.

[2]吴嘉睿.即时通讯相比下电子邮件的传播优势[J].戏剧之家，2016（4）：231-239.

[3]尹晓叶，张长春.于细微处见精神——办公电子邮件撰写与处理探析[J].应用写作，2016（11）：30-32.

[4]陈致雅.电子邮件中的礼仪[J].成才与就业，2019（5）：24-25.

[5]吴瑞.电子邮件泄密（违规）案件面面观[J].保密工作，2017（3）：19-21.

E-mail Etiquette Education for Medical Students

WANG Hong，TANG Ze-li，HU Qi-ping

（Department of Cell Biology and Genetics，School of Basic  Medicine，Guangxi Medical University，Nanning，Guangxi 530021，China）

Abstract：E-mail is widely used in formal communication.Following E-mail etiquette makes communication and exchanges more efficient，and learning E-mail etiquette can help medical students with their career development.It is found that medical students lack understanding and practice of E-mail etiquette and expect to get E-mail etiquette education.Therefore，this article sorts out E-mail etiquette and gives medical students some suggestions for using E-mail.

Key words：medical students;E-mail;etiquette;education