浅析文书档案管理工作的创新

王静 青岛市北区人力资源和社会保障服务中心

在社会运行当中，作为极其关键的无形资产之一，文书档案在稳定企业健康发展方面，发挥着相当重要的功用。特别是在大力发展市场经济的大环境下，档案种类日趋增多，极大地提升了档案管理方面的困难度。所以，应在管理文书档案当中，灵活运用信息化技术，并且大力创新管理文书档案的模式，不断优化管理文书档案的过程，尽可能地增强档案管理的整体实效性与质量。

一、文书档案方面的管理工作的意义

作为记录活动的一种关键形式，文书档案除了有助于管理的顺畅推行外，还有助于人才培养工作。所以，从文书档案出发，认真管理档案、控制档案的真实性与完整性，除了可以更加高效地使用文书档案外，还可以辅助企业决策、衡量企业实际管理水平。在当前的形势下，唯有不断创新管理文书档案的工作，方才可更适应发展新节奏与新需求，进一步协调统一企业各部的工作。特别是伴随现代信息社会的发展，海量的信息也引起更广泛的选择与困扰。所以，文书档案方面的管理工作也具有更关键的责任，除了应控制筛选信息的质量与稳固可靠性外，还应令记录、调取也愈发复杂多变。

二、管理文书档案的常见工作问题

（一）管理手段落后

纵观档案管理的现状可知，现阶段大多数领导并不充分重视文书档案方面的管理工作。也就是说在整个办公流程当中，领导忽视了文书档案的重要性，并且视之为无关紧要的工作。同时，也有很多领导误以为管理文书档案的工作，就是收集、整理资料方面的工作，把这方面的工作想象得太过简单。另外，因为文书档案方面的管理工作不可以直接创造经济效益，以至于短时间内的投入很难收到成效，所以，在大部分时间当中，管理文书档案的工作备受冷遇，并且还是沿用传统的管理手段。

（二）缺失管理制度

现阶段，在国内管理文书档案的工作当中，却一度缺失管理方面的制度。尽管国内在管理文书档案方面的工作存在一定的管理制度，但是，在文书档案旧管理制度和新需求间的不同却非常明显，导致在管理工作当中出现了很多方面的问题。另外，大多数文书管理的旧制度却明显地被党政机关所影响，无法正常发挥出效能。在管理、收集档案中，固然没有多大的影响，但是，在实际应用档案时却显得不足。而在不完善管理制度下，很多工作人员却只重视管理、收集档案方面的工作，却并没有重视服务性，以至于降低了管理文书档案工作方面的效果。

（三）管理员技能不够高

在管理文书档案的工作当中，技术性往往很强，所以，管理文书档案的员工应拥有很高超的技能。但是，在具体的工作当中，很多员工却忽视了管理文书档案方面的重要性，在管理文书档案时往往也敷衍了事，致使管理员仅具备相当低下的专业技能。在新社会的背景下，管理员拥有的技能大幅决定着管理文书档案的有效性。倘若不建立起专业技能超强的管理团队，就无从着手创新管理文书档案方面的工作。

三、创新管理文书档案工作的措施

（一）创新管理手段

在新的信息时代下，管理文书档案方面的工作存在很多新挑战。在文书档案工作中，旧的管理方式现已不能达到现代化的需要，所以，应不断创新管理技术。先应增强管理文书档案方面的信息化程度，在充分注重管理文书档案的意义，不断提升管理文书档案的准确及安全性，及时摆脱文书档案旧手工管理的模式，及时转向信息化管理上的方式，编号整理收录下来的档案，并且统一设置好安全性。除了有益于增强信息安全性外，还能方便后续取用档案信息。

（二）创新管理制度

在管理文书档案时，还应积极创新管理制度。同时，在这个过程当中，还应从实际需求出发，基于既有管理制度，再适当进行改革创新，及时补充不完善的地方。另外，作为这方面的领导，也应高度重视责任制度方面的创新工作，以大力支持管理现代化档案方面的工作人员提高有效性。所以，应大力维持管理文书档案的制度和新社会潮流完全一致，以不断创新管理制度、进一步增强有效性。

（三）增强管理员的创新技能

为了进一步创新管理文书档案方面的工作，就应注意提高管理员的技术水平。因此，应创建起一定的管理制度，以促进档案管理员增强自己的专业技能。针对管理文书档案的工作人员而言，除了应不断增强专业能力外，还应增强服务素质能力。所以，需要定期测试能力，并且广泛搜罗平日工作方面的数据信息，以找出工作人员方面的缺陷，创建起完善的规章制度，来进一步提高管理员自身的技能。

结语：总之，在新世纪下，管理文书档案的工作表现出很重要的作用。除了有助于企业的可持续发展外，还有助于各单位寻找到自身的缺陷和不足，并且及时地加以改进。所以，针对当前的文书档案方面的现状，应积极创新各项新技术，改善管理工作的模式，进一步健全信息化管理系统，从而增大管理效率，有效促进文书档案事业的进步。