基于电子签批的高校财务报销审批流程优化研究

郭菲 东北大学

财务审批制度是财务内部控制的重要组成部分，科学的设计和有效的运行对高校的财务管理有着很大的影响。高校财务应根据业务需求进一步整合和优化财务审批流程，以电子签批代替审批表流转，提高财务服务水平和工作效率。

一、目前高校财务审批存在的问题

（一）报销单签批延误，影响进度

经办人通过网上报销系统打印报销单，携带纸质单据找各级审批人签字盖章后才可报销，审批人出差等情况下会造成签批延误。财务报销制度及相关规定不断更新，由于宣传不到位、不及时，经常使已经审批的报销单退单重审。此外，经办人需要在网上填写报销项、金额、单位、账号等信息，报销单的错误填写也会面临作废重签的问题。

（二）审批流程设计不科学

传统的财务审批流程设计的不够科学，一个经济业务往往要经过多个审批人，有重复审批或非必要审批的情况，一定程度影响审批效率，加大了财务报销单审批的难度。

（三）财务审核项多，记账效率低

财务人员在账务处理过程中，要审核经签批手续、签批人的签字和印章等验证经济业务的真伪，财务人员的工作量越来越多，影响财务人员的审核记账效率。

（四）跨平台、跨部门业务审核效率低

财务报销单审批往往要经过业务部门、归口部门等多个审批节点，还有些财务报销是跨平台发起的。由于部门或系统间的数据独立，经办人要在多个平台填写报销信息，并经过多个部门审批人签字。

二、高校财务报销审批流程优化

通过“互联网+”的电子签批模式是纸质和网上审批的双轨模式[1]，新的审批模式的优点如下：1.提升审批效率，审批人可以不受时间和地点的约束实时审批；2.智能化审批，财务电子签批可以按照安排好的审批流程逐级审批，减少漏批、错批和二次审批；3.减少财务人员工作量，减少了咨询和现场审核的时间。高校的财务报销审批可以从事项审批、经费审批人、审批金额和业务类别四个角度分别进行优化。

（一）从事项审批角度优化财务报销审批流程

《关于加强和规范事中事后监管的指导意见》指出，持续深化“放管服”，把更多行政资源从事前审批转到加强事中、事后监管，可以从三点优化：1.高校财务部门应对经费项目进行预算管理，将事前审批和事后审批相结合[2]。院系编制经费预算，通过信息化手段自动审核经费是否超支，减少财务部门预算审批的流程。2.对于已经进行事前各级审批的事项，报销时如再次审批，就会造成重复审批，如借款时已经履行了审批手续的，报销时可不再重复审批。3.高校各部门的经费审批人的精力在教学、教务上，对财务收支不可能事无巨细地审批，往往让财务员提前核对后才签字盖章，通过信息化灵活控制“加审”来协同审批流程。

（二）从经费审批人角度优化财务报销审批流程

高校财务审批实行逐级审批，各项支出必须按规定程序和层级审批。财务报销审批人包括经费负责人、部门负责人、归口部门负责人、分管校领导和财务部门，财务报销必须规范报销审批条件，标准化报销审批流程，可以从以下两点优化：

1.经费审批负责人对财务支出行为的合法性、合规性、合理性负责。高校一般允许各单位经费审批人授权分管副职审批，所以经费审批人的形式呈多样化，包括授权审批，即几个审批人任何一人审批即可；联合审批，即几个审批人均需要审批；混合审批，即授权审批或联合审批的混合形式。网上签批系统必须非常准确的将审批事项推送到签批人代办列表中，需规范审批人和签批规则。

2.事业经费和专项经费通常需要院系领导审批，专项经费需要归口部门审批。通过增加部门审批负责人库和归口部门审批节点，保障财务审批的合理、合法性。

（三）从审批金额角度优化财务报销审批流程

高校财务对报销金额的审批要遵循二个原则，一是按权限审批，即只审批授权范围内的额度，凡超过授权范围的额度不得审批；二是按程序审批，程序不符合规定的财务部门可以拒绝受理，可从以下两点优化：1.财务应建立明确审批人的审批权限和责任，通过有效的内部控制制度完善和规范财务审核，促进审批的有效性[3]，实行分段审批原则，根据金额增加审批节点。2.特殊的常规大额审批项目，如按月发放的工资、奖助学金等，可在主管校领导的授权下简化大额审批流程，减轻校领导的工作负担，提高财务工作效率。

（四）从业务类别角度优化财务报销审批流程

高校财务审批包括财务报销审批和相关业务审批，还有跨部门、跨系统的审批业务，可以从以下两点优化：

1.财务网上报销系统可以对报销项分类，如日常报销、差旅费等，网上投递系统对接电子签批系统，实现报财务数据和签批流的无缝对接。2.财务与业务部门密切相关，必须实现财务和业务数据的互通。跨平台业务如固定资产采购报销和科研经费管理等，可以通过“互联网+”的拓展接口共享财务数据和业务数据，实现业财融合。

三、高校电子签批系统实施建议

1.财务电子签批系统可以与数字签名系统对接将签名信息化。各大高校相继部署了企业公众号、手机APP等，财务报销平台应该集成到智慧校园平台，通过一门式登录，提供一站式服务。2.信息安全方面，建议财务对所有财务数据及时、多地数据备份；加强用户的身份认证管理，定期提示更新密码等。网络安全方面，要加强网络安全监督，安装防火墙，防范病毒入侵，及时修补系统漏洞。3.财务部门应该加强新业务的宣传，编制操作手册和使用规范，通过网页、公众号培训等多种途径扩大宣传力度，逐渐全面推行无纸化办公。