档案管理存在的问题及对策分析

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一、目前档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理理念较为滞后。随着全面深化改革的不断深入，档案管理也面临着许多新的问题。主要是档案管理理念滞后，对档案管理工作的重要性认识不足、重视程度不高，许多档案管理工作由行政职能科室非档案专业人员兼职负责。由于档案管理人员缺乏专业培训和学习，缺少扎实的档案基础理论和专业知识，阻碍了档案管理工作的科学化。

（二）缺乏科学化管理理念。档案材料的形成与完善要求档案管理人员严格按照《档案法》、档案管理有关规定和归档要求，及时完成材料的收集、鉴别、分类、整理和移交工作。但在实际工作中，由于缺乏档案管理专职人员，工作量大，很容易造成档案材料的缺失、遗漏、不齐全、不规范；加之档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，使档案管理现状无法适应新时代档案管理要求，更谈不上档案管理工作的科学化。

（三）档案管理机制不完善。一是档案管理机构不健全，管理职能不明确。受机构编制及人员因素制约，有的只是设置了综合档案室，对重要的文书档案、会计档案、业务档案和音像档案等由综合档案室集中统一保管；对短期工作记录、临时性文书档案资料等，更缺乏专责保管，很容易造成档案管理职能不明确、分工不细、专业不精，影响档案管理工作的规范化水平。二是档案管理制度不完善，检查督促考核落实不到位。目前，行业主管部门对涉及档案管理方面的制度、职责规定较少，有些单位的档案管理相关制度是结合本单位a情况，参照或借鉴其他单位自行制定，档案管理工作制度依然不完善。三是缺乏专职档案管理人员，档案知识储备不足。有些单位在档案管理人员培养培训上缺少投入，档案管理人员的管理水平仅停留在传统经验和习惯做法上，跟不上时代发展[1]。

（四）信息化建设有待加强。随着科学技术的快速发展，计算机网络的普及和应用，信息化技术已经普遍应用到了各行各业。档案管理信息化还存在诸多问题：一是计算机设备、网络建设相对滞后，跟不上时代发展需要。在档案管理信息化中，缺少先进的设备，网络覆盖不完全，信息资源无法共享，先进的网络技术优势没有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，影响到档案管理工作的信息化水平。二是档案管理人员信息技术水平参差不齐，对信息化建设和网络的应用不熟练，给档案管理工作造成不便。

二、档案管理工作的优化策略

（一）档案管理思想的科学化。要实现档案管理工作的科学化，首要的是树立科学化的档案管理理念和工作思维，增强依法治档、从严管档的意识。因此，我们要切实从党的事业和人民需要的大局出发，突破传统模式、找准职责定位、树立新发展理念，使档案管理工作适应新时代需求，以良好的精神风貌和科学的理念做好档案管理工作。

（二）优化档案管理方法。首先是管理模式的科学化。要切实改变以往的管理思维模式，设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，组成专门的档案管理队伍，充分利用资源优势，努力拓展服务业务和领域，变被动为主动，提供全面优质高效的服务。同时，还要注重档案管理的各个环节，运用现代化技术手段，加大档案资源的开发利用力度，切实提高档案管理效率和水平，使单位的档案管理系统更科学、更完整。其次是要进一步提高档案管理的信息化水平。随着信息技术的高速发展和互联网的普及，数字信息的网络化应用已遍及人们工作和生活的方方面面，充分运用好信息化手段不仅可以提高工作效率，还可以增强档案管理的完整性和安全性。再次是要切实提高档案管理人员的业务素质[2]。新时代要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地管理和开发档案资源奠定扎实的技术基础。

（三）完善档案管理制度。规章制度是规范档案管理各项工作的前提和基础。在档案管理工作中，首先要着眼档案管理工作实际，从档案资料的收集、分类、整理、交接、归档、查（借）阅及销毁全过程入手，以健全和完善档案管理工作程序为主要载体，建立科学规范、紧跟时代要求的档案管理制度。同时，加大全员档案法律法规、保密法及档案管理能力提升培训力度，进一步增强全体人员档案意识，公开档案管理制度及流程，在实际工作中对照执行。

（四）档案合理利用。首先是要切实加强档案的基础工作，档案资料的收集、整理、分类、鉴别、移交、保管、利用、保密、销毁等全过程都要严格按照《档案法》及档案管理程序办理，既要确保档案资料的绝对安全，又要最大化地方便档案资料的利用。着眼长远，就是要紧跟新时代档案管理信息化建设的步伐，积极争取和加大经费投入，加强综合档案室的软硬件建设，将已归档的纸质档案资料信息化并进行利用和管理。其次是在条件允许的情况下，引进或研发档案信息管理相关软件，创建档案信息数据库，加强和规范档案数据库建设，根据档案利用工作的需要，通过局域网以数字化形式传输必要、及时、可靠、大量的基础性原生档案信息，进一步节省时间和人力资源成本，充分实现档案信息共享，切实提高档案信息管理和档案信息利用率，确保档案信息化建设与信息化社会同步发展。

结束语：档案作为信息资源，是历史发展和社会实践活动的真实记录，也是各项管理和业务活动中取之不尽的信息源，是立足新时代、适应新形势、取得新发展的重要参考和依据。因此，必须把档案工作纳入重要议事日程，加强领导，健全制度，规范管理，使档案管理工作更加科学化，为各方面发展提供有力支持和保障。