加强行政机关人事档案管理水平策略浅析

徐艳红

摘 要：做好行政机关人事档案管理工作，有助于提升单位对档案的利用水平，更好地为单位的发展和人才的成长服务。文章从提高档案管理水平的策略入手，提出了相应的意见。

关键词：行政机关;档案管理;方法策略

1    提高行政机关人事档案管理的重要性

人事档案是指单位保存的、涉及干部职工身份、学历、资历等方面的证据，与个人的组织关系、工资待遇、社会劳动保障紧密挂钩，具有法律效用。在个人提拔、职级职称申报、养老保险缴纳等需提供相关证明时，都需要使用人事档案。可以说，个人的成长和发展都离不开档案。

目前，在档案管理中有很多问题需要解决。如纸质档案的纸张老化、字迹褪色模糊;档案保管场所条件不到标，管理制度不严谨;电子档案的保密意识和保密技术比较差等。档案工作具有很强的实践性，向工作人员提出了一个现实问题：一方面，为了维护历史真实面貌服务，需要把档案长期保管下去;另一方面，档案的“寿命”是有限的。要解决这些急迫的问题，充分发挥档案的作用，就必须加强档案的管理水平。无论对现在还是将来的事业发展，这项工作都任重道远。

从目前电子档案发展趋势来看，个人档案会越来越多，对纸质和电子档案管理水平提出了很高的要求。为适应这一趋势，必须不断提高档案管理水平。

2    提高档案管理水平的策略

提高档案管理水平是一项综合性工作，功夫在日常，需要各个方面努力，可以通过提升思想认识、健全管理制度、做好日常工作、加强教育培训等一系列措施，不断提高人事档案科学化管理水平（见图1）。

图1  档案管理常见的档案盒

2.1  不断增强思想认识，做好档案资料搜集

提高档案管理水平基础在于提高对档案管理工作的重视程度，要把档案管理工作作为全局一项重要性工作来抓，不能平常“淡然漠视”，用时“心急如火”。从领导到具体工作人员，在思想认识方面都应该高度重视档案管理工作，从硬件保障，如库房、设备到软件完善，如人员配备、系统应用等，都予以专项保障支持，为顺利提高档案管理工作水平创造良好的条件。

不断完善档案资料的收集。干部人事档案材料的收集，是做好干部人事档案规范管理工作的基础和前提。档案材料具有来源多、涉及广、手续繁琐等特点，材料收集工作是一项十分重要的基础性工作，事关日后档案的正确性、准确性、完整性。要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的相关要求，逐项搜集所缺材料，补充材料，采取多种方式、多种渠道，广泛收集，确保干部人事档案的完整性、客观性。

2.2  不断健全管理制度，确保人员責任落实

档案管理制度具有很强的约束性和保障性，一项完善、科学、合理的档案管理制度至关重要，具有重要的决定性作用。在单位内部要结合单位实际，制定相应的制度，比如，修订干部人事档案接收标准、材料归档管理办法、定期核查等制度，进一步规范、完善查阅、借阅工作流程和制度，梳理档案转递、接收、材料收集、鉴别等多项工作流程，使档案管理工作环环相扣，责任落实到人等。可以建立档案管理联动机制，各部门确定一名干部人事档案联络员，明确工作职责，确定收集范围，定期移交报送。

可以制定干部人事档案管理制度、职责，并将制度公布上墙。从严管理档案材料使用，对查阅档案和调阅档案的要严格按照程序和要求执行，确保万无一失。只有制度保障齐全、岗位职责明确，才能不断促进档案管理水平实现真正的提高。

2.3  做好档案管理日常工作，形成良好工作氛围

千里之行，始于足下。只有从日常工作入手，坚决做好档案管理日常工作，才能真正将工作落到实处，见到实效，为单位发展提供服务。（1）将干部人事档案工作经费纳入重要的日常管理之中，从保存入手，提高干部人事档案库房条件。（2）应完善机构设置，按照政治素质过硬、业务本领高超的标准选好配强档案管理队伍，明确档案管理的岗位职责，强化管档人员的业务操作能力，为干部人事档案工作提供坚强的组织保证。（3）应加强档案入档管理，严格按要求进行干部档案的认定、归档、查借阅、转递等日常管理工作。从严鉴别入档材料真实性，对不见原件的复印件、内容填写不规范的材料、印证材料不完备的材料不予入档，确保干部人事档案入档原始资料的准确性。（4）从日常管理入手，实现档案办公场所、整理室、查借阅室的分离和互不干扰，为档案的便捷、高效、实用和安全管理提供有利条件。

2.4  加强教育培训，提高档案管理水平

通过集中培训和自学等方式，不断加强档案管理方面的教育培训，提高从业人员素质和工作能力。可以采取“请进来”“走出去”相结合的形式，集中对单位档案管理从业人员进行培训;可以在单位内部开展小组自学、分组制度学习竞赛等方式，不断给从制度学习、操作水平等方面提高。只有“人”这个基础做好了，“事”才能越办越好。

档案管理水平的提高不是一朝一夕的事，也不是一个人、一个部门的事，需要凝聚全单位的力量共同做好，希望不断适应新时期、新要求做好这项工作。