新时期事业单位人事档案管理研究

吕德智

【摘要】人事档案是新时期事业单位了解在编及合同聘用制人员学习生活环境、工作发展经历及评估工作能力的主要途径，直接关系到单位内部人事调动及岗位竞聘上岗结果，与单位全体人员薪酬待遇水平及晋升空间等都紧密相关，更对单位业务系统的正常运转及管理目标的实现等产生了积极的促进作用。本文针对现阶段人事档案管理难题提出一些能有效提高其管理效果的新建议与新措施。

【关键词】新时期;事业单位;人事档案;档案管理;策略

人事档案管理工作看似无关紧要，实则对事业单位内部岗位调整、人员管理策略及岗位招聘计划等都至关重要，客观反映了其工作能力与专业特长，但是在部门领导不重视、档案所有人不配合、档案存储风险较大等多种因素混合影响下，其管理效率与管理水平普遍不高，以至于其实际管理效果与预期目标之间的差距越来越大，因此，创新管理模式是刻不容缓的，采取必要的措施来推进人事档案信息化建设进程。

一、分析人事档案管理事业发展的制约因素

（一）主观轻视。相关部门领导将人事档案管理排除在重点工作范围之外，一度成为行政部门的附属工作，而管理人员则将认为这项工作是没有发展前途可言的工作，将其划分为养老型工作岗位。从思想层面来讲，管理人员没有认识到这项工作对事业单位及整个社会国家发展的重要意义;从心理层面来讲，排斥这项工作;从情感层面来讲，得过且过的应付工作。这些负面情绪与消极思想也导致了管理人员很少甚至根本不会主动学习工作相关的知识技能及借鉴他人工作经验，甚至有些管理人员只有在上级检查或档案所有人查找档案时，才会整理一小部分档案，加剧了人事档案管理工作的形式化与肤浅化。另外，领导层的轻视也导致了减少人事档案管理相关的各种费用，比如，人员工资福利开支、设备软件的采购及压缩办公空间等等。最后，也有少数档案所有人因没时间、懒惰心理、忽视心理等而在调动到其他地区或部门工作时没有去调档案，经常出现人员调动却档案不动的情况，降低了人事档案资源的完整性与时效性。

（二）信息化水平不高。虽然部门也购买许多电脑等现代办公软件设备，但是因管理人员不熟悉现代化管理系统的操作方法、拒绝改变原有的工作模式及软件设备故障频出等原因而造成了这些现代化办公软件设备的综合利用率普遍不高。原有纸质档案数量过多，档案内容信息太多，档案电子转化速度较慢，不同区域人事档案管理系统仍未联网，这些都降低了人事档案资源的共享性与完整性。

（三）管理队伍专业能力有待提升。以往岗位招聘中并没有要求必须档案管理专业的高校大学生才能报考，对报考人员的专业要求较低，但是部分地区却对该岗位报考人员的年龄、学历及身份等进行了严格限制。比如，有的地区要求报考该岗位的人员必须是应届毕业生，非档案管理专业、没有丰富工作实践经验的应届毕业生对档案管理工作较为陌生，没有掌握人事档案管理工作的基本技能与方法，缺少档案管理的实践经验，需要花费大量的时间来学习相关知识技能。另外，部分刚上岗的管理人员因性格好动、粗心大意、性情浮躁等原因而频发出错，很少主动利用业余时间来学习档案管理知识技能。

（四）管理机制较为落后。事业单位人员调动较大，人员岗位编制也各不相同，人事档案管理难度较大，降低了其对档案管理工作的指导促进与监督约束作用，加剧了人事档案管理体系的落后性。

二、提高新时期事业单位人事档案管理效果的措施

（一）提高档案管理理念的先进性。相关领导及管理人员要从思想上重视、情感上认可档案管理工作，行动上要适当地增加人事档案管理资金技术投入，及时淘汰和更换陈旧落后的档案管理设备，扩展档案管理岗位编制，提高管理人员薪酬福利待遇，促使其认识到做好本职工作是其未来晋升发展的前提条件，强化档案管理人员责任意识与工作成就感，引导其以更积极认真的态度开展档案管理工作。对档案管理工作进行定期或突击检查，既要明确当前工作的难点与重点，也要根据行政组织框架与管理目标的变化来变更管理方向，及时发现并彻底解决档案管理难题，主动找出信息不完整、信息失实等的档案，并通过联系档案所有人及查找人事调动通知等来加以纠正与完善。另外，还应对往年人事档案管理工作进行总结分析，并结合档案管理内外部环境与管理要求的变化，来实现其工作重点，从收集整理档案资料到有效运用档案资料的转变。不再像以往那样被动地等待相关人员提交档案信息，而是主动去整理与完善档案信息，实现了档案管理工作从被动到主动、从管理到服务的根本性转变。

（二）提高档案管理系统的先进性。事业单位应辩证地看待现代信息技术对人事档案管理工作带来的机遇与挑战，既要购买现代化档案管理系统与设备，加快人事档案数据信息库的建立速度，推动全国事业单位人事档案信息系统联网进程，同时，使用电子档案，既可以解决纸质档案保存难、空间占用大等难题，也提高了档案信息资源的数字性与共享性。另外，还应经常测试管理系统的安全性能，提高档案数据信息管理的安全性，提高对病毒等筛选、预防以及应对能力，降低了人事档案数据信息被泄露等情况的发生率。人事档案管理部门应准确划分不同岗位或人员的工作内容，筛选出2到3位工作能力强且细致认真的管理人员来专门负责纸质档案电子化工作，利用复印机、相机、扫描仪等现代化设备来将每一位人员的纸质档案进行完整的复制，整理成以人员姓名、身份证号命名的文档，其中添加档案室说明文档来记录其档案整理核查过程中遇到的问题，通过与档案所有人电话核对及查找相关的文书资料等方式来解决这些问题，保证纸质档案电子化工作得以有序开展。最后，还要加强不同地区档案管理系统联网进程，让时间与空间不再是档案管理工作的障碍，提高了档案管理工作的信息化与共享化。

（三）加强管理队伍建设力度。首先，事业单位应建立完善档案管理人员相关的各项规章制度，尤其是与管理人员切身利益相关的绩效考核機制及晋升机制，将其参加职业技能培训次数与考核成绩等纳入其晋升考核标准之一，对于经常以工作繁忙、身体不适、已经掌握培训内容等理由拒绝参与培训活动的或多次培训考核不合格的人员进行适当的批评或惩罚，创设职业技能学习小组，拓宽管理人员学习掌握最新人事档案管理的技巧与方法，提升其政治素养与职业道德水平。其次，还应转变人事档案管理人员招聘机制，扩招档案管理专业或互联网专业的高校大学生，提高对应聘人员实践经验的要求。最后，还应调整该项岗位报考招聘机制与标准，适当限制报考人员专业范围，延长岗前培训时间，补充与延伸岗前培训内容，灵活运用现代化办公设备及教学设备等来创新培训方法，对于连续三次岗前培训考核不合格的人员采取留岗观察或辞退等处理措施。

（四）完善人事档案管理制度体系。事业单位应根据经济社会的发展变化、事业单位体制改革诉求以及人事档案相关法律等来调整档案管理机制，简化档案管理流程，提高档案审核标准，定期抽查档案内容，及时发现并改正档案内容的错误之处。根据《档案法》《保密法》《干部档案工作条例》等法律规章制度来提高事业单位人事档案管理体系的先进灵活性与全面立体性，始终坚持集中与统一管理的基本原则，明确人事档案转递、保管、归档、查阅、核对等流程，其中人事档案转递机制要求转出档案必须完整齐全，在人员职务变动或工作调动任命通知下达之后，应按照相关的规定对其所有的档案资料进行统一整理装订，通过机要交通转递或派遣专人取送，而不能自行邮寄或本人转送，档案接收单位需要在回执单上签名盖章，避免档案转递过程中发生丢失等情况;人事档案保管保密机制要求档案存储室要配备齐全消防栓、灭火器等设施，做好防潮放水及防蛀防盗等措施，提高档案存储室内环境的干净整洁性与干燥适宜性，要求专人管理属于机密、绝密的人事档案资料，非管理人员不能随意进出档案管理室。最后，管理人员应至少6个月核对一次档案材料，要从第一张开始核对其刚收回的档案材料，反复核验无误之后才能进行归档保存，这些有助于帮助管理人员及时发现档案资料中需要进一步补充或更新的内容。

（五）挖掘人事档案资源的价值。邀请互联网信息技术、档案管理、人力资源等方面的专家学者共同研制功能更加强大的人事档案管理系统，提高档案数据库的建立速度，提高人事档案自动核查能力，快速准确筛选出存有空白区域的人事档案，并在对照人事任命或调动通知的基础上来筛选出需要进一步补充完善或转递的档案，提高了人事档案的真实准确性与时效性。将人员工作成绩、工作失误及日常表现等填写到人事档案资料之中，帮助相关人员全面准确了解该人员的工作能力与工作状况，为其作出更为正确合理的判断奠定了基础。

（六）创新宣传力度。在事业单位内部定期组织开展人事档案管理相关的宣传活动，比如，创建微信公众号、内部宣传栏及主题讲座等方式在内部形成人事档案管理氛围，拓宽人员学习掌握人事档案相关法律及规章制度的途径，强化其人事档案管理意识，主动配合管理人员的要求。

三、总结

正确看待创新管理模式与人事档案管理效果、行政管理目标等之间的关系，通过完善机制、提升素养、更新设备软件等方式来提高其管理质量与管理效率，为实现事业单位工作人员价值最大化以及重要决策的科学化奠定了基础。

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