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医学生电子邮件礼仪教育

2020-07-22王弘唐泽丽胡启平

教育教学论坛 2020年26期
关键词:电子邮件礼仪医学生

王弘 唐泽丽 胡启平

[摘 要] 电子邮件在正式交往中已被广泛应用,遵守电子邮件礼仪让沟通和交流更加高效,医学生学习电子邮件礼仪有助益其职业发展。本文调查研究发现,医学生在电子邮件礼仪方面所受教育不足,缺乏对电子邮件礼仪的了解及实践,期望得到电子邮件礼仪方面的教育。因此,本文梳理了电子邮件礼仪,对医学生使用电子邮件给出自己的建议。

[关键词] 医学生;电子邮件;礼仪;教育

[课题项目] 广西医科大学教育教学改革项目(2018XJGQYA01);广西高等教育本科教学改革工程项目(2015JGA174)

[作者简介] 王 弘(1987—),男,贵州普安人,理学博士,广西医科大学基础医学院细胞生物学与遗传学教研室教师,讲师,硕士研究生导师,主要从事生物节律与衰老及现代化教育;唐泽丽(1989—),女,广西桂林人,广西医科大学基础医学院细胞生物学与遗传学教研室教师,讲师,主要从事病原生物功能蛋白的免疫学及现代化教育;胡启平(1972—),男(瑶族),广西富川人,广西医科大学基础医学院细胞生物学与遗传学教研室主任,教授,博士研究生导师,主要从事肿瘤分子遗传与分子诊断及网络化教学。

[中图分类号] G455    [文献标识码] A    [文章编号] 1674-9324(2020)26-0137-02    [收稿日期] 2020-02-26

电子邮件在工作交流等正式交往中已被广泛运用。在一些企业中,收发电子邮件和吃饭睡觉一样重要[1]。移动即时通信更方便,但电子邮件以延时互动性、办公高效性、客户端随意性等优势而不可替代[2]。电子邮件需要遵守一定的礼仪[3,4],否则会导致麻烦[5]。在工作中发现,绝大多数学生没有很好地遵循电子邮件礼仪。良好的电子邮件礼仪有利于学生在校的沟通,也将助益其职业发展。本文通过问卷调查确证学生缺少电子邮件礼仪教育,缺乏对电子邮件礼仪的了解及实践,希望得到电子邮件礼仪方面的教育。因此,笔者根据多年的经验,对医学生给出自己的建议。

一、医学生电子邮件礼仪教育的现状

为了弄清医学生对电子邮件礼仪的认知状况,笔者对我校2016—2019级临床及相关专业的学生进行了问卷调查,依次收回323、351、299、58份问卷。问卷调查发现,2019级新生近27%未使用过电子邮件,显著高于其他各年级(p=0.00)(Fisher精确检验,下同)。2016—2018级95%以上的学生使用过电子邮件,年级间无显著差异。2019级仅13%的学生关注电子邮件礼仪,显著低于其他各年级(p=0.02),其他年级间无显著差异,仅占20%。不到10%的学生能够分清收件人(To)、抄送(Cc)及密送(Bcc),各年级间无显著差异。超过70%的学生没有使用过电子邮件的抄送功能,各年级间无显著差异。88%以上的学生直接用QQ号或手机号作用户名,各年级间无显著差异。数字用户名不便识别,更有可能被当成垃圾邮件。显然,学生对电子邮件礼仪的关注及理解还有待提高。了解了电子邮件礼仪后,90%以上的学生认为应该加强电子邮件礼仪方面的教育,各年级年间无显著差异。

二、电子邮件礼仪简介

每一封正式场合的电子邮件都需要被认真对待,电子邮件代表自己甚至单位的形象。使用电子邮件需要与人方便、注重礼仪,要为接收人节省时间。电子邮件很容易被转发或截图,一旦发出则难以收回,须非常谨慎。

(一)电子邮件地址需要专业大气、方便沟通

用户名要能清晰地识别出发件人,越简单越易识别越好。如姓、名的全拼或首字母的各种组合,慎用数字。工作中的电子邮件,域名最好是自己单位的,单位域名是个人身份的一种证明。私事则可能要避免使用单位的电子邮箱,一些单位規定其邮箱往来邮件属于单位。电子邮箱昵称或发信名称用真实姓名,这将作为发件人显示给对方,必要时冠上单位或者部门的名称,准确而具有足够的识别度。

(二)电子邮件附件需要精心准备、方便查阅

正文能够交代清楚的,不要添加附件,以便对方阅读。若有附件,可先把附件加上,避免忘记。正文中要加以提及乃至介绍,以便对方对应着查看。压缩或打包不便移动端预览,需慎用。需要收件人进行打印的文件,预先调好格式,可附上PDF格式的,PDF最好嵌入字体。附件的文件名应该简洁而有意义,方便收件人查找和保存。如果是对方发来让填写的文件,除非另有要求,一般不改变原来的文件名,而是在原名的基础上加上一些信息加以识别。

(三)电子邮件正文需层次清晰、简单大方

正文开头要有合适的称谓,根据不同的场景使用不同的用语。接下来一般要直接进入正题,效率才是正道,很多人不想浪费时间看那些客套的问候语。主题能讲清楚的,有时正文只需要写“如题”或“见附件”。如果先前不曾有过交流,第一次发电子邮件,应做简短的自我介绍。正文要简明扼要,每段只讲一件事或一个关键点,重点或概括的内容放在段首。能用文字则不用图片,切忌把文字做成图片,影响查看还不便检索。注意字体字号等细节,全文统一,慎用高亮加粗等突出显示,突出太多便等于没有重点,并影响阅读体验。文末须要有个简短的问候或感谢,表示已经说完了。署名是必不可少的,可以设置在自动签名里。

(四)电子邮件主题需要言简意赅、足够具体

电子邮件主题是不可少的,意义要具体而明确,尽可能简短。同一系列的电子邮件主题可包含恒定的关键词,方便收件人管理电子邮件。必要时加上比如“!”“【紧急】”之类提示,但要慎用,以免丧失信用。

(五)发送电子邮件需要目标准确,确保送达

电子邮件的接收人分为收件人、抄送、密送等。收件人在正文中被称呼,需要认真对待来件,并负责回复。抄送人通常是仅需知情的人,不负责回复,甚至不用查看。需要正确使用收件人和抄送,以明确对方该做出的应答。密送能看到收件人和抄送,而不能被其他所有的接收人看到。使用密送需谨慎,避免被打小报告的嫌疑。勿把无关的人加进来,也不要弄错地址,以免打扰别人,甚至误事或泄密。根据紧急程度决定何时需要确保对方已收到。不是很紧急的电子邮件,等待对方处理时回复,不必急着询问。超出预期没有得到回复,要及时联系,以确保对方收到。

(六)回復电子邮件需要及时明确,并保留历史

若被列为收件人,除非另有约定,需要回复且用电子邮件回复。若所交代的事情需要耗费一定的时间才能完成,则需要及时回复确认,必要时预计一个完成的时间节点。不能及时查看电子邮件则需设置自动回复,说明情况。回复电子邮件须遵守写电子邮件的规则,回复、回复所有、增减接收人,要视情况而定。如要加人,需要相关的人同意,并不一定是所有人都愿意让更多的人知道先前交流的内容。电子邮件往来可能会包含一些机密的信息,回复或转发泄漏可能会导致严重后果。另外,可以在电子邮件主题中说明邀请了谁加入。回复电子邮件通常要保留原来的主题,可加上一些信息,比如可保留系统自动添加的“回复:”等字样。必要时加上简明的词句,概括回复的内容。回复电子邮件时,系统会把原电子邮件内容附在后边,通常不删除,以便追溯,使对方确定收到的是在回复相应的电子邮件。刻意删掉可能让对方不安。

回复字数不宜过少,即便仅表达收到,也最好不要只回“收到”二字,可以表示感谢,或者表示已经阅读,将会处理等。在一定的字数范围内多一些字不会增加阅读负担,却会增加对方的好感。

(七)转发电子邮件需要小心谨慎,注意历史

电子邮件需要转发时,前文提到的注意事项同样适用。除非另有约定,要征求原来参与人的同意,不能随意转发别人的电子邮件。往来多次的电子邮件,应留意往来的历史,避免携带需要保密的信息给无权查阅的人。转发电子邮件往往要抄送原来的发件人,让其知晓。

(八)使用电子邮件需要具体分析,入乡随俗

不要过分依赖电子邮件,若电子邮件反复讨论也说不清楚,要及时转用更合适的方式,比如视频、当面讨论等。有时当面讨论清楚了,补个电子邮件作为记录或加以确认,以免日后忘记或说不知情而扯皮。作为负责人,事情讨论清楚后整理成电子邮件,大家按照电子邮件逐条执行,以便提高工作效率。用电子邮件客户端收取、过滤、归类电子邮件,可以提高效率。正文中提到附件而未添加时,有的客户端会提示。可设置延迟发送,点击发送后再检查一下。

参考文献

[1]孙泠.电子邮件重回企业社交中心[J].IT经理世界,2015(21):62-63.

[2]吴嘉睿.即时通讯相比下电子邮件的传播优势[J].戏剧之家,2016(4):231-239.

[3]尹晓叶,张长春.于细微处见精神——办公电子邮件撰写与处理探析[J].应用写作,2016(11):30-32.

[4]陈致雅.电子邮件中的礼仪[J].成才与就业,2019(5):24-25.

[5]吴瑞.电子邮件泄密(违规)案件面面观[J].保密工作,2017(3):19-21.

E-mail Etiquette Education for Medical Students

WANG Hong,TANG Ze-li,HU Qi-ping

(Department of Cell Biology and Genetics,School of Basic  Medicine,Guangxi Medical University,Nanning,Guangxi 530021,China)

Abstract:E-mail is widely used in formal communication.Following E-mail etiquette makes communication and exchanges more efficient,and learning E-mail etiquette can help medical students with their career development.It is found that medical students lack understanding and practice of E-mail etiquette and expect to get E-mail etiquette education.Therefore,this article sorts out E-mail etiquette and gives medical students some suggestions for using E-mail.

Key words:medical students;E-mail;etiquette;education

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