浅析工程设计单位档案数字化的可行性解决方案

林虎

摘要：目前，随着工程设计单位办公自动化和档案系统的建设完善，部分档案资源如质量记录等已经逐渐由纸质向电子文件形式转化。但是，由于部分设计单位未建设协同系统，造成大量工程图纸仍以纸质形式出图和保存。

关键词：工程设计单位;档案数字化;可行性;解决方案

一、档案数字化的定义

档案数字化是指采用专业的扫描仪和数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将传统纸质档案资源转化为数字化档案信息。以数字化的形式存储，网络化的形式互连，利用档案系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

二、档案数字化的价值

（一）提升企业信息化程度，提高企业形象。目前，多数单位已建成OA办公自动化系统和档案、人事、财务等系统，信息化程度实现质的提高。进行纸质档案数字化，将进一步提升企业信息化程度。企业信息化程度的提升，必将进一步提高企业形象。

（二）提高利用效率。与纸质文件相比，数字化档案检索更加快速，利用更加便捷快捷。

（三）数字化资源更容易分享，增进知识的传播速度，提高知识的利用率。

（四）突破地域限制，实现远程阅档。经过系统管理员的授权，利用者可以通过网络实现远程阅档。

（五）增强档案原件保护。一些重要的设计图纸和资料难免会因为众多员工的使用而发生泄密、丢失、损毁等现象，难以实现文件的保存。将纸制档案数字化后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。

（六）降低对纸张的依赖，绿色环保。纸质档案数字化之后，可以提高档案资源的利用效率，提升档案工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。

三、工程设计单位档案数字化面临的困难

（一）部分企业未上线协同系统 纸质档案仍然有留存保管需求 不能节省库房成本

如果企业已经建设了协同系统，那么协同系统产生的电子资源可以直接归档至档案系统，不会占用库房面积，将节省库房成本。然而，目前，部分企业并没有建设协同系统，新出设计成品仍然需要打印签字、盖章后以纸质形式留存，因此，即使对此类纸质资源进行了数字化，此类纸质资源仍有保存的需要，不会因数字化而节省库房成本。

（二）档案系统建设不成熟

目前市场上的档案系统建设并不完善，有些档案系统目前在收集、整理方面性能稳定，但系统插件安装复杂，对浏览器有适配性要求等问题，一定程度上对档案资源利用产生阻碍。

四、工程设计单位档案数字化的可行性

虽然设计单位进行档案数字化面临一些困难。比如库房成本问题，一直以来，工程底图作为底板图纸不方便外借，设计院需要额外冲晒保存蓝图以提供查考，这种模式造成库房成本增加。目前，部分设计院如上海同济建筑设计研究院、上海现代规划设计研究院等通过将底图数字化后提供利用，不再增晒、保存蓝图，这大大降低了库房成本。

另外，随着档案系统供应商的逐步摸索，档案系统插件等问题可以通过优化升级等方式解决，将不会成为纸质档案数字化的障碍。

同时，经过档案管数字化理论的发展以及信息技术的不断提升，纸质档案数字化在理论指导、技术实现方面具有可行性，同时行业经验及部分设计单位自身档案资源的前期建设，都为数字化打下了坚实的基础。

理论指导层面。由国家档案局发布的档案行业标准《纸质档案数字化规范》，规定了纸质档案数字化的技术和管理要求，为企业进行纸质档案数字化提供了依据和指导。

技术实现层面。纸质档案数字化已推行多年，技术成熟。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术，可以将大量庞杂的纸质档案，转化为相应的数字数据。

行业经验层面。同行业企业普遍进行了数字化，有经验可借鉴。像上海同濟建筑设计研究院、上海现代建筑设计研究院等都已经进行了多年的纸质档案数字化工作，其经验可以进行学习、借鉴。

自身基础层面。据笔者调研发现，目前行业中大多数企业已经建立了档案系统，并且构建了目录数据库，目录数据库的建立为纸质档案数字化建设打下了坚实的基础。也就是说，纸质文件数字化之后，只需将相应的电子文件与相应的目录挂接即可建立目录和数据完备且一一对应的电子全文数据库。

五、工程设计单位档案数字化解决方案

（一）原则把控

1.统一规划。纸质档案数字化对象为海量档案文件，对这些文件扫描加工是一个系统工程，需要提前进行统一规划，为后续开展工作提供指导思想，以减少不必要的调整和变更。

2.分布实施。对海量数据进行加工需要很长时间，所以需要本着从需求出发的宗旨，首先开展查阅利用率高的、紧密关系生产经营的档案资源进行数字化工作;

3.资源共享。资源共享是数字化的主要目标，因此数字化各项工作的推进要紧紧围绕此项目标进行。

4.确保安全。档案资源为企业重要财产，在数字化过程中需要确保纸质和数字资源的安全。

（二）流程构建

按照国家档案局发布的档案行业标准《纸质档案数字化规范》DA/T31—2017的规定，纸质档案数字化基本上分为以下十个步骤：

文档接收-文档整理-目录建库-文档扫描-图像处理-图像质检-数据质检-数据验收-装订归还-数据挂接。

（三）数字化团队、管理体系、资源等配备

1.数字化供应商方面

（1）专业化的团队。应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务和良好的组织领导能力的管理人员（项目经理、现场管理人员）。熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。

（2）完善的管理体系。包括严格执行国家法规标准，建立安全保障规定（含实体安全、现场安全、人员安全、信息安全），建立现场保障制度（员工纪律准则、考勤管理制度、卫生管理制度、值班管理制度、操作管理制度、物品管理制度、周转库房制度）等。另外，需要成立现场管理小组对工作人员进行规范化管理等。

（3）标准化的数字化流程。有明确的数字化流程，流程能够符合档案行业标准《纸质档案数字化规范》DA/T31—2017。具体到工程设计行业应包括：调档交接、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据质检、数据验收、数据备份、档案归还等工序。加工过程中严格遵守国家及用户各项标准，确保加工成果的合规性、可用性、可靠性等。

（4）各类资源。①领先同行的软件操作系统，以用于数字化安全存储和后续开发利用;②利用专业化的高速扫描仪将纸质图纸进行扫描，将扫描的图纸从光栅图转换成矢量图，以便以后的使用和保存。针对工程设计行业的具体特点，扫描满足以下要求：

第一，针对设计图纸尺寸大、尺寸不一的特点，扫描仪除满足常规尺寸扫描需求外，需要布置专业的大幅图纸（A0、A1等）扫描仪;

第二，针对设计图纸精度高的特点，扫描仪应最少用200DPI以上分辨彩色或灰度扫描，以最大限度的还原精细的原图;

第三，扫描存储后的资源支持OCR识别。即将扫描的图片、PDF文档转换为可编辑、可全文检索的文本类型的文件，方便检索利用。

2.工程设计单位方面

（1）专业化的团队。档案负责人负责进度把控、流程监督、成果检查等;档案管理员进行辅助数字资源挂接等;

（2）掃描场地。出于档案资源保密和提高扫描效率的目的，所扫描的档案不能带离现场，设计单位应提供空间供扫描使用。

结束语：由于工程设计单位纸质资源馆藏量大，数字化需要投入大量人力、物力、财力成本，投资收益率也需要随着后续利用才能逐步显现。但不可否认，纸质档案数字化可以提高档案资源的利用效率，提升档案工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。另外目前设计行业中多数企业已经实行或正在实行数字化，数字化已经成为大势所趋。

参考文献：

[1]杨蓉文.工程设计单位档案管理的信息化建设分析[J].办公室业务，2017（15）：64.

[2]程箫红.工程设计单位档案管理的信息化建设[J].城建档案，2014（11）：15-16.