机关事业单位离退休人员档案的管理与服务工作探讨

刘乃强

摘 要：离退休干部在以前的工作岗位上做出了较大的贡献，党和政府也对离退休干部的晚年生活加强关注，为了确保离退休干部的晚年生活质量，确保离退休干部得到应有的待遇和关怀，必须做好离退休干部的档案管理工作，本文在论述的离退休干部档案管理工作主要内容的基础上，探讨了如何做好离退休干部的档案管理工作。

关键词：机关事业单位;离退休;档案;措施

一直以来，离退休干部的档案管理工作都十分重要，其是对国家社会主义建设和社会经济发展作出杰出贡献的前辈努力工作过程的体现，也是对国家发展历程的记录。因此必须要对离退休干部的档案管理作出合理的优化和改善。但目前多数单位对离退休干部档案实际的管理水平还存在着一些欠缺，对离退休干部的生活、服务生产以及管理产生了很大程度上的缺陷。基于此，对于离退休干部的档案管理工作进行充分的重视和及时的转变以及工作方法上的改进非常的必要。

1 机关事业单位离退休人员档案管理主要内容

机关事业单位离退休人员档案管理工作主要包括人事档案、健康档案以及专业技术档案几个方面。第一，人事档案主要是伴随离退休人员的工作全过程，其信息具有全面性，主要包括绩效考核结果、工资水平以及学历相关的内容，还涉及社保方面的信息以及退休后的归属单位等等，其人事档案是后续管理与服务工作的基础，且档案信息具有完整性。第二，健康档案是指机关事业单位离退休人员中的活跃人员组织相关的活动，以此丰富退休生活，其缺乏经验的新上任的职工可以积极向离退休人员进行请教。根据离退休人员的实际发展情况将身体健康情况进行准确的记录，其主要病症可以是高血压以及高血脂等，并在今后的服务中重点照顾。第三，专业技术档案主要是指部分离退休人员具有较强的专业技能水平，对专业技能进行准确的记录，方便后续管理工作的顺利进行。

2 有效提高离退休干部档案管理工作效果的策略建议

2.1 培养人事档案管理人才，提高其专业技能和综合素养

事业单位离退休人事档案管理工作人员，首先必须工作态度端正，责任心必须强，这是做好档案管理工作的关键。其次必须具备过硬的档案管理水平，专业基础知识必须过关，这也是做好人事档案管理工作的基础所在。再次事业单位本身也要重视人才发展，定期为人事档案管理人员组织脱产培训，对人事档案管理人才发展负责，为单位所有员工负责。也要鼓励人事档案管理人才，注重学习，积极参加培训，提高思想认识。最后，事业单位全体员工要积极配合人事档案管理人员，重视人事工作，共同为单位发展负责任。

2.2 注重提升档案管理与服务的标准化水平

机关事业单位离退休人员档案管理与服务工作需要注重提升其标准化水平，注重创新管理方式，提升档案管理效率。第一，优化档案管理流程，将离退休人员的基本信息档案进行收集，并针对其已经退休的工作人员开展回访，了解退休后的具体情况，将其进行详细的记录。同时，为了保证档案管理与服务朝着规范化的方向发展，要注重对相关管理软件以及硬件设备进行更新与完善。第二，构建档案信息管理机制，可以制定完善的保密机制，明确档案资料的查询程序，注重提升档案资料的完整性。例如：泗水县人力资源和社会保障局落实和完善档案管理责任机制，注重加强与领导人员进行交流，成立档案信息管理小组，小组成员各司其职、相互监督、相互管理，针对在监管环节中存在的问题进行及时的纠正，对档案信息进行集中管理，有助于维护离退休工作人员的合法权益。

2.3 建立科学合理的档案管理制度并加以完善

要想规范离退休干部的档案管理工作效果就必须要建立科学合理的档案管理制度，并按照制度内容制定合理的管理流程，在实际的档案管理工作过程中加以完善。只有实现制度的制约才能够加强对离退休干部的档案信息管理的真实性和细致管理，并做到有效促进档案管理工作的科学性提高以及工作效果。首先要摒弃掉传统的档案管理理念与管理方法，结合当前的时代特性与先进的档案管理观念并充分地利用档案管理的内容进行档案管理制度的拟定，并经过反复的讨论与分析进行档案管理制度的修正与完善，同时建立合理的监督机制加以控制，确保离退休干部档案管理制度得到严格的执行。而关于档案的取用以及及时的归还要做好详细的记录，包括档案归还时间、档案的用途以及档案的使用要求等都要做出精细的记录，并按照具体的规定进行妥善的保管，此外针对档案的储存要建立科学的管理制度，按照档案信息的具体分类进行归档封存，一些涉及较为特殊或重要信息的档案或重要身份信息的离退休干部的档案信息要进行调阅权限的设定，并按照设定的标准进行严格的执行。

2.4 完善现代化管理制度，提高档案管理工作水平

引入先进的电子信息化科技手段，配合人事档案管理工作，协调好纸质档案与电子档案的管理保存工作，通过信息手段来加強档案的保存与处理，有利于提高档案管理资源的处理能力，促进档案管理工作合理进行。加强安全防护功能，促进信息的安全保障，减少因电子信息泄露而造成的损失。

2.5 提高人事档案的价值，对档案管理内容进行补充

传统的人事档案所含内容非常冗杂，真正有价值的信息却寥寥无几。开展新型的人事档案管理工作，就必须有选择地对人事档案信息进行填充或放弃。在已有的人事档案管理模式上，减少不必要的人事信息，补充相应有价值的档案资料，对人事档案进行归纳整理，提高人事档案的价值，为员工的工作发展提供有力支撑。

2.6 加强对人事档案管理工作的重视程度

在事业单位，领导层要带头加强对离退休档案管理工作的重视，只有领导层以身作则，才能形成上行下效的局面，真正做到促进人事档案管理工作的开展。领导层首先要更新观念，从大局出发，加强对离退休档案管理工作的认知，从而在整个事业单位内部营造出有利于人事档案管理工作发展的氛围。只有领导层意识到加强离退休档案管理工作的重要性，才能合理配置事业单位人力资源，切实推进人力资源发挥价值，促进事业单位的发展。

2.7 加快对离退休干部档案管理工作的信息化建设

如今是信息化时代，信息技术的研究与广泛的应用极大地提升了人们的生活质量和工作水平，其在档案信息管理当中也具有极为重大的促进作用，离退休干部的档案信息管理工作当中所涉及的信息常会作出及时的更新以及信息的录入更正等工作，纸质的档案记录更新会造成大量的工作量增加，且对资源也会造成浪费，而配备先进的信息化设备后，能够加强对档案内容的整理和归档保存，并优化档案信息的检索系统。将离退休干部的档案信息详细录入到信息数据库中，并要确保档案信息的准确性。

3 结语

提升机关事业单位离退休人员档案管理与服务质量的方式较多，在此环节中，需要充分考虑到事业单位整体发展需要，将现代化科学信息技术有效的应用其中，注重提升其管理与服务的信息化水平，保证档案管理工作顺利进行。

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