浅谈公务用车费用审计

曹洪

公务用车费用主要包括维修费、燃油费、过路过桥费、保险费等，上述费用支出交易频繁且单笔支出较少，审计过程中往往容易忽略，某些问题具有较强的隐蔽性，也给审计检查带来了一定难度。积极探索出一套切实可行的审计路径，对于审计实践具有较大的指导意义。

2015年中央巡视组对中国铁路总公司进行巡视以来，铁路系统内部大力整治腐败，反腐浪潮一浪高过一浪，防腐斗争成绩斐然。内部审计环境也发生了重大变化，往常一些屡见不鲜的舞弊行为大幅减少，内部审计如何更好的服务于企业的经营管理，需要寻找新的切入点和突破口。通过日常审计工作发现，现阶段在公车管理领域“车轮上的微腐败”的问题仍然存在，鉴于公务用车费用支出交易频繁、金额小，审计过程中往往容易忽略，某些问题具有较强的隐蔽性且事后监督成本较大的特点。笔者结合日常审计工作阐述了从“制度建设、原始单据、大数据分析”三个方面入手，做好“内控、财经纪律、合规合纪”三个方面的审计。

一、坚持从制度建设入手，做好内部控制审计

企业内部制度是审计工作的重要抓手，各项规章制度是行为准绳，做好公务用车审计同其他审计也如出一辙，首先从制度建设与落实入手，检查被审计单位的公务用车管理是否有序可控。一是检查制度的建立健全情况，被审计单位是否根据上级公务用车管理办法，结合本单位实际制定了相应的管理办法，管理办法是否符合内部控制的要求。二是了解汽车基本情况，重点了解被审计单位汽车管理模式，汽车及驾驶员数量，驾驶员是否取得驾驶证、是否按准驾车型等。三是检查制度的落实情况。车辆管理是否做到统一管理、统一调度、统一（固定）停放;ETC、加油卡是否为一车一卡、专卡专车，加油卡母卡与子卡是否分开管理，对子卡圈存是否可控;定点维修单位的选择是否经过招标或询质比价确定，招标或询质比价内容是否涵盖了日常维修保养的相关内容等，是否与中标单位签订了合同，合同是否对配件单价、劳务费用、结算方式等进行约定;派车单制度是否落实，派车是否为有权人审批等等。通过对制度执行情况的审计，对制度上的缺失或不完善，形成审计建议，对制度执行不力的提出整改意见，同时也为下一步审计做好铺垫。

二、坚持从原始单据入手，做好财经纪律审计

原始单据是经济业务真实性与合规性的重要载体，在审计过程中要加强对相关原始单据的检查和分析，从而达到检查相关原始单据背后业务本身的真实性的目的。一是检查维修费用。车辆维修申报审批内控制度是否落实，相关车辆维修发票是否为中标定点单位，维修费报销是否附有相关明细清单，相关结算金额是否与合同约定金额一致，发票是否真实合规。对在定点维修单位的费用支出按应先总后分的原则，首先，根据全年车辆维修费用支出结合车辆使用率、车辆使用年限等因素计算出单车年平均维修费用，对超出该平均数的车辆应重点关注，其次，根据单车的维修清单，对频繁维修、保养的项目进行筛选，判断产生频繁维修或保养的原因，是否为通过虚假业务套取资金设立“小金库”。重点关注在非定点维修单位的维修支出，了解未何原因未在定点维修单位进行维修，对维修单价与定点维修单位同类价格进行对比，是否存在价格虚高的现象，并结合该车前后三个月的维修记录，判断业务是否真实，是否为虚开发票违规套取资金设立“小金库”。二是检查保险费用。车辆的保险是否在由内部保险公司进行代办，投保事项、保险额度是否符合相关规定，未经内部保险公司代办的保险业务，是否经过审批，投保金额是否与内部代办投保金额一致，是否存在返点，形成“小金库”。对比当年与上年度各车保险费用支出，在投保项目、投保金额相同的情况下，对于保费明显增加的车辆应予以重点关注，通过登录保险公司网站或电话查询，掌握保单的理赔情况，关注理赔资金流向，对本单位车辆的理赔是否全额入账，涉事对方车辆是否与本单位、当事司机存在关联关系，防止骗保，形成“小金库”。三是检查加油卡与ETC卡余额情况。加油卡及ETC卡充值款借款报销审批是否严格，列账是否规范，是否纳入“预付款”核算;了解被审计单位如何对加油卡与ETC卡余额进行限额控制，计算全年平均余额与年末余额进行核对，判断是否存在余额过高，造成资金占用的情况或年末通过预存费用调节成本问题。四是检查新购和报废车辆情况。对于新购车辆主要关注，购车手续是否齐全，购车发票是否真实，发票记载车型与实际是否一致等;对报废车辆主要关注，报废手续是否齐全，报废车辆回收单位是否具有相关资质，残值收入是否入账，资金来源是否与回收单位一致。

三、坚持大数据分析入手，做好合规合纪审计

燃油费及ETC费用是公务用车费用的重要组织部份，内部审计对公务用车费用的检查，多为前一年度经营业绩审计的一个审计事项，因时间跨度长，造成加上述两项费用的数据较多，如何从成千上万条数据中快速有效地筛选出存在的疑点，就需要审计人员有明确审计思路和对EXECL数据库的熟练掌握。笔者谈谈自身审计过程中的做法，希望能起到抛砖引玉的作用：

一是分析全年油耗，根据行车日志及派车单统计单车全年行驶里程数，再通过大平洋汽车网等网络平台查询被检查车辆的百里工信油耗数，继而可以对全年工信油耗数与全年实际加油数量进行分析对比，对数据异常的车辆应重点关注。

二是分析节假日加油。对从石油公司取得的IC卡对账单电子版進行修改，增加“星期几”、“休班”两列，使用函数=TEXT（B2，"aaaa）自动生成“交易日期”为星期几，使用函数=IF（OR（WEEKDAY（B2，2）=6，WEEKDAY（B2，2）=7），"休"，"班"），生动生成“交易日期”是否休息的数据，使用EXECL的数据库SQL语言select * from table1 where table1.休/班='休'and table1.升数<>0，自动生动筛选法定节假日的交易记录。将筛选记录与行车日志、派车单等资料进行核对，判断了是否存在公车私用的问题。

三是分析日加油量。对从石油公司取得的IC卡对账单电子版进行修改，增加“油箱容量”列，被检查的车辆的油箱容量填入“油箱容量”列，使用EXECL的数据库SQL语言select * from table1 where table1.升数> table1.油箱容量，自动筛选出来10条超油箱容量加油的交易记录。

其次，对从石油公司取得的IC卡对账单电子版进行修改，增加“交易日期”列，将“交易时间”改为日期格式，使用EXECL的数据库SQL语言：

SELECT *

FROM TABLE1

WHERE TABLE1.交易日期

IN （SELECT TABLE1.交易日期

FROM TABLE1

GROUP BY TABLE1.交易日期

HAVING COUNT（TABLE1.交易日期） >1）

生动筛选出一天大于一次加油的加油记录

审计人员应对上述疑点进行检查，车辆的油箱容量是固定的，在一车一卡模式下，超过了油箱容量，极有可能将单位加油卡用于私人车辆的加油;对于一日的超一次加油的情况需区别对待，在一车一卡模式下，加油间隔时间很短的极有可能将单位加油卡用于私人车辆的加油，间隔时间较长，需结合派车单，行车日志等资料进行综合判断是否存在将单位加油卡用于私人车辆的加油。（作者单位：中国铁路南昌局集团有限公司审计部）