大数据时代高校档案管理模式的应用浅析

2020-07-14潘虹

兰台内外 2020年14期

潘虹

摘要：高校档案作为高校各项活动的原始记录，档案管理工作在提升高校管理效率与推动高校长远发展上具有十分关键的作用。大数据时代，高校档案管理工作面临信息量巨大、内容繁琐、需求多样化等诸多问题，在很大程度上增加了高校档案管理工作的难度。对此，文章通过分析大数据时代高校档案管理面临的挑战，从档案管理方式、档案服务利用和档案管理安全性等方面介绍了高校档案管理模式的改革与创新。

关键词：大数据;高校档案;管理模式

随着计算机网络技术的不断发展，大数据的概念受到社会各界的广泛认可，不断为商业、通信、军事等许多领域提供信息支持。“大数据”是指无法在一定时间范围内用常规软件工作进行捕捉、管理和处理的数据集合，需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。理解这一概念，我们不仅要认识到信息数量的庞大，更重要的是要认识到这些庞大数量所带来的影响，它使人们在数据的收集、保存、维护和共享方面的难度和复杂程度成倍增长。高校档案作为高校各项活动的原始记录，档案管理工作在提升高校管理效率与推动高校长远发展上具有十分关键的作用。因此，大数据时代高校档案管理必须转变传统管理模式，从档案管理方式、档案服务利用和档案管理安全性等多方面进行改革和创新。

一、大数据时代高校档案管理面临的挑战

大数据时代，对与数据密切相关的高校档案管理工作产生了极大的影响，一方面丰富了高校档案管理资源的信息量和种类，使得档案利用服务更加多样化和个性化，提高了档案利用的满意度;另一方面，也由于大数据产生的海量信息和数据资源，给高校档案管理工作带来了巨大的挑战。

1.档案信息资源管理压力增大

随着网络技术的广泛应用，高校业务部门产生的档案信息资源不仅数量巨大，增速较快，而且大量档案中除了传统的纸质文件外，各种类型各种载体的其他档案资源也变得更加丰富，尤其是电子文件、音频视频、数字档案等形式的出现，档案和文件之间的联系更加密切，界限也开始变得模糊。档案管理工作必须从以前对纸质文件的管理为主转变为对数字文档信息的整理，对文件进行全过程的管理。因此对档案管理工作提出了更高的管理要求。

2.档案管理人员信息技术素质要求更高

大数据时代，信息技术在高校档案管理中已经有越来越多的应用，包括云计算机技术、物联网技术、传感器技术、大数据技术等等，都融入到了高校档案管理工作中。多样化的数据形式和庞大数量的数据，使档案管理工作对于技术有着越来越严格的要求，尤其是在档案数据的挖掘、存储、分析等方面，对档案管理人员提出了更高的专业技术要求。

3.档案利用需求更加多元化

高校各类业务部门不仅是档案信息的产生者，而且是档案信息资源的应用者。大数据时代，随着档案管理网络服务体系的不断发展，只要档案信息不会损害到国家、组织或者个人的利益，所有用户都可以通过网络服务进行档案利用。而且不同用户对于档案信息的需求，逐步从单一的原始文件的利用转变为了各种档案信息背后所蕴含的知识系统的需求。由此可以看出，大数据时代使得不同用户对档案信息的利用需求呈现出了多元化的特点。

4.档案信息保管的安全性要求更加严格

高校档案资源中涉及到很多内容具有一定的保密性，尤其是学籍档案，更涉及到学生的个人信息，因此使得高校档案保管更加严格。传统的档案管理体系中，档案管理部门处于档案信息的垄断地位，人们要想提取档案或者获取档案信息必须到档案管理机构进行，档案信息资源相对安全。大数据时代，档案管理的方式不断向信息化推进，加上计算机网络的开放性，使许多档案信息数据在计算机管理过程中容易出现安全问题，如果保存不当，容易发生外流，对高校的发展造成许多不良影响。因此大数据时代，高校档案信息资源的安全性问题更加突出。

二、大数据时代高校档案管理模式的变化

1.档案管理理论体系的变化

进入大数据时代之后，高校的档案数据量在快速增加，并且人们对高校档案服务水平也提出了更高的要求，档案管理的理论受到一定的冲击，这就要求档案管理的理论要不断拓展。

（1）大数据观：大数据时代背景下，档案管理人员要形成大数据观，采用大数据观念来做好档案的管理工作。大数据时代数据量急剧增加，采用一般的技术和方法已经难以对数据量进行描述和处理。大数据时代的数据并不是抽样的数据，而是全数据，也就是说大数据时代背景下倡导一切数据都有用，这就要求档案管理人员要树立大数据观。大数据非常大，不仅仅是数据量大小，而是快速获取数据价值的程度。在大数据下，对于研究者来说，数据越多越好，在利用相关的数据来分析和解决问题时，一定要对数据进行有效的分类和优化整合。在传统的档案管理中，一般是通过人工的方法来将数据信息进行鉴别，选择出其中有效的数据部分，并进行归档保存，而对于那些没有价值的数据则将其剔除。而在大数据观下，这种方法会导致部分数据损失，作为集体数据的一份子可能会起到非常重要的作用，因此，在档案管理过程中一定要树立大数据观。

（2）在大数据时代背景下，高校的档案管理人员还应该与时俱进树立大档案观和大服务观，开放档案大门，在档案的采集和归档过程中最好要做到包罗万象，将所有具有保存和利用价值的信息记录都当成檔案。在大数据时代背景下，人们对档案的利用服务给予了更高度的重视，大数据使得人们的需求发生了改变，档案的利用服务也变得更加复杂，人们已经不再满足于文件的利用，这就要求档案管理人员要获取数据背后蕴藏的隐性知识和信息内容，并改变服务模式，提供主动型服务模式，并为档案利用者提供一站式的一条龙服务。

2.档案数据资源体系的变化

在大数据的背景下，档案数据资源体系也发生了重大的变化，档案数据的来源更广，尤其是互联网会产生海量的数据，互联网是信息资源的最大产地。另外，档案数据的内容也更加丰富，对于高校的档案部门来说，信息资源具有非常重要的价值，档案数量以及档案类别越多就越有利于档案重要价值的发挥。大数据时代的档案数量增大，档案数据的类型也在不断增多，传统的档案包括声像档案、纸质档案和实物等，而大数据背景下又增加了电子档案，数据档案的数量和档案载体都在增加，这就使得相同的数据形式可以表现出不同的信息内容，相同的信息也可以通过不同的形式来表现，共同构成了档案馆的异构数据大集群，档案种类变得更加多样化，非结构化数据的比例在不断增加。随着档案数据总量的不断增加，档案数据的价值密度就大大降低，可能有用的档案数据所占的比例可能会减少。另外，档案数据的收集方式也变得更加多样，在传统的档案管理模式中，管理人员主要是通过主动移交的方式来收集档案数据，而在大数据背景下，可以通过档案数据的强制收集和档案数据的实时捕捉来收集档案数据，出现了采集信息的新方法。

3.档案安全保障体系的变化

在大数据下，档案的安全保障体系也发生了重大改变，档案的保存条件、管理方式、关键技术以及安全保密变化等都面临着更大的威胁。首先是保管条件的变化，传统的纸质档案保存起来比较方便和容易，档案房通过八防要求就能够确保档案的安全性，而在大数据时代，信息技术不断发展，使得信息载体的形式更加丰富，档案类型也更加多样，这些档案的出现就对档案的保存场所和保存条件提出了更高的要求，例如，电脑要保持电源稳定，硬盘要防震，音像档案不能靠近磁场等，这就要求档案馆在建设或者扩建时要将这些因素考虑进去。另外，大数据时代要求要加强对档案的应急管理，对于不同类型的档案，应该制定不同的精细化应急预案，并确保管理制度的制度化和标准化。大数据时代，面对海量的档案数据，传统的管理方式已经不适用，这就要求要开始使用更加先进的技术手段，将云计算运用到档案管理中。

三、大数据时代高校档案管理模式的应用

1.整合档案数据资源，最大限度发掘档案信息价值

传统档案管理模式下，档案管理部门对档案进行的数字化扫描形成的成果只是图片，并没有进行数据化处理，更没有进行大数据处理。因此大数据时代，要满足多元化的档案利用需求，必须借助大数据来整合档案数据资源，建立网络利用平台，给师生带来便捷的档案服务。一方面，整合档案数据资源，一是要打破不同档案业务部门保存的各类档案之间的孤立性，将其整合成一个整体，当用户在查看或浏览某一资源的同时，与之相关联的档案就可以同时展示给用户，避免用户重复查找。二是要通过大数据分析，针对现有档案管理系统数据库进行关联分析，找出数据的相关性，提取有价值的信息，为档案管理与数据提取提供广泛、深入的数据支持。另一方面，建立档案网络利用平台，引导师生参与应用。基于现代信息背景，人们对数据的需求不断增加，网络系统的创建能够迎合师生学习及发展要求，可以促使人才培养和教育行业的良好发展。

2.改进高校档案管理工作方式

档案收集工作是高校档案管理工作的基础。大数据时代，高校实现文档一体化办公，档案管理与公务管理的各个环节相互联系，因此，档案管理需要对电子文件的全过程实施管控。档案收集工作要合理使用大数据系统，主动采集档案信息，针对不同的档案信息和载体应当采取不同的办法来采集，可以提升档案采集效率。另外，由于电子文件在各部门之间实现流动时体系不完善，流程不标准，造成许多档案数据的丢失与泄露。因此，档案管理部门必须建立严格的档案监控体系，对电子档案的元数据进行准确管控，并对形成者与档案利用者的身份加以验证，确定档案应用前与应用后是否有差别，以保障档案原始信息的安全。

3.提升主动服务和多元服务的档案管理理念

高校档案管理部门应根据高校发展目标，科学定位档案信息资源，转变仅仅以保存档案为目的的思想，提升档案主动服务和多元服务的管理理念。尤其是针对高校学生档案，不仅关系到学生的切身利益和发展前途，而且与高校的长远发展密切相关。因此，需要更加注重高校学生档案信息的保存与优化。高校档案管理部门要利用档案资源的整合，主动利用大数据信息，研究不同用户的利用需求，同时，主动推出多样的档案信息资源体系服务。另外，还需要有强大的搜索工具，可以按照用户的需求和喜好来实现各类档案的快捷查询。只有这样，才能满足不同用户的个性化档案利用需求。

4.加强档案管理人员培养力度

高校档案管理人员是全程负责收集、管理和处理各类档案数据的直接人员，对档案信息资源的质量有较大影响。大数据时代，档案管理工作需要的是复合型的档案管理人员，除了必须具备档案专业知识外，还需要具备熟知大数据、云计算、区块链等信息化知识和能够熟练操作相关应用软件的能力。目前，高校档案管理部门现有的人员队伍中，复合型人才还是比较缺乏的。因此，高校档案管理部门需要加大对所属档案管理人员的培养力度，可以采取送学培训、岗前培训和在岗在线课程学习等方式，不断加强信息技术知识和能力培养，同时加大投入，可以引入复合型档案管理人才，以提升大数据时代档案管理业务人员的技术能力。

5.建立档案安全管理平台

档案作为高校各项活动的历史记录，涉及到方方面面的信息，因此，档案信息的安全保管非常关键，需要档案管理部门采取完善的安全保障策略。在档案保管与档案服务用户端均需要加强安全防护。高校档案管理部门应当加大资金投放，来采购专门的安全软件，并注重对安全软件的保护与升级。在服务客户端也要实施软件升级与维护，并选择专业的网络安全维护者负责维护与升级，从而保证档案信息资源的安全性。

四、结束语

大数据时代，随着高校档案数量和种类的高速增长，高校档案管理难度不断加大，传统档案管理模式亟待变革。高校档案管理部门要跟上时代潮流，迅速创新管理理念，改进档案管理工作方式、严格把控档案管理流程，加强档案管理人员的培养力度，转变档案服务理念，在确保档案信息资源管理的安全性的前提下，实现高效快捷的档案网络服务，满足不同用户多元化需求。

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