档案管理信息化是档案管理的发展趋势

郭倩

【摘 要】随着计算机技术的快速发展，使人们步人了一个信息化的时代，信息化是当今世界经济和社会发展的主流。从政治、经济、文化到人类生活的各个角落，信息技術不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。同时档案的电子化管理，档案信息数字化也面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，本文旨在对以计算机为代表的信息化在档案管理中的应用加以研究，以期尽可能的提高档案管理的效率。

【关键词】档案管理;信息化;措施

1.档案信息化管理的必要性

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。档案信息化可以从以下几个方面来理解：首先要实现档案信息的数字化和网络化;其次，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;再次，要实现档案信息高度共享;第四，要引发档案管理模式的变革。

档案信息化管理的必要性主要表现在：由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

2.档案信息化发展的影响因素

2.1档案信息化发展的水平因素

在档案管理信息化发展的过程中，因为受到守旧和单一的档案管理和技术的作用，就会致使在档案管理的处理不够合理，尽管档案管理的相关部门具有较好的高科技技术和计划，但是，其操作人员在实际操作的过程中难以把技术和档案管理的实际工作高效的进行结合，仅仅把这些机器设备应用于平时的操作中。因此，档案管理人员是否能使用计算机技术来增加自身的操作性能，对档案管理内容实施数据化分析和管理，高效的提升档案管理层次和利用效率，而这个是约束我国档案信息化发展中非常关键的因素。紧跟着我国新型高科技术和计算机技术的迅速发展，大众对于档案信息管理的需要不停的提升，而在这样的情形下，对于守旧的思想实施高效的转变，发展和完善档案管理的新型技术，这也是我国目前来说档案信息化开发中至关重要的问题。

2.2档案信息化发展的认知因素

在档案信息化发展中，档案管理中相关部门高层对档案信息管理的关注度不够，在相关的档案管理程序中，没有完整的档案信息管理体制，对其档案信息发展的管理认识远远不足。而在档案管理的进程中，因为其档案操作人员受到了守旧的管理思想的作用，对档案信息实施了搜集，并无法实施较为具体的处理与使用，无法发挥其自身档案的作用，造成了档案无法实施其存在意义。

3.推动档案管理信息化的措施

3.1培养信息化档案人才。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，它需要所有档案人员的积极参与与配合。因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。与其它行业相比，档案工作政治性、政策性、专业性都很强，在专业技能上，提高档案从业者的信息素养和信息技能，思想上有较高政治素质，保护档案的安全，不泄露档案内容等。

3.2配备统一、专业的软硬件设备。各单位各部门各自为政，信息化手段、设备不统一，造成了很多数据不兼容，给档案管理信息化过程设置了障碍，所以，我们应配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备可实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷，档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备，才能为档案管理信息化的实现提供保障。

档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络，因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，利用多种信息技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案并且运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

3.3档案信息管理的统一规范化。传统的档案管理是以档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，要运用现代信息技术管理电子文件，对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，将物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，实现档案网站和数字档案馆建设，可高效、适用的管理档案和利用档案工作。档案信息化法规、标准应涵盖信息化建设的所有方面，包括电子文件归档和数字档案管理的各个环节。

数字环境下档案工作的根本目标依然是最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用数字网络等现代技术手段来实现档案工作的根本目标。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，制定档案信息化管理的有关标准，推广檔案管理应用软件，促成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

4.结语

档案管理信息化是新时期社会事业发展对档案行业提出的要求，档案管理部门只有在国家行政部门的统一部署下，强化档案管理信息化的科学意识，制定完善的管理制度，积极改进档案管理工作设备，同时加强对档案管理人员的素质培养和技能培训，才能在时代发展的带动下更好地进行结构调整与升级，进而更快地实现档案管理的信息化，为相关单位和企业提供便利，为人们提供优质的服务。

参考文献：

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