加强新时期总承包项目资料管理的几点建议

高华

【摘 要】随着信息技术的飞速发展和互联网的广泛应用，数字化、网络化、信息化已经深深的影响到了人们生活的方方面面，工程建设企业总承包项目文档管理应充分汲取企业以往项目积累的经验， 以文档信息化、网络化建设为依托，结合国际先进文档管理理念，为工程建设提供高效的文档信息服务，确保工程竣工后向业主保留并提交完整、准确和系统的工程建设项目档案。

一、新时期档案工作的机遇和挑战

（一）面临的机遇

1.经济一体化

全球经济一体化为文化全球化带来动力，使得档案工作的重要性凸显。档案作为对历史的记忆，开始受到国际组织以及各国的重视。不管是任何单位，其档案不仅仅是能够反映出单位的发展历程，并为单位的未来发展提供重要的资料，也能够从侧面反映出当时社会的方方面面。

2.形式多样性

档案数量持续增加，档案载体形式不断的增多。信息技术的快速普及，不仅仅有原始的纸质载体的档案，同时还有经过计算机处理过的其他各种载体的数据，而这些都是需要进行保存的，同时还需要对打印的纸质文本进行保存，这样就形成了双重的档案信息载体，

（二）面临的挑战

1.观念上不适应

思维转换和理念更新滞后，思想观念不够解放，谋划工作站位不高，服务大局不够到位，不能适应新形势、新任务的需要

2.管理上不适应

主要是信息化程度不高，虽然有些单位使用了档案信息系统，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为知识经济发展服务和供企业共享。因此，变革档案管理手段，加速档案现代化进程是档案工作在新形势下所面临的重大课题。

二、工程建设企业海外项目档案管理现状及存在问题

1.海外单位一般都是跨国多地办公，文件与档案实体在档案形成地各自保存、分散管理，由于文档人员、库房条件等资源有限，很难做到集中统一管理，在安全保管上难免存在隐患。

2.档案归档工作滞后，时间跨度大。根据我国建设工程项目档案管理的规定，工程项目竣工验收前，项目档案必须验收合格，因此对工程项目档案及时归档有严格的要求。海外工程项目所产生的档案应当在企业档案部门归档后才是真正意义上的归档。但是工程项目档案，工期短一两年，长则两年以上，合同关闭更是需要一定期限，一个工程项目的全部档案归档完毕的时间周期长，给及时归档带来困难，海外工程档案归档滞后现象始终存在。

3.监督指导力度不够。根据我国档案法律法规的要求，企业对工程项目档案资料归档负有监督指导的职责。对国内的工程项目，档案部门会定期深入项目现场进行指导、检查、督促，但是海外工程项目因地理位置的影响，监督往往鞭长莫及，容易造成工程项目档案材料的失控，归档资料不完整或者不规范的现实已经形成，给工程项目的档案质量造成很大影响。

三、加强总承包项目资料管理的几点建议

1.按國际惯例的文档有效运行体制

与国际规范、国际惯例接轨，走管理国际化之路。海外项目管理执行的是与国际规范和国际惯例接轨的项目合同。一方面，项目执行过程中日常文件资料的收发、传递、审批、分类、移交、保管等都要按合同和业主的要求;另一方面，项目完工后项目档案资料的整理、组卷、编号、划分保管期限，要参照有关项目档案管理的规定，逐渐形成项目资料文档一体化管理模式，项目档案管理向项目执行过程中的文件资料控制过程延伸，国内工程项目档案管理制度与国际惯例、国际规范相结合，促进海外项目文档管理与国际惯例的融合接轨，这是海外事业国际化进程中项目档案管理发展的必然结果和必经之路。

2. 文档一体化管理。文档一体化管理是文件与档案管理一体化的简称， 文档管理一体化是指把档案管理要求向前延伸到文件产生、流转阶段，使文件管理与档案工作规范衔接，实现文件与档案工作信息共享，提高文件管理和档案工作的质量与效率。在这里主要指公司项目实施阶段项目文件管理与项目档案管理一体化问题，即把工程项目档案管理具体要求，向前端延伸到项目执行过程中，加强前端控制，保证项目档案及时归档，确保项目档案齐全、完整、安全。

3.竣工资料与项目生产同步化管理

工程相关部门从建设工程刚开始立项的时候就需要将项目各个机构所承担的资料采集、整理等工作都分好，并安排好具体负责人。实行建设项目竣工资料整理工作的“三同步”规范，对所接收的文件进行严格的审查、清点，对不符合规范要求的资料及时退回责成修改完善，对于合格并流转完成的工程资料及时分阶段、分类别进行整理归档，做到项目建设与竣工资料归档同步进行。

4.科学化作业流程与规范化操作过程

针对项目实际制定文档管理程序，以确保文档管理工作“有法可依”。其次，明确项目文档组织机构，对文档管理活动的收发、著录、入库（文件库）、更新、保管、借阅、统计利用等各环节工作进行流程控制和标准化管理。再次，每个文档管理人员和工作人员都有其相对应岗位说明书、参照的工作程序和详细的工作流程。“一切按程序办，强调制度的权威性和管理的规范性。凡事有章可循、凡事有人负责、凡事有人检查、凡事有据可查。”

“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”工程建设企业总承包项目的档案管理人员应该通过制度创新、科技创新、管理创新和手段创新，逐步实现数据的可视化、数据互联互通和信息共享，打造出一支专业知识技术过硬的档案管理人才队伍，为企业和项目各部门提供全方位的信息服务，使档案在企业海外项目建设生产和经营的过程当中发挥不可替代的作用。