探析社区档案管理工作的难点与对策

2020-07-14张国钰张文

兰台内外 2020年14期

张国钰张文

摘要：社区档案主要指的是社区服务与管理等一系列活动中而形成的，对于国家和社会具有存储价值的各种历史记录，其很好地记录了社区建设与发展历程，同时也在很大程度上为我国城市社区健康发展积累了较多的经验，能够有效服务民生、共建和谐社区。但是，在新时期背景下社区档案管理工作也具有其自身难点，而本文则是就难点与对策展开了具体的研究。

关键词：社区档案;管理难点;管理对策

一、引言

近几年，在政府职能不断转型、城市体制不断变革与发展的环境下，社区建设力度也在这一过程中不断加大，社区需要承担的社会职能相较于之前有了明显的强化，社区在推进城市化进程、提高群众生活质量等多方面都起着越来越高的作用。社区档案本身就直观的体现出了社区整个发展历史以及管理情况，做好社区档案管理工作是现如今城市建设与发展过程中较为重要的一项问题，所以，笔者也就社区档案管理工作的难点与对策进行了如下探析。

二、社区档案管理的内涵

社区信息资源也是信息之中的一部分，与城市和各级政府之间的信息需求可谓是紧密相关，其不仅能够直接为城市和各级政府提供有用信息，同时，还能有效反映出社区发展、生产力的重要标准。社区群众的参与自然能够及时获得信息并且让其成为信息资源，从这点来分析的话，人力管理介入对于社区信息资源的形成以及发展而言也是十分重要的部分，特别是在人类步入信息时代之后，科技进步以及社会繁荣发展自然也与信息丰富度紧密相关，社区档案管理过程中借助于现代化科技管理手段就能够让其价值实现最大化，从而真正有效发挥出社区档案的最佳效用。社区档案管理过程中，管理形式也逐渐从之前以图件文本为主的管理方式逐渐发展成为了以电子档案信息管理为主的形式，这是一个长时间发展的过程，也是紧跟时代发展步伐的管理技术创新与优化，能够最大程度提升社区档案管理效率和使用效率。

三、社区档案管理工作的难点

1.檔案管理意识薄弱

就目前我国各个社区档案管理工作情况来分析的话，档案管理意识还是较为薄弱，很多社区档案工作都尚未形成完善的领导与工作机制，社区领导对于这一项工作的价值尚未形成正确的认识，对于档案工作相关法律制度体系也尚未形成完善的了解，档案管理工作无法真正有效推进下去。

其次，市、区街道业务主管部门在管理过程中干涉较多，这也促使社区档案管理工作无法有效展开;再者，部分社区档案管理工作人员对于这一项工作的理解程度不够，觉得是一项自找麻烦的工作，甚至还有人觉得社区并不需要展开建档工作。

最后，部分社区档案管理人员在工作期间尚未形成完善的档案法制观念，没有对档案法律法规内容形成良好的把握。

2.档案业务保障较为薄弱

就目前社区档案管理工作难点来分析的话，档案业务保障十分薄弱也是发展期间的问题之一，具体表现在以下几个方面：首先，档案管理人员队伍建设有待完善，社区档案管理工作人员都没有配备完善，部分工作人员可谓是身兼数职，无法集中精力进行社区档案管理工作;而且整个社区档案管理队伍十分不稳定，经常会出现变动等情况，更甚至还有部分社区都没有配备专门的档案管理人员，更遑论档案人员培训与教育等工作的开展，在这种情况下，档案管理队伍素质与能力自然十分薄弱，无法有效提高档案管理工作质量。

其次，社区档案管理期间，硬件建设无法跟上档案发展需求，尤其是在社区服务职能不断扩大的环境下，社区档案管理工作内容也在不断增加，这个时候档案管理硬件建设自然也就无法满足全新的工作需求，例如，档案存储专柜容量不足等等。

最后，档案业务经费匮乏也是社区档案管理过程中的难点之一，这一问题的存在直接促使档案管理工作缺少档案管理专柜与装具。

3.档案管理规范程度不足

就目前社区档案管理工作难点来分析的话，档案管理规范程度不足也是问题之一，具体表现在以下几个方面：首先，档案管理工作机制尚未构建，缺少完善的档案管理制度，在这种情况下，部分社区档案管理工作在开展的时候，大多是处在谁形成谁就进行管理的现象，部分社区对于档案管理、归档、借阅与交接等环节也缺少合理的制度体系，在文件归档与整理过程中也没有进行规范化、集中统一管理，促使档案信息资料不够完善，严重降低了社区档案管理工作质量。

其次，档案管理工作信息化建设水平滞后，没有紧跟时代发展步伐，对于产生的电子文件也没有做好归档工作，这不仅直接影响了社区档案完整性，同时也不利于社区档案的开放与使用。

4.档案员业务水平有待提升

社区工作涉及方面较为广泛，内容也十分的多，且任务重，可是，就社区档案管理情况来看，档案管理人员较少，人人都身兼数职，而且管理人员业务水平也有待提升、人员稳定性明显不足。现如今有些社区每三年都会进行一次换届，这也促使人员岗位变动十分频繁，有相当多的档案员在还未经过培训就已经上岗，对于档案管理工作一知半解，在这种档案管理技能较弱的情况下，社区档案管理工作质量自然也就无法得到保障，无法真正将其价值有效发挥出来。

四、社区档案管理工作的对策

1.档案信息化管理工作

一是按照档案管理要求，研究以“智慧医疗”建设为抓手，以信息化、智能化建设为依托，一是打造南岗区慢病档案管理“云”服务模式，参与建设“南岗区数字化慢病档案管理云服务平台”，在全国率先实行了高血压、糖尿病、心脑血管等慢性疾病社区健康档案数字动态化管理。荣获2015年中国社区卫生协会“提升社区卫生服务金点子”一等奖，迎接国家卫生部、北京、上海等城区31次先后到我区调研学习慢病档案管理工作，全面提升了我区公共卫生管理水平和服务能力。

二是参与“南岗区数字化冷链档案监测平台”的建立与运行，对我区疫苗档案进行有效管理，系统解决了区局12类智能冷链管理档案的可溯源模式。

三是在“互联网+”的新形势下转变医疗卫生服务模式，在全省率先试点，建设了“家约健康”和“家约医护 Home E-care”O2O（Online To Offline）一体化健康管理服务平台，实现了在线管理健康档案、在线家庭医生签约与在线预约医疗护理服务等功能，其中“家约健康”的“互联网+家庭医生签约”健康档案管理服务平台，是“黑龙江省公共卫生服务信息系统”的居民端，强调以人为本，面向家庭和社区老年人等重点人群，通过平台的使用推广，我区基本实现了家庭医生对已签约一般人群15.27万人与重点人群15.69万人健康档案的在线管理健康档案，健康问题在线咨询，健康数据随时掌握，精准就医绿色通道等连续、综合、长期的健康管理服务，让社区的家庭医生科学管理签约居民及家人健康，让居民获得持续性、动态化的专业健康跟踪指导服务，优化签约体验，改善签约服务感受度。

2.强化支持保障，促进社区档案管理工作齐抓共管

社区档案管理工作在推进的时候，街道办事处作为社区直接行政管理部门，在管理期间一定要加强对社区档案管理工作的支持与关心，进一步完善社区档案管理工作在推进期间需要的基础保障，例如，必备的管理经费、人员、装具保护设备与库房等一系列基础保障，这样才能真正为社区档案管理工作的有序展開提供良好的基础条件。社区档案管理工作本身就属于一项系统化工程，涉及部门与内容较多，在管理过程中，需要将各个相关职能部门有效结合在一起来形成管理合力，从而有效提高社区档案管理工作质量。为此，相关领导一定要对社区档案管理工作进行统筹安排，制定出统一的归档与整理标准，各个部门之间也需要达成良好的公式，构建出完善的社区档案协同管理体系，以此来对社区档案资源进行整合与集中管理，最终有效提高社区档案管理效率和质量。此外，还需要加强对社区档案管理工作人员的培训与教育，通过这一手段来为社区档案管理工作提供强有力的人才支撑，这样也才能真正有效提高社区档案管理工作效率和质量，有效突破社区档案管理过程中面临着的难点。

3.构建规章制度，有效提升社区档案管理工作质量

社区档案管理工作效率和质量要想得以提升，除了上述几点之外，社区领导则需要借助于各种渠道，来促进与社区主管机关之间的联系与沟通，尽量获得社区行政管理部门的支持，这也能为社区档案管理工作的有序开展提供良好的条件。在这一过程中，可以先为社区档案管理工作安排一名分管领导，让其专门负责社区档案工作，确保其业务素质与能力;另外，还需要为社区档案管理工作开展构建出和谐的外部环境，例如，可以为社区档案工作人员提供较为稳定的岗位，同时，尽量提高其晋升机会以及待遇，这样才能让档案管理工作人员更好地参与到档案管理工作之中。

社区档案管理工作在推进的时候，管理人员自身也需要做好以下几点：第一，不断加强档案相关业务知识的学习，积极参与到档案行政管理部门提供与组织的培训与教育之中，以此来有效提高自身档案管理业务能力与水准，学会使用现代化技术设备来展开档案管理。第二，指导社区工作人员做好档案相关文件资料信息收集、整理与归档等工作，同时对其展开相关教育与培训，以此来提高档案收集与归档的合理性。第三，对于本社区档案不仅要确保其安全性，还需要进一步提高其利用效率，在日常工作过程中，一定要及时对生成的档案文件材料做好积累与归档工作，特别是对于一些劳动保障、民政救助、残疾、老龄、保险等一系列有涉及到民生的档案信息资料，更是要及时进行收集，这样才能真正确保社区档案资料完整性，这样才能真正有效提高社区档案管理工作效率和质量，有效突破社区档案管理过程中面临着的难点。

4.加大对《档案法》的宣传力度，提高群众档案意识

社区档案管理工作要想顺利实施，在档案管理过程中还可以加大对《档案法》的宣传力度，借助于有效宣传与教育来提高群众档案意识，从而有效促进社区档案管理工作质量得以提升。在这一过程中，社区可以积极借助于简讯、板报、标语横幅、分发档案宣传资料等多种形式来对社区群众进行《档案法》、《档案法实施办法》宣传，以此来提高群众对于档案在社区建设中重要性的认识，让社区居民都能够认识到档案管理的重要性，并且也主动积极的参与到其中，这样宣传自然能够得以有效发展和提升。

5.加强档案员培训，提高档案管理水平

社区档案管理工作质量要想得以保障，加强档案员培训可谓是有效提高档案员业务水平的根本。各街道办事处在这一过程中，可以定期对社区档案员进行有效业务培训与指导，借助于实地操作、讲解等方式来进行培训，也可以邀请档案局工作人员上门进行指导，亦或者是通过咨询服务等方式来对档案员进行培训与教育，以此来提高其档案管理水平。除此之外，也可以积极参与到上级档案行政管理部门举办地业务培训班之中，让社区档案管理人员真正走出去观摩与学习，这样他的管理意识与方法才能得到有效优化，从而进一步提高档案员对于档案管理基本技能与知识的把握，进一步激发其工作积极性、提高其工作责任意识。

6.强化强度与指导，促进社区档案工作持续发展

实践调查结果显示，要想真正做好社区档案工作，一定要将监督与指导贯彻到整个工作始终，真正对社区档案管理工作进行强有力的监督与指导，这样才能为其指明方向、提供保障。在这一过程中，相关人员可以结合社区当地实际情况因地制宜来进行指导，例如，基础条件较为良好的社区，就可以邀请专业人员来突击档案员工作情况，并且加强指导与教学，让其能够学会档案管理工作;而对于基础较差的社区，则可以对其进行专业化指导服务，这样就能让其得以更为良好的发展与提升。

五、结语

综上所述，社区档案直接记录了我国城市现代化建设与发展历史，同时也很好地记录了我国社会主义精神文明建设与发展历史，是社区建设与服务民生的重要参考依据，在城市社区建设不断推进的环境下，社区档案管理工作受到的关注度也在不断提升，做好这一项工作能够为我国城市社区建设与发展留下宝贵历史，更好地服务于民生，同时真正构建出和谐发展的社会。

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