计算机网络技术在高校档案管理中的应用探究

田 甜

（无锡科技职业学院,江苏无锡 214000）

高校档案管理关系到校园发展，高校档案主要是知高校在教育工作中产生的信息数据、文档资料。档案管理则是为了能够面向全校师生提供有效的信息查询帮助和归档工作，以便于对档案进行规律化、系统化的保管。在这一过程中就产生了信息归档、信息整理、信息查询，信息输出等相关步骤[1]。传统的高校档案管理工作是以人工方式进行手动归档，档案管理人员会定期进行档案资料的整理，以便于能够用最短的时间内帮助学校师生查询相关信息。随着信息化技术纵深应用，高校信息档案已经从纸质化档案朝着数字信息化档案推动，以电子档案录入存档的方式来保存相关档案信息是目前高校采用的主要方式[2]。但是，在信息化档案储存工作推动中由于需要每个环节实现信息化管控，数据化推动，智能化分析，所以对档案管理人员信息化技术要求逐渐加大，对高校信息设备的采用和信息档案办公软件的应用要求逐渐扩大，导致了诸多学校并没有完全采用无纸化、电子存档。高校档案管理工作在计算机网络信息技术的推动中存在阻滞，本文依托于目前现状，对计算机网络信息化在高校档案管理中的应用进行探究。

一、目前高校档案管理现状分析

当前无纸化、信息化办公已经成为社会主流办公模式，一方面因为在信息技术背后所蕴藏的是大数据时代的到来，高校档案管理工作采用计算机网络信息技术推动能够真正扩大档案储存空间，不局限于纸质版文字和图片等信息，还能够针对具体的图标，视频等重要内容进行有效保存[3]。可以说随着校园各项活动、师生之间产生的教学互动，未来高校档案不仅局限于文字和图表、图片更可以延伸到视频等诸多内容上去。高校在建设后随之成立档案管理室或者是档案馆，泳衣转内为校园信息系统储存和便于师生检索。但是，在信息化技术不断应用的过程中我们发现国内诸多高校的档案信息储存和管理工作仍然没有采用无纸化、电子信息技术来驱动，目前现状主要有以下几种情况：

1.手动记录和电子记录相互交叉

国内诸多高校在计算机网络信息技术的推动中已经了解到电子档案的优势。尤其是在最近几年学生和教师都采用电子档案卡以及学籍卡等形式，可以说是全国联网采用线上信息录入和互动。所以，在教师和学生的档案管理方面高校档案室已经逐步采用信息化归档的形式，以便于师生在特定时候可以随时提档和归档。但是，在其他信息档案保存工作中仍然采用手动录入的形式进行记录[4]。比如在校园活动档案方面仍然需要教师采用汇报文本储存的形式进行提报。在各项校园制度措施已经校园重要会议内容方面也都是采用手工录入档案。这对于高校档案管理工作产生了极大的不便。

2.档案信息化录入设备较为落后

从国内高校档案馆工作部署情况来看，档案信息设备和管理设施较为落后。高校档案信息化录入不同于现有档案储存规定，还需要将过去校园档案进行信息化录入，尤其是对于一些校园的文案和重要文献资料，需要采用办公自动化技术和电子信息设备进行储存归档，但是从现阶段发展情况来看很多高校在设备采买上并没有进一步落实，尤其是在设备的应用方面还是只采用计算机进行简单的文档储存录入。并没有以用高拍仪、扫描仪等重要的方式进行分类归档。可以说高校目前的电子设施较为落后无法跟上电子化档案存档管控的需要。

3.无纸化办公校内宣传落实不好

无纸化办公在最近几年已经逐渐被各大企业所认可，在政府、企事业单位内部也逐渐推动无纸化办公。原因在于，无纸化办公可以缩减诸多办公所产生的成本，高校档案管理也是如此。无纸化电子档案的储存可以很大程度上节省校园办公过程中产生的耗费。但是，从目前高校存档情况来看，无纸化办公在校园宣传落实的并不够好。尤其是一些基础设施和设备的应用管控需要进行重点宣传，针对电子存档的方式和格式要求需要进行监督和管控。在目前高校工作中这一部分处于空白，所以计算机网络技术在高校档案管理工作融入还存在卡顿。

4.信息化档案软件应用度不够好

计算机网络技术在高校档案管理中应用需要信息化软件的融入。以软件作为档案保存、更名、查询、输送等，较为便捷[5]。但是由于信息化软件需要专业人员的操作，高校配备的档案工作老师一般是因为一些特殊原因，比如身体无法授课，家庭等原因才进入到档案室，这些老师并未受过专门的训练，对于档案管理工作和软件的应用并不熟悉，还是习惯于手动储存，所以信息化档案软件的应用在高校档案管理中并不好。

5.专业技术人员的配备不够健全

档案专业技术人员的匮乏让高校档案管理工作融入计算机网络技术较为困难。当前信息技术时代其实不仅是需要技术进行推动和革新，还需要能够应用技术和扎根岗位的复合型人才。但是从现阶段高校档案管理工作来看，专业技术人员的配备显然不够，上岗职工在投入档案管理工作以后，所接受的专业技术培训也相对较少，无法真正推动信息化档案管理工作的进程。

二、造成信息化档案录入工作推动困难的原因

1.校园档案室资金投入有限

从现阶段信息化档案录入工作情况来看造成工作困难的原因中校园档案室投入资金受到限制占据主要因素。一方面因为计算机网络技术应用档案管理工作中需要专业的设备进行信息资料的录入。尤其是一些校园老档案、老文件，纸张已经破损，需要借助高拍仪等扫描仪等具体的设备进行录入。在录入的过程中要搭载系统软件进行类别的划分，以便于档案录入后抽调查找。但是这一部分费用的花费总体来看比较高，一方面因为档案信息储存归档软件的费用较为昂贵，另外一方面则是因为高拍仪等相关设备的采买没有规划到校园具体花销中。档案室的设备申请资金一直没有落实。

2.信息化档案录入未被重视

从目前发展情况来看虽然信息化档案录入工作已经开展，但是将校园老档案进行归档信息录入的工作没有被足够重视起来。这些老档案其实是学校发展的宝贵资料。随着时间的推移，如果没有进行信息化储存，一旦档案室进行搬迁或者是遇到受潮、火灾等问题，这些宝贵的资料就会从学校历史中“删除”。但是，从现阶段来看信息化档案录入工作没有被高校足够重视起来。

3.高校档案室管理情况不好

高校档案室管理工作存在疏漏，一般档案室管理人员只有2-3人，在整体工作规划上其实并未形成完成的模式。所以，在档案室管理方面存在工作无法相互替补的形式，尽管同一份档案能够及时地归档，但是在工作交接落实方面协调的不够好。加上高校档案录入采用手动和信息化录入两种情况，一些工作的交叉和重叠让具体的档案室工作更加烦琐复杂。

三、高校档案管理信息化应用策略

1.完善档案管理体系

高校档案管理工作需要形成完成的体系。在权利和责任的划分上需要更加明确，尤其是在档案提档、抽调和借阅方面需要根据文件的重要程度进行严格的划分，对于一些重要、珍贵的资料只能再档案室进行查阅，档案室需要开设除了档案管理人员以外的办公电脑，以便于借阅人员能够拷贝资料。在档案管理体系完善进程中需要以线上与线下联合对接的形式来完善档案管理工作[6]。也就是说档案室管理人员需要建立独立的工作群，针对来往工作进行群内交接，一目了然，这么做也是推进信息化档案管理的重要步骤，能够随时随地地交接工作，处理档案室业务，以便于档案管理工作能够全方位为校园师生进行服务。

2.加大资金投入力度

在资金投入方面需要加大力度。校园对于计算机网络技术应用于档案管理工作需要大力支持，因为信息化档案录入储存工作已经是大势所趋，无纸化办公流程会在全世界进行普及。尤其是对校园而言，老师和学生需要储存和查找的资料较多，来往的文件、信息和相关的调研材料较多，更应该做好档案保存工作。在资金投入过程中一方面需要用于计算机等相关设备的采买；另外一方面则是用于档案管理软件的购买。专业的设备和软件能够让高校档案管理工作处理的更好。

3.提升专业人员素质

在应用信息技术的构成中还需要提升档案管理人员素质。配备专业的档案管理技术人员对检验软件和信息系统是否存在问题有极大的好处。因为一旦软件和系统出现问题，就需要及时进行维修，尤其是在重要的课程目录下载、学生学籍建立等情况下必须保障系统和软件的平稳运营，以便于能够全方位为学校教师和学生服务[7]。此时档案管理人员需要在软件和系统的检测和维修上应用更多的技术。因为系统在被开发过程中肯定会在运行中存在些许问题。漏洞的补充，在线平台的开发这些都需要应用人员在后台进行操作。这一部分工作很大程度上就需要与档案管理人员的工作相结合。所以，提升学校档案人员专业素质和能力格外重要。

4.做好部门工作考核

档案管理工作需要用精细化考核制度作为管控的红线。针对档案管理录入工作需要建立健全考核方案，才能够真正约束档案人员的发展。一方面需要在校园中建立评分卡，让老师和学生针对档案室工作进行年度评分，确保考核的公平和公正；另外一方面则是做好年度述职考核测评，以便于对档案管理人员的工作进行全面了解。

四、结论

高校档案管理工作是大量数据文件储存的重要工作。在高校档案管理工作中计算机网络技术的应用将能够带来新的发展模式，以便捷、高效、高质量为依托推动校园档案管理工作的总体进程。档案管理人员需要在计算机设备、软件应用的过程中真正提升个人能力和素质，确保能够第一时间解决高校档案管理工作，真正为校园工作的推动和展开提供强有力的帮助。推进高校档案管理信息化发展可以为高校各项事务的发展起到推动作用，从而让计算机网络技术在校园档案管理工作纵深应用，全方位为校园展开服务。