信息时代档案管理工作的创新与策略

石述科

【摘要】随着信息时代的来临和发展，可能导致档案信息安全受到威胁的各类因素不断增多，使得各类档案信息泄露、篡改等问题出现的频率显著提升，对社会乃至国家的发展造成了不利影响。本文主要围绕信息时代的档案管理工作创新展开探讨，其中针对创新的必要性及有效策略也进行了分析，以期为更好地维护档案信息安全、提升档案管理水平作出贡献。

【关键词】信息时代;档案管理工作;创新策略

档案信息的作用十分重要，不论是就国家、企业，还是个人而言，均会将较为关键的信息存储于档案之内。而信息的保密工作在任何一个国家占据的地位都较高，信息泄露导致的各种问题带来的后果不堪设想，严重时可能会导致个人、企业甚至国家的安全受到威胁，基于此，信息时代开展高质量的档案管理工作创新是必要的。

一、信息时代档案管理工作概述

档案管理和信息化之间存在的关联性较为密切，所以，基于信息时代开展各环节档案管理工作的过程中，需要充分发挥信息采集、存储以及管理工作的实效性。照以往比开展的档案管理工作来讲，信息时代的档案管理工作改变了传统单纯依靠人力开展相关工作的模式，强调利用信息技术、计算机等进行档案管理，可达到有效促进整体工作效率提升的目的。

（一）概念。档案管理信息化具体指的是，基于档案管理机构的设计和要求，将现代化的信息技术及计算机技术应用并渗透到档案管理的各个环节中，进而达到促进档案管理实效性及合理性提升目的的一种方式。档案管理信息化建设，从本质层面上而言，即为传统档案管理向现代化、数字化档案管理发展的过程。

（二）特点。第一，档案信息化管理的过程中，需要依照的法律规定及相关政策等均为行政部门制定。第二，最常用的管理形式为电子档案以及电子文件，同时，也是政府、企业及相关结构推动档案管理信息化发展的关键手段及突出特点。第三，可促使信息资源的作用有效发挥出来，加快档案管理规范化、网络化、数字化的实现速度，有助于优化档案服务及管理整体水平。

二、信息时代档案管理工作创新策略的相关分析

（一）创新必要性分析。时代不断发展，社会不断进步，人们对于创新的重要性有了越来越明确的认识，也开始重视如何采取有效手段开展创新。针对信息时代的档案管理工作创新来讲，基于档案信息自身的重要性及特殊性使然，对其开展有效的管理本身具有较大难度，加之传统纸质档案管理工作量大、流程较为烦琐等，针对加以有效创新，积极推动档案管理工作数字化、自动化发展进程，提高档案管理、使用人员查阅和调取档案的效率，不仅有助于节省双方时间，且可解决传统档案管理工作的滞后性问题，有助于促进档案管理工作整体水平的提升。

（二）创新内容。1.管理队伍。信息化背景下，人才是各项科学研究及生产活动开展的基本要素，因此，档案部门应重视强化档案管理人才队伍业务能力、提升综合素质质量，经由多种有效且针对性较高的教育手段以及多元化的培训模式，优化人才职业素养及信息化技术掌握能力，有助于提升其整体工作水平。2.标准规范。信息时代，推动档案管理创新进程的基础性手段即为开展有效的标准规范建设操作，相关档案管理部门应重视结合自身现实发展情况及根本需求，基于国家及有关部门制定的规范及要求等，在确保自身发展质量的同时，积极推动档案资源共享的实现进程，为社会发展贡献更多的力量。3.信息资源。为了充分发挥档案资源的应用优势及重要价值，积极推动档案信息资源平台建设进程，结合我国基本国情有针对性地开展公共档案资源库以及数字档案馆等的建设，加快档案资源共享的实现速度。4.基础设施。推动档案管理创新进程的有效措施和基本条件为开展高质量的基础设施建设操作，其同时也是推动档案信息化建设进程的重要基础。基于信息时代背景下，为了确保各环节信息化平台建设操作均发挥出较高实效性，有关部门需要根据国家规定标准及要求进行相关各环节基础设施建设操作，有助于确保档案资源共享的有效性和科学性。

（三）创新方式。1.创新思想及观念。信息时代，想要开展高效的档案管理工作创新操作具有一定难度，且无法在短时间内看见成效，需要优化思想观念，提升思想的先进性、现代化程度，有助于更好地确保各环节创新工作的顺利开展。反之，基于创新理念、创新方法等缺乏的影响，所开展的创新操作势必会出现空洞、形式化等问题，无法获得预期成效。基于此，创新思想观念是档案管理创新的首要前提，具体做法为：首先，档案管理相关的领导层人员需要树立起优良、现代化的创新理念及意识，并可以做到以长远眼光看待档案管理工作及相关创新操作，促使档案管理各环节工作的开展可以做到不受现有环境影响，促使各类现代化、先进的信息及计算机技术等能够和档案管理工作有效的融合在一起，促使各环节管理工作可以依靠科技的力量开展更高效的创新。同时，相关领导层人员基于优良、现代化的创新意识，也能够对档案管理人员进行更好的帮助和指导，促使各工作人员可以摒弃陈旧观念，重视积极创新，更好的投入到自身工作及其创新进程中，为推动档案管理工作的创新贡献出自身力量，基于创新性的思想观念提升创新效果。2.创新档案管理模式。针对档案管理工作开展创新操作的主要目的是为优化人们档案服务体验，提高其档案使用便捷性。结合相关经验，可以得知，现阶段实际开展档案管理工作的过程中，各项服务功能对工作实效性的影响十分重要。日常生活中，大部分人存在档案调取和查阅的需求，但基于纸质化档案内容较为烦琐、数量较多、管理难度较高等因素的影响，想要做到在较短的时间内准确的查找或者调取某一份档案具有困难，倘若档案的排序和摆放未做到有效遵循相关标准，那么想要开展上述操作堪比大海捞针。基于此，推动档案管理创新，探寻出多种高质、高效的档案管理创新手段已经急不可待。（1）优化档案采集，实现电子文化自动化传输。就档案来讲，最关键的作用即为供人使用及查阅。基于此，确保档案信息的准确性十分重要。实际开展档案管理创新的过程中，首先需要考量的便为对各种相关的档案信息开展高质量、系统化的整合操作，并确保定期核对操作的有效性，避免档案误用以及错误档案信息外传等问题出现。其次，待相关收集工作完成以后便需要进行档案的传输，传统档案传输模式为单机上传，不仅需要调档，还要利用硬盘进行数据的拷贝操作，具体更新过程中，由于针对档案开展的管理工作需要发挥出相应的服务职能，因此需要重视推动档案的共享进程，变更传统单机模式。具体而言，相关人员需要积极利用各类信息及计算机技术的优势，通过和技术人员合作的方式，共同创建出一套可以发挥自动化传输功能的电子文件工作系统，如此一来，不仅可以确保各类档案的传输具备较高的及时性和完整性，同时，具有访问权限的人员还可以通过浏览网页的方式获知相关的档案信息，无须再利用硬盘开展繁琐的信息拷贝工作，对于优化档案服务体验具有积极影响。（2）发挥网络服务实效性。现阶段，人们对于新闻、即时信息等的关注程度较高，越来越多的人不愿意在过时消息上花费太多时间，换而言之，人们对时效性信息的依赖程度越来越高。但现阶段多数档案管理机构应用的模式需要人们亲力亲为，亲自去到相应地点开展档案信息的查询和调取操作，不仅会花费较多时间，且流程多较为繁琐，有悖于信息时代人们对于档案服务的基本需求，再加之对档案管理来讲，有效发挥相应服务职能至关重要，因此，创新档案的应用模式十分重要。具体而言，可在各相关区域的档案管理部门中分别创立单独的数字档案库，并将该区域的档案信息单独纳入相应档案库中，或者通过创建独立档案网站或者电子信箱服务站的方式实现对该区域档案的存储，如此一来，人们通过网络便可以实现足不出户获取相关档案信息的目的。此外，创建完善的档案数据库也十分重要，并需要确保其公开性、架构感及体系性，重视强化和社会群众的联系，可通过创建微信、微博公众号的方式，将值得关注的关键内容及时发布至公众号中，供人们查阅。3.创新档案管理服务领域。基于多种因素的影响，真正实现到档案部门开展档案查询的人较少，且时间不固定，这导致档案部门费尽心力创设的档案系统得不到有效利用，进而造成了资源大量浪费的问题。针对这种情况，通过有效创新档案管理工作的方式，吸引群众视线，促使档案的价值实现，更为深入的挖掘和发挥十分必要。简单来讲，基于信息时代，对档案管理工作开展创新操作的过程中，应重视创新档案服务领域。现阶段档案使用频率最高的是政府，因此档案管理人员应重视将目光放置在普通群众和企业身上，有针对性的扩增自身服务范围。现今大众对于档案信息的印象为枯燥、无趣，针对此类现状，档案管理人员需要改变社会大众对档案的传统认知，具体可通过对档案信息开展细化选择，再利用一些趣味性的形式、搭配一些符合大众兴趣的图片、文字等进行加工，更新档案信息在人们心中的印象，为档案信息树立起有趣、丰富的标签，有助于激发人们查询档案的兴趣。同时，在信息时代背景下，创新档案管理工作的过程中也应注重开展高质量的群众会员扩张操作，不仅有助于培养出固定的档案咨询群体，通过其开展的档案知识宣传相关操作，档案管理工作的实效性及价值也可以更为充分地发挥出来。

三、结语

综上所述，档案对于国家、社会乃至个人来讲均十分重要，其存在不可替代性。基于信息时代，各种新型科学技术不断涌现和发展，各行业的发展速度均有效提升，并逐渐趋于现代化及网络化发展，档案管理工作也需要跟随时代发展潮流，重視和各类信息、计算机技术有效融合，有效发挥档案管理创新实效性，对提升我国档案管理工作整体水平存在积极影响。

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