探讨文书档案管理的办公自动化应用

王凤

摘 要：伴随社会经济的发展和信息技术的进步，人们对于信息化建设、办公自动化的需求日益增长，为了提高文书档案管理水平，人们纷纷通过构建文书档案管理的办公自动化来实现对文书档案管理工作的发展。本文将着重分析和探讨文书档案管理办公自动化存在的问题，并针对现状提出改善文书档案管理办公自动化的建议与策略。

关键词：文书档案管理;办公自动化;应用

大数据技术和互联网技术的发展为办公自动化提供了可能，现如今的文书档案管理工作也逐步朝向办公自动化的方向发展。文书档案管理的办公自动化应用无疑是一项新的突破，办公自动化是集中整合、汇集统一进行数据处理的新型文书档案管理模式。不论是企业还是事业单位，如果想要在新的发展形势下提高自身的综合竞争力，就要采取科学合理的措施加强内部文书档案管理工作，这也是逐步加强内部控制水平的基础。

一、文书档案管理的办公自动化存在的问题

1.领导重视程度明显不够

目前许多地区的文书档案管理工作都受到了所谓领导意识的严重影响。随着国家社会和经济发展的不断进步，固有的文书档案管理方案和相关规定亟待改革，但是文书档案管理工作是隐形效益，许多管理者和领导的责任意识不够强烈，或者没有意识到文书档案管理对办公管理整体质量的影响。所以使得文书档案管理工作一直处于不受重视的地位。具体表现如下：第一，文书档案管理体系落后，缺乏权责明晰的管理制度和奖惩机制。第二，文书档案管理岗位责任划分不够明确，没有指定到具体的部门和人员。第三，文书档案管理工作制度落实贯彻不够明确、全面、仔细，没有严格按照现有的既定制度执行。第四，针对文书档案管理问题和隐患没有具体的制度去约束。第五，欠缺应用于文书档案管理的专项资金，对文书档案管理的维护不到位。

2.管理人员问题

在目前的发展过程中，文书档案管理人员通常会出现身兼数职的情况，他们无法专注地对文书档案管理工作进行合理安排与调度，因为经常会被行政后勤等繁琐的工作占据时间，这不仅不能构建出完整的文书档案管理体系，还造成了我国各个企业或单位中的专业文书档案管理人员极其匮乏的现状。不得不说，这与其频繁的工作岗位调动与不明确的工作职能有很大关系。

3.文书档案管理办公自动化存在的风险

（1）系统风险

在目前的信息技术发展过程中，文书档案管理工作应用大数据系统提高工作效率已是大势所趋。大数据系统、云计算在文书档案管理工作中应用可以提升采集信息、处理信息的速度，但是，办公自动化建设最终依赖的是一台计算机，各项工作也都受这台计算机的控制，甚至可以说，在信息化建设的背景下，各项工作有序进行的基础和保障都是计算机及其控制系统的稳定性。因此，文书档案管理的计算机系统一旦出现故障或者问题，整个文书档案管理工作都会处于瘫痪和停滞状态。不仅如此，办公自动化下的文书档案管理工作体系是呈现网络化分布的，各个工作环节和工作部门相互联系，就算计算机系统维护稳定，但是一旦某个远程控制软件出现故障，就会导致内部文书档案管理工作整个系统的停滞，从而导致相关工作无法正常进行，这也是文书档案管理工作办公自动化的最大风险。

（2）数据风险

数据风险也是文书档案管理办公自动化的重要风险之一。办公自动化背景下，各项档案信息均以电子化和数据化的形式储存。这种储存方式首先容易被修改，且修改结果往往不留痕迹、很难检查和监管。这同时也是办公自动化背景下，文书档案管理工作发展的一个重要难题和典型特征。其次，电子化和数据化的档案信息容易被盗取，企业和单位内部对于自身文书档案信息的重视程度极高，传统模式的工作背景下，文书和档案信息很难被泄露。但是在大数据背景下，如果自身的局域网和相关应用软件更新、维护不够及时，那么办公自动化的文书档案数据就很容易被盗取和泄露，这会对企业或单位的发展产生无法挽回的损失。最后，电子化和数据化的文档信息还容易被覆盖，储存在磁盘或硬盘中的文书档案信息在管理人员的使用、转移过程中一旦被覆盖或者删除，就很难对其还原，这也会对文书档案管理工作造成巨大的困难。

二、办公自动化的应用对文书档案管理的影响

1.有助于提高文书档案管理工作效率

在目前的互聯网和大数据背景下，各项信息和数据呈现爆炸式地增长。传统的文书档案管理工作都由人工进行数据整理、归纳、分析的流程，这种工作流程适应传统的发展模式和经营活动。但在目前信息技术高速发展的年代，各个行业的交易模式、经营范围、产业结构都在发生巨大的变化。比如电子商务模式，电子商务是一种以互联网和信息技术为基础和媒介的经济活动。面对这些改变，传统文书档案管理工作暴露出工作效率低、流程繁复且易受到人为因素影响的弊端，这些弊端很容易影响文书档案信息的真实性和可靠性。

在这种情况下，增强对文书档案管理的信息化建设就有助于提高企业文书档案管理工作的速度和质量。引入人工智能和办公自动化应用软件去进行海量数据的整理和归类工作，工作人员则负责更为高级的文档管理工作，对各项经营和发展信息进行深层次的分析和检查，从而显著提高文书档案管理工作的有效性。

2.有助于拓展文书档案管理空间

在经济市场竞争压力越来越大的背景下，各个行业的发展更加依赖于内部控制管理质量。但现阶段的文书档案管理工作与传统文书档案管理工作有很大差异，现阶段所需要的文书档案管理工作不再是对各项数据和信息的整理和归纳这么简单了，企业和单位更需要文书档案工作人员根据发展经营信息深层次分析发展现状，为企业和单位长期战略规划指引方向、提出建议。这代表着文书档案管理工作职能的变化，那传统的数据归纳、分析整理工作由谁来做呢？在企业和单位的信息化建设相对完善的情况下，这部分文书档案管理工作是可以由相应信息技术代替完成的。

3.提高办公效率

在对文书档案信息进行处理时，通过应用计算机技术可以有效的发挥出办公自动化所具有的管理功能，从而有效的提升办公效率和对文书档案的管理水平。在传统的档案管理工作模式当中，主要是以人工的方式来进行相关的档案操作，具体来说包括对档案信息的收集、分类和整理，同时在分类时还需要对档案信息是否存在错误或者遗漏等问题进行检查，在记录相关的档案信息时，也主要是通过相关工作人员以手写的方式来进行完成。而在这一过程当中，要求相关工作人员能够做到字迹工整，严格按照规范进行书写。在统计档案信息时也需要多次反复地进行核实，从而保证档案信息当中不会存在相应的错误问题，因此采用传统的档案管理方式在时间、精力上具有较大的耗费，而且无法有效的保证档案管理工作的准确性。目前，通过采用相关的信息管理软件，以计算机技术来对档案信息进行录入和管理，能够有效地完成档案信息的收集、分类、管理、统计等相关工作，实现对文书档案管理的办公自动化操作，其不仅更加的简单快捷，而且还能够缓解工作人员的自身压力，有效的提升档案管理工作的效率。

4.有助于实现信息共享

在传统文书档案管理工作模式当中，无法有效的进行信息共享，这也导致相关的文书档案无法充分的发挥出自身所具有的服务功能，也无法被充分的得到利用，进而造成了相关档案资源的浪费现象。而通过在文书档案管理工作当中应用办公自动化技术，并构建出具体的文书档案管理平台，可以通过相关管理软件来有效的开展档案的分类工作，而且还能够系统和规划的对文书档案进行处理和整理，使其档案目录的管理方式转变为目录和内容相结合的管理形式。现如今，随着科学技术的不断发展，对档案管理载体和档案信息进行分离可以更好地体现出其所具有的兼容性特征，并确保能够以多种形式为有效的开展管理工作，例如可以采用纵向记录和横向记录相结合以及历史记录和现实记录进行结合等方式。而在对信息资源进行使用时，可以通过网络授权管理系统对其历史记录进行查阅，这样一来，在管理档案信息时能够有效的突破时间和空间的限制，提升查阅的准确性。

5.解决了文书档案存储空间有限的问题

在文书档案管理工作当中，对于文件的储存空间往往是一项十分值得关注的内容。在以往的传统管理模式当中，主要是通过纸张来对相关信息进行储存，这样一来会导致需要更多的储存空间，但通过应用办公室自动化技术可以有效的解决储存空间问题。相关管理人员可以利用电子化来有效的替代纸张，以电子文件的形式来进行储存，其对实际空间的占用量明显变小，而且其实储存空间也会更多，这样一来可以有效的提升对文书档案的管理效率，还能够提高对其信息的存储数量。工作人员在对档案信息进行查询时也会更加的方便，从而节约相关档案信息的查询时间。

6.电子文件保存的稳定性更强

在传统管理模式当中主要通过使用纸张来管理文书档案，而由于纸张在具体使用中，其纤维素会发生相应的改变，进而对其耐久性产生影响，容易造成文件档案的损失问题。对此，通过应用电子文件来开展相关的保存工作，可以有效的保证文书档案的稳定性和耐久性，而且相关管理人员还可以结合实际情况合理的选择电子载体。这样一来，外界环境因素对其所产生的影响也会有所降低，可以确保电子文件保存具有更强的稳定性。

三、文书档案管理的办公自动化应用策略

1.加强运营团队建设

当今社会，经济和科技发展日新月异，文书档案管理工作面对自身发展现状也应与时俱进，追随时代发展的潮流，在运营管理问题的面前，我们应该认清现状，多学习多交流，尤其是向在此方面建树卓著的国家取经，以此来为我们自己的标准化的信息建设建设和文书档案管理工作注入新鲜的血液，同时先进的理念和先进的制度体系也会使得文书档案办公自动化的建设如虎添翼。

2.构建完善文书档案管理信息系统

在大数据时代下，文书档案管理工作想要发挥出更大的价值就必须要构建和完善办公自动化信息系统。首先，文书档案管理工作要基于大数据系统等进行办公自动化信息系统的构建，通过办公自动化信息系统进行采集、搜集、归类、整理数据的过程，并且在具体的实践过程中找寻和发现信息系统的漏洞，并采取针对性策略进行改进。其次，面对大量的非结构化数据，文书档案管理工作应该运用大数据系统率先将这类数据进行筛选和识别，然后进行统一地非结构化数据向结构化数据的转变，确保在转化过程中不发生数据遗漏和损失的现象，从而保证文书档案管理工作的真实性、可靠性和有效性。最后，管理人员还应该注意规避办公自动化建设带来的文书档案信息泄露的风险。从软硬件管理方面，要为文书档案管理系统配备专业的网络安全技术人员，对文书档案信息进行特殊的加密手段，同时文书档案管理工作人员还应该将相关信息和数据进行分层处理，按照机密程度分为一级、二级、三级数据，一旦发生数据泄露应该让专业技术人员率先确保一级数据的安全，尽力挽回二级、三级数据，将办公自动化带来的网络信息风险降到最低。

3.组建复合型人才队伍

如果想更好地将办公自动化应用在文书档案管理工作中，就要组建复合型人才队伍，这也是文书档案管理办公自动化应用的重点和难点。在当前信息技术快速发展的背景下，面对文书档案管理工作的信息化建设，一部分传统文书档案管理工作可以由新型的信息技术和应用软件代替完成，这使得企业和单位对相关工作人员的需求量减少，所以一部分文书档案管理人员面临着失业的危险，传统的工作結构面临转型。在对相关工作人员的招聘过程中，企业和单位就要建立健全一系列的招聘要求和招聘制度，如果想要构建办公自动化工作体系，就要招聘具有文书档案管理经验、计算机数据处理技能的人才，因为在未来的文书档案管理工作中，文书档案管理工作更加倾向于信息技术处理下的管理型工作，许多传统的文档整理工作都可以被人工智能和信息技术代替，对于这些信息的精细处理、深度分析才是文书档案管理工作人员要做的工作。

4.办公自动化系统的内外网隔离

在开展文书档案管理的办公自动化时，首先需要确保相关档案资料的安全性，对此管理人员可以采用物理方式来有效的隔离文书档案管理系统的内外网，确保其网络安全性，从而更好的保护相关的档案信息，避免在具体的网络运行时，出现相关的档案丢失问题。而现如今在文书档案管理过程当中，主要采用防火墙来对内外网进行隔离，在流入内网时会将其信息进行过滤，从而更好的管理和操作网络访问情况。而在对文书档案进行管理时需要通过封堵防火墙来有效地阻止相关操作，而且防火墙在具体运行时所产生的相关活动信息和所处理的内容都可以有效的进行记录。此外管理人员还可以通过路由器来对档案信息进行隔离处理，从而将一些IP地址进行屏蔽，确保那些被允许访问的地址能够得到放行。作为文书档案管理部门，在对文书档案的管理系统进行检查和维护等过程时，需要加大重视并安排专门的负责人来及时的更新和备份相关的档案信息，从而进一步提高其安全性能。

结束语

综上所述，目前我国文书档案管理办公自动化存在的问题，主要是来自领导和管理者不够重视、相关管理人员、办公自动化信息化建设的风险等方面，解决这类问题还是要注意与时俱进，寻求新的管理方案、培养具有专业素养的管理人员，最重要的是管理者要提高对文书档案管理工作和办公自动化的认知程度，从而不断提高文书档案管理工作的质量，这对推动我国社会经济发展、促进经济结构转型具有重要的现实意义。

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[4]卢 燕.文书档案管理的办公自动化应用[J].时代金融，2018

[5]郝 磊.文书档案管理中办公自动化的应用[J].办公室业务，2018

[6]肖 冰.对文书档案管理的办公自动化应用探析[J]. 办公室业务，2017

（作者单位：山东省潍坊市坊子区商务局）