中小企业人力资源管理外包策略探究

王雪

摘要：近几年来，随着我国社会主义市场经济的发展，越来越多企业如雨后春笋般涌现。然而企业的组织结构随着时代的推演，也在发生着巨大的改变，企业人力资源也在原来的活动形式基础上发生了深刻变化，人力资源外包就是其中之一。越来越激烈的市场竞争环境意味着人力资源外包也有着自身的优缺点，然而不可否认的是，人力资源外包对企业的发展带来了深远的影响，是一个值得研究的问题。

关键词：人力资源;外包合作

一、人力资源外包的含义与作用

人力资源外包就是指原来由企业内部负责的相关人力资源工作，例如工资发放、绩效考评、员工招聘等等，通过招标的方式交付给外部专业从事人力资源管理的服务商经营。从广义上说，通过购买或者付费的方式，将企业内部与人力资源管理工作有关的事宜，交付给外部人员的做法，都可以称作人力资源外包，然而根据相关学者研究，这种说法并不总是正确。准确的人力资源外包应当包括以下几点，首先应当有具体的要求说明;其次，应当签订合法的合同。外包承接方应当根据合同上所规定的内容，完成原本企业内部所承担的所有人力资源活动，并且根据合同规定的收费标准进行收费。

人力资源外包对于企业的发展也是一种独特的竞争优势。由于人力资源管理工作具有日常性和连续性的特点，因此这种独特的竞争优势在短期的人力资源外包中并没有很明显的体现。如果企业能够进行长期有效的人力资源外包活动，就可以为企业人力资源的重构节约精力和成本，提高人力资源的工作效率，将人力资源服务化作为企业人力资源管理的优势。与此同时，企业可以利用人力资源外包节约的时间进行更加有助于企业发展的活动，将人力物力重新组合再开发，从而提高人力资源活动的效益。

另一方面，采取人力资源外包的形式也可以让企业避免承担一些不必要的风险。比如在利用信息技术时，由于专业化水平不够，很容易产生故障，严重时还会违反政府的规章制度，因此人力资源外包帮助企业规避风险的优点获得很多企业的青睐。整体上来说，时代的发展意味着人力资源必然往更加先进的领域进步，很多企业难以适应这种变化却又不得不承受，因此人力资源外包可以说为企业提供了一个过渡期，让企业在向新时代迈进的过程中，保障了人力资源管理的正常运作。

二、中小企业人力资源外包的原因

（一）成本的压力

成本问题是企业生存和发展过程中不可忽视的问题之一。随着经济全球化进程的加快，企业面临的外部环境也愈发激烈。为了在国际市场谋求长远发展，企业不得不根据自身的情况进行组织结构上的改变，这无疑会给企业带来额外的成本支出。对于正常运营的企业，他们要尽力缩减开支;对于正在成长的企业，他们要尽力控制成本，而对于发展困难的中小企业，成本短缺也是他们不可忽视的问题。人力资源作为企业日常工作活动开展的基础，向来备受重视，因而也消耗了大量的成本。在企业调整组织结构的过程中，人力资源必然成为降低成本的焦点。企业人力资源外包是众多企业控制人力资源成本的主要手段，由于人力资源团队具有很强的专业性，并且同时为多家企业提供服务，因此很容易产生规模效应，从而降低了单个用户的成本，因此人力资源外包已经成为企业控制成本的首要选择。

（二）对专家服务的需求

如何精简工作量，控制成本是企业多年以来一直关注的问题，人力资源消耗的巨大成本也是企业不可否认的事实，在二十世纪九十年代初，很多企业都进行了组织重构，中老年专家由于具有较高的专业水准，占据了很大部分的薪资，这类人成为企业控制成本的对象。不少专家被提前办理退休，使得企业专业人才不断流失，而企业人力资源管理的工作量却并没有因此而缩减，反而使工作量逐渐增加。企业为了调节人员流失与大量人力资源工作的平衡，不得不寻求一种平衡稳健的是方式，外包就是其中一种。企业将必须由自身完成的工作留下，而将其他的人力资源管理工作承包出去，能够利用外部专业的专家服务，从整体上对企业人力资源管理进行把控。对于一些小型企业，要做到完全由自身完成人力资源工作几乎是不可能的，而人力资源外包则可以给他们提供更加高效率的服务。

（三）人力资源信息技术的影响

随着信息技术的发展，人力资源管理也逐渐与计算机结合，很多企业的人力资源管理都安装了大型的数据库管理系统。在信息化的影响下，人力资源管理工作的展开变得更加高效，大大简化了日常工作活动的流程。然而对于信息系统的配置，也需要消耗很大成本，并且信息系统在使用过程中也存在维护与修复的问题。人力资源外包可以有效解决这一问题，目前的人力资源外包承包商大多配备先进的信息技术系统，企业无需消耗太多成本和精力便可以过得这种技术的使用，因而人力资源外包也逐渐演变成了一种工作需要。从另一个角度看，人力资源外包不仅仅是成本的控制，也是一种利益获取的过程，尤其是对于企业长期的发展，以外包的形式获取信息技术的利益，对企业的发展是极为有效的。

（四）人力资源职能部门再造

长期以来，人力资源从事的工作大多数是事务性的工作，对于企业的战略发展并没有什么显著作用。要想改变这种现象，只能对人力资源进行由内而外的改革，不仅要改变人力资源管理的资源配置方式，还要重新定义人力资源管理的角色，应当将人力资源管理作为企业发展的推动者。人力资源管理为企业提供行动方案，并且实施到企业的各个部门，成为员工关系改善和企业文化建设的组织者。在这种情况下，很多企业试图通过采用外包的方式，将人力资源从繁重的事务工作中释放出来，让其有充分的时间参与到企业的战略决策中去。

三、中小企业人力资源外包的步骤

（一）成立决策机构

人力资源外包方案成立的前提，是企业明确企业长期与短期的发展目标。为了保证企业决策的合理性與科学性，企业应当成立专门的决策机构，决策机构的成员应当来自不同部门，以此作为企业人力资源外包的监督者，对外包的具体问题进行研究，寻找与外包有关的资料、收集数据，并且对数据进行分析。决策机构的决策应当符合企业的价值观与企业文化。在对内部的数据进行了具体分析之后，还应当评估企业人力资源管理的哪些只能可以外包，从而为企业长远发展打算。

（二）进行成本效益分析

企业进行外包的目的是节约成本，因此在外包之前，企业会对外包的成本进行具体分析，希望能够最大程度完成成本效益分析。目前我国很多企业人力资源外包活动中，成本预估也是必不可少的环节，企业对现有的人力资源完成某种工作的成本进行合算，再将外包下这种工作开展的成本进行对比，从而选出最适合企业的方案。但是这种方法并不具有很强的准确性，首先，通过人力资源外包节约下来的办公室和设备在短时间内并不能得到及时的处理，因此很难立马看到成本的节约。除此之外，企业还要考虑到人力资源外包后相关员工的岗位重新安排问题，这些员工对于外包工作开展的满意度，将直接关系到外包工作能否顺利开展，尽量减少因为员工工作岗位的调整而造成的内部人才流失和混乱。因此在人力资源外包活动开展过程中，要设置相应的员工福利，获得高回报的同时也保证企业内部的稳定。

（三）进行研究规划

对人力资源管理中承包出去的工作应当进行准确的研究和规划。每个领域都有自己必须面对的风险和机遇，企业需要对以下三个当面进行研究：企业自身能力、外部承包商能力以及成本效益分析。在进行外包之前，企业要对外部的市场环境进行分析，仔细调查市场的运作流程和需求量。在外包之后，企业也不能就此放任不管，承包出去的人力资源工作毕竟与企业自身的发展直接相关，企业在服务方遇到困难时，也要积极参与问题的解决，保持与承包商的沟通与交流，做好每个环节的完善和规划。企业还应当对外包计划的开展制定准确的时间表，指引企业外包活动的开展。时间表也可以随着企业发展的实际情况而发生调整，但是不能与企业目标相背离。

（四）寻找可能的服务商

在人力资源外包活动即将实施之前，应当请过去曾经使用过这家外包机构的企业，或者请熟悉的专家提出相关意见。企业如果从未使用过外包，可以与其他一些正在做外包的人力资源部门进行信息交换，以获取更多有效的服务名单。无论与哪一家外包服务商交流，都应当在查询其多年的发展状况基础上，再进行下一步行动。其中有一种方法是联系至少三家以上的服务商，充分了解他们的价钱和提供服务的类型，在此基礎上进行选择。企业不要花费太多精力在计划书上，因为那样将会浪费更多的人力物力去查询不必要的资料。

（五）签订完善的合同

外包工作的负责部门应当派代表去与外包承包商进行谈判，同时谈判应当采取最适合企业的方式，从实际出发，并且需要有相关专家介入。一个好的谈判代表不需要在每个谈判点上都占据上风，合同的签订最终目的是为了使双方达到双赢的目标。在交流过程中，每一项交易的谈判对公司的发展都将至关重要。在签订合同之后，外包承包商不仅仅与企业是合作关系，还应当建立更加亲密的战略伙伴关系，这份合同最主要的内容是费用的构成，必须在合同中注明时间的长短与费用的关系，并且如果有费用的加成，应当具体指出何时何地，增加量是多少，并且还要确定增加费用的标准，以避免承包商含糊费用。

四、中小企业外包合作关系的建立措施

（一）严格要求项目计划书

项目计划书是企业交给服务商的一份正式的文件，它的内容包括了服务商回答的问题和提供的材料证明等等。项目计划书的要求是让企业对潜在的外包对象进行充分的了解，在很大程度上决定投标的范围以及服务商的工作类型和工作量等等，因此在起草项目计划书的过程中，需要得到有关部门的高度重视，并且要注意一些技巧。项目计划书应当由人力资源部门的专家或者熟悉业务的人员进行起草。否则很难清楚表达企业真正的需求。在项目计划书中提出的要求应当是与外包活动的开展有关的，并且要有具体明确的指向。项目计划书还应当对本企业所在的市场地位进行介绍，并且在计划书中应当体现企业对于外包人力资源活动类型的期望，除此之外，还应当要求服务商说明自身所具备的沟通能力，技术要求等信息，最后由服务商提交项目计划书，并且回复相关截止日期，双方在选定时间进行面谈，才能确定最终的结果。

（二）关于工作成效与收费的协议

企业实施人力资源外包的主要目的是降低成本与节约成本，因此，成功的人力资源外包活动追求的是节约成本。然而，外包活动的开展也不能忽略人力资源管理的绩效，在开展外包活动之前，应当与服务商明确提出要求，保证绩效，并且要确保相关举措的实施。实施人力资源外包活动的企业必须通过正规的手段，对承包商的收费和绩效管理进行监控，以确保外包活动开展过程中人力资源管理服务的质量。目前为止，我国人力资源外包承包商大多数都是经验丰富，并且经营多家企业人力资源业务，他们的工作成效没有很大的风险，并且他们大多数情况也能与企业的期望达成一致性。然而在外包合同签定过程中，还是必须详细指明企业花费的成本用在了何处，以及明确如何保证工作成效等问题。在长期的外包活动上，服务商通常希望条款中有明确指出增加收费的时间和方式，这个问题考虑到了双方的利益，因此需要在签订合同时达到一种平衡的结果。如果公司和服务商都没有监督机制来保证双方遵守合同，那么所有的条款都只能是一纸空文，因此在外包合同签定之前，企业和承包商应当就工作成效与收费问题达成明确的约定，以避免以后不必要麻烦的产生。

（三）管理和维护服务商的关系

在完成了审计并确定于一家服务商签订合同之后，企业应当挑选一位关系经理，负责与对方进行合同的签署与相关项目的协调。这个职位最好有外包工作委员会或者人力资源部门的一名员工担当，无论谁担当这个经理，都应当从企业目标出发，建立一种双赢的合作伙伴关系。在与服务商建立友好关系的过程中，企业应当经常开展相关会议，服务商共同讨论今后人力资源各个项目诸多事宜的处理问题，明确工作的各个细节，通过沟通与交流，双方才能够更加明白自己所要完成的任务和承担的责任。作为企业负责人，应当明确连续的人力资源活动需要长期稳定的关系建立，这样以来，就需要对人力资源外包活动进行长期的规划，服务商与客户需要有更加深层次的文化交流，互相尊重对方的文化。在建立长期关系之后，也应当定期对外包承包商的工作质量进行考察，合理选择服务，并且对服务类型做出调整。企业也应当考虑到人力资源外包的周期性，定期举行外包竞标活动，以为企业未来的发展提供更多选择。

五、总结

综上所述，面对严峻的市场环境，企业要想节约成本，就应当关注人力资源外包合作关系的建立。在人力资源外包合作关系的建立过程中，企业应当充分了解到人力资源外包的作用，针对企业当前的环境，分析人力资源外包的优缺点，并且根据实际情况建立有效的外包合作关系。与此同时，企业应当在节约成本的同时关注外包服务商工作绩效的问题，并且还要积极与相关员工进行沟通，以保证外包工作的顺利开展，只有这样才能保证企业的可持续化发展。

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